Служебная записка на командировку — образец 2018

Служебная записка на командировку образец 2018

Одним из основных документов, который используется внутри компании, является служебная записка. Ее назначение — предоставление информации.

Такие уведомления используются для официальной связи между отделами или между работником и работодателем. Они также служат основанием для издания соответствующих приказов.

В этом случае такой образец документации становится основным приложением и хранится вместе со всеми установленный период времени.

Как написать служебную записку на командировку?

Для многих возникает вопрос, как правильно составить служебную записку о направлении в командировку. Дело в том, что унифицированной строго определенной формы данного уведомления не имеется. Трудовой кодекс РФ практически никак не регулирует те аспекты, которые связаны с его использованием.

Соответственно правила составления и функционирования обычно регламентируются внутри компании. В этом случае необходимо придерживаться установленного порядка. Если же такового не имеется, можно обратиться к общим положениям в оформлении.

Можно выделить два основных типа служебных записок о направлении в командировку:

  • те, что используются как основание для издания приказа и последующего назначения работника в командировочную поездку;
  • уведомления, которые составляются уже самими сотрудниками для указания сроков.

Во втором случае такое пояснение необходимо тогда, когда поездка была совершена личным транспортом и нет прямых указаний на подтверждение командировочного периода.

Для того, чтобы написать такое уведомление, необходимо придерживаться общих правил:

  • название документа, полное название компании, а также имя руководителя;
  • указывается полное имя командированного сотрудника, его должность и подразделение, в котором он работает;
  • предписывается место назначения, а также длительность периода пребывания;
  • приводится список приложений, если они имеются;
  • проставляется дата составления и подпись составителя.

Если при этом необходимо указать на дополнительные сведения, то они также вносятся в образец в требуемом порядке. К примеру если поездка осуществлялась личным транспортом, потребуется указание его модели и номера. А для подтверждения установленных сроков могут быть приложены квитанции об оплате заправки или стоянки.

Служебная записка о продлении командировки

Уведомление о продлении командировки является неотъемлемой частью для оформления аналогичного приказа. В зависимости от основания, она может подаваться как командированным работником, так и отделом внутри компании.

Главным аспектом такого образца становится именно причина, по которому командировочный период необходимо продлить. Ею может служить одно из следующих оснований:

  • наличие дополнительных задач и необходимость в соответствующем времени для их выполнения;
  • транспортные проблемы или отсутствие билетов, что исключает возможность в установленный срок вернуться из поездки;
  • временная болезнь командированного;
  • обстоятельства, не зависящие от какой-либо из сторон и при этом препятствующие выполнению поручения.

Чаще всего служебная записка о продлении командировки составляется самим командированным и направляется руководителю. Далее последний издает соответствующий приказ о продлении, прилагая к нему полученный образец уведомления.

Служебная записка на командировочные расходы

Командировочные расходы оплачиваются работодателем. Однако в некоторых вопросах может потребоваться представить своеобразную докладную о затратах. Чаще всего это касается личного транспорта и затратах на топливо. Нередко возникают ситуации, когда работнику приходится из собственных средств оплатить часть расходов.

В этом случае также составляется служебная записка о командировочных расходах. К ней прилагаются квитанции о вложениях. На основании данного уведомления сотруднику возмещаются понесенные расходы.

Пример служебной записки на командировку — образец написания

При оформлении образца данного уведомления необходимо обратить внимание на следующие аспекты:

  • в случае, если порядок компании не регламентирует иное, служебная записка о направлении в командировку пишется на имя руководителя компании или организации;
  • необходимо точное указание временных рамок — это обусловлено тем, что суточные расходы начисляются согласно указанным данным;
  • если рассчитывается поездка на личном транспорте, требуется указывать его данные;
  • для упрощения системы можно указать также и назначение направления, а также принимающее лицо или организацию.

Нередко возникает вопрос, нужно ли такое уведомление составлять руководителю, если в командировочную поездку отправляется он. Поскольку его действия связаны с трудовой деятельностью, то заполнение соответствующей документации действительно необходимо. Составляться она может как им самим, так и заместителем или ответственным лицом.

Служебная записка об отмене командировки

Служебная записка об отмене командировки также составляется для издания соответствующего приказа. В ней обязательно указываются причины, по которым указанная поездка не может состояться. Во многом они схожи с теми основаниями, по которым продлевается период назначения.

Следует отметить, что такой образец оформляется в том случае, если приказ о направлении в командировку уже был издан. Дальнейшая процедура отмены предполагает, что составляется документация с указанием причины. Только после этого издается приказ об отмене направления в командировку.

Как оформить служебную записку на командировку

Источник: http://vseprosud.ru/category-30/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku-obrazets-2018.php

Пример служебной записки на командировочные расходы

В начале 2015 года изменились правила отправки сотрудника в поездку по командировочным документам. Теперь эта процедура значительно упрощена, т.к. изменения коснулись в отношении оформления бумажной рутины.

Уже нет необходимости выдавать командировочное удостоверение и служебные задания. С другой стороны командированный сотрудник по возвращению может не отчитываться в своих действиях во время поездки. Как же теперь оформляется на производстве отправка сотрудника в служебное путешествие?

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Правила оформления командировки

До начала 2015 года многие предприятия обязаны были составлять в случае направления своего работника в командировку такие документы:

  1. соответствующий приказ руководства;
  2. служебное задание, в котором исполнителю поручали выполнение определенных задач в конкретном месте в ограниченный период времени;
  3. командировочное удостоверение, где сотруднику проставляли дату прибытия и выбытия с партнерской организации.

К тому же сотрудник, бывший в служебном путешествии, должен был отчитаться в письменном виде о своих действиях и куда им были потрачены выданные ему на командировку деньги.

Отчеты он составлял как минимум в двух вариантах:

  • о выполнении работ во время поездки по заданию предприятия;
  • авансовый, о расходе выданной суммы для затрат во время выполнения производственных обязанностей в другом населенном пункте. К нему прилагались билеты, квитанции, чеки и т. д.

Теперь законодательство менее требовательно к оформлению командировочных документов. Но для оформления командировок в 2016 году предполагается немного видоизмененная процедура.

В каких случаях необходимо составлять данный документ

В том или ином случае отправление его в поездку возможно только после документального оформления бумаг, которые подписывает руководитель организации работодателя.

Начальник отдела докладывает управляющему компанией о своем подчиненном, которого необходимо отправить в командировку и подтверждает ее цель имеющимися обоснованиями о том, что поездка позволит решить поставленные перед отделом производственные задачи. Он докладывает об этом в служебной записке на имя руководителя.

Все происходит в несколько кликов, без очередей и стрессов. Попробуйте и Вы удивитесь, как это стало просто!

Законодательное регулирование данной сферы

В конце декабря было принято постановление Правительства РФ № 1595. Согласно ему теперь снизилось количество документации при оформление командировок. Его использование дает возможность отмены выдачи сразу трех документов во время отправки сотрудника в служебное путешествие: удостоверения, служебного задания и отчета о командировке.

Такая упрощенная процедура сделала работу кадровых отделов значительно более легкой по сравнению с предыдущими годами.

Обратите внимание

Однако для бухгалтеров этот процесс принес некоторые сложности, поскольку в положении закона №402-ФЗ от 6 декабря 2011г. № 402-ФЗ требования остались прежними в отношении документального подтверждения израсходования полученных на командировку средств.

Неизменным документом остался только приказ. Если в компании необходимо все же сохранить предыдущий порядок оформления документов, то поэтому поводу должно быть издано определенное распоряжение или положение о командировках (ст. 8 ТК РФ).

Какие документы заменяет служебная записка

На основании нового законодательства теперь служебная записка заменяет ряд документов:

  1. командировочное удостоверение;
  2. служебное задание;
  3. отчет о выполнении задач во время поездки.

Таким образом теперь сотрудникам ОК необходимо оформить значительно меньше документов.

Правила оформления и составления

Составление служебной записки не представляет большой сложности.

Текст документа разделен на 2 поля:

  • На листе бумаги в верхнем правом углу вписываются должность руководителя компании и его фамилия и инициалы. Ниже в таком же порядке вписывают должность начальника подразделения и его личные данные.
  • В центре листа под заполненной информацией в правом углу пишут заголовок локального документа «Служебная записка».
  • Под заголовком излагают обращение к руководителю с просьбой направить сотрудника в служебную командировку. Обязательно нужно вписать цель поездки, период выполнения производственного задания.
  • Под основным текстом проставляют дату и роспись лица, составившего служебную записку.

В тексте можно изложить предполагаемые денежные затраты, особенности поездки (например, сопровождение детей до пионерского лагеря или места проведения спортивных соревнований и т.д.).

Что необходимо прикладывать к записке

Строго определения в законодательстве по вопросу обязательного написания служебной записки о командировке в законодательстве нет.

Однако ее необходимо оформить в тех случаях, если поездка рассчитана на использование во время командировки личного, арендованного или служебного автотранспорта. При возвращении сотрудник должен указать срок своего пребывания в написанной им служебной записке.

Он ее представляет работодателю вместе с оправдательными документами о подтверждении использования транспорта:

  • путевой лист;
  • счет о проживании, расположении машины на автостоянке;
  • квитанции об уплате ремонтных работ во время поездки;
  • кассовые чеки и т. д.

Если командированный сотрудник по возвращении из поездки не имеет совсем расходных платежных чеков, подтверждающих его проезд и проживание в чужом городе, то ему нужно сдать служебную записку с указанием подтверждения от принимающей стороны о времени прибытия и выбытия. В приложении к ней ему необходимо приложить письмо или другие бумаги, в которых принимавшая сторона подтверждает о его присутствии в течении отведенного времени по месту командирования.

О правилах оформления служебных командировок на предприятиях смотрите в следующем видеоуроке:

Правила и нюансы составление в различных ситуациях

Следует отметить, что в отчетной служебной записке следует подробно описывать о расходе средств на командировку. Все затраты, превысившие размер выделенной суммы, должны быть компенсированы ему в полном объеме, что прописано в п. 11 положения №749.

К таким расходам относят:

  • денежные траты на использование транспорта, понесенные в ходе поездки;
  • оплата съемного жилья по необходимости;
  • другие повседневные затраты на питание, парковку, использование средств связи и прочее;
  • расходы, обусловленные выполнением производственных задач и личных нужд, которые произвел подчиненный на основании полученного согласия от руководителя.

На практике встречаются обстоятельства, когда командировка может носить суточный характер при направлении человека в поездку на небольшое расстояние от его дома.

Такие варианты поездок позволяют ему ежедневно возвращаться домой на личном или общественном транспорте. Руководству необходимо учитывать характер работы во время ежедневных суточных командировок.

Их выполнение должно позволять подчиненному приезжать в свое жилье ежедневно.

Поездка в командировку на личном/служебном автотранспорте

При выборе сотрудником автомобиля своего или служебного для поездки по заданию предприятия он должен подготовить для отчета ряд документов для подтверждения использования машины.

При сдаче дорожного отчета ему необходимо приложить следующее:

  • маршрутный лист;
  • оплаченные счета, квитанции чеки;
  • документы, подтверждающие его поездку по маршрутной схеме к пункту назначения.

К отчетной записке можно прилагать накладные с адресом поставщиков или покупателей.

На предприятиях бывают случаи, когда нужно отменить поездку сотрудника в командировку.

Причины в таких обстоятельствах очень разные: задача, которую следовало решить во время поездки, была выполнена и необходимость в командировке отпала или из-за того, что сотрудник заболел.

О таких случаях нужно позаботиться заранее и внести соответствующий пункт в Положение о командировках.

Средства, полученные на поездку сотрудник должен возвратить в кассу предприятия.

В бухгалтерии предусмотрены сроки возврата командировочных денег:

  1. трудящийся обязан не позднее трех рабочих дней по истечении срока поездки или с момента возвращения отчитаться перед бухгалтерией организации.
  2. Если произошла отмена командировки, то срок возврата всех денежных средств целесообразно предусмотреть в соответствующем приказе.
Читайте также:  Жалоба на неправомерные действия должностного лица образец

Но здесь нужно обратить на некоторые нюансы.

Если при отмене поездки средства были частично израсходованы, а например, билеты на транспорт не удалось сдать или вернуть, то и работник не в состоянии возвратить деньги у в кассу. При этом он несет еще и убытки. В таких случаях нужно провозгласить приказ по вопросу компенсации работнику стоимости неиспользованных билетов.

Обратите внимание! Данный убыток можно вносить в бумаги в целях снижения налогообложения по прибыли, если есть два основных условия:

  • поездка к другому контрагенту должна быть связана с целью получения доходов;
  • причина отмены служебного вояжа не надуманная, а вызвана действительно обстоятельствами, которые не зависящими от самой организации.

Продление или сокращение сроков

В действующем законодательстве нет упоминания, как необходимо продлевать командировку. Как правило, выполняют все это оформлением приказа. Форма приказа произвольная. Издают этот документ о продлении командировки с обоснованием после получения от докладной записки от начальника подразделения, командируемого или руководителя.

Особенности командировки директора организации

В принципе директор также как и все сотрудники является работником одной организации и на него тоже должна составляться служебная записка о командировке, поскольку в действующих правилах в отношении руководителей нет особых пометок.

В этом можно убедиться прочитав п. 7 Положения, утвержденного Правительством РФ 13 октября 2008 г. в постановлении под порядковым № 749. Причем здесь даже не берется во внимание, сам ли директор управлял транспортным средством или он ездил в машине как пассажир.

Однако Роструд считает, что служебную записку директору нет нужды составлять, т.к. он же подписывает и служебную записку, и приказ о командировке.

Поэтому автоматически получается дублирование документов, поэтому от обязанности составлять служебную записку на себя руководителя можно освободить.

Важно

С целью уменьшения бумажных данных при отправлении руководителя в служебную поездку можно указать специальный пункт в положении, в котором директора освободить от составления служебной записки.

О том, может ли служебная записка стать подтверждением командировки, рассказано в начале следующего видеосюжета:

Остались вопросы? Узнайте, как решить именно Вашу проблему — позвоните прямо сейчас:

Служебная записка о командировке образец написания

» Как правильно пишется 25 ноября 2017 года

Служебное задание и отчет по командировке (Т-10а)

Скачать бланки:

  • Бланк унифицированной формы № Т-10а
  • Отчет по командировке (образец написания)
  • Образец докладной (служебной) записки о направлении во внеплановую командировку
  • Служебное задание на командировку необходимо составлять сотруднику при наличии определенной информации из плана командировок.

    Если сотрудник направлен в командировку не по плану, то основанием для оформления такой командировки будет решение руководителя предприятия (или уполномоченного лица), сформулированного, к примеру, при помощи подписи на служебной записке. Как правило, организации пользуются типовой формой Т-10а.

    1. Расшифровывание сути служебного задания,
    2. Отражение в письменном отчете о командировке результатов выполнения задания.

    Так же, служебное задание является основанием для издания распоряжения или приказа руководителем организации (уполномоченным лицом), о направлении работника в командировку. Однако нужно отметить, что бывают варианты, когда работник соглашается в письменном виде с направлением его в командировку.

    Отчет о командировке должен быть оформлен работником после возвращения (графа 11 формы бланка Т-10а). Кроме отчета о выполнении служебного задания работник организации должен составить авансовый отчет.

    Положение о служебных командировках (образец заполнения)

    Образцы по теме: Положение. Труд

    Положение о служебных командировках (образец заполнения)

    1.1.

    Положение о служебных командировках (далее — Положение) является локальным нормативным актом общества с ограниченной ответственностью «Монтаж» (далее — Общество или Работодатель), разработанным и принятым в соответствии с трудовым законодательством РФ (ст. ст. 8, 166 — 168 Трудового кодекса РФ, Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»).

    1.2. Настоящее Положение устанавливает:

    — порядок направления работников Общества в служебные командировки в пределах территории РФ

    — условия пребывания работников Общества в указанных служебных командировках

    — размеры и порядок возмещения работникам Общества расходов, связанных с указанными служебными командировками.

    1.3. В целях настоящего Положения используются следующие основные понятия:

    служебная командировка — поездка работника по распоряжению генерального директора на определенный срок для выполнения служебного поручения (служебного задания) вне места постоянной работы. Не считаются служебными командировками:

    — регулярные служебные поездки по г. Москве или от одного населенного пункта к другому в пределах определенной условиями трудового договора территории, совершаемые работниками, постоянная работа которых носит разъездной характер (Приложение N 1 к Положению о разъездном характере работы)

    — эпизодические служебные поездки по г. Москве работников, постоянная работа которых не носит разъездного характера

    — обусловленные производственной необходимостью поездки лиц, заключивших с Обществом гражданские правовые договоры

    место постоянной работы — место нахождения Общества (его обособленного структурного подразделения), указанное в трудовом договоре как место работы работника

    работник — физическое лицо, заключившее с Обществом трудовой договор.

    1.4. Настоящее Положение распространяется на всех работников Общества (как основных работников, так и совместителей), за исключением следующих категорий работников, направление которых в служебные командировки не допускается:

    — беременные женщины (ч. 1 ст. 259 ТК РФ)

    — работники в возрасте до 18 лет (ст. 268 ТК РФ)

    — работники в период действия ученического договора, за исключением случаев, когда служебная командировка непосредственно связана с ученичеством (ч. 3 ст. 203 ТК РФ)

    — работники-инвалиды, если это противоречит индивидуальной программе реабилитации инвалида (ч. 1 ст. 23 Федерального закона от 24.11.1995 N 181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»)

    Источник: http://kleotur.info/primer-sluzhebnoj-zapiski-na-komandirovochnye/

    Служебное записка на командировку в 2018 году — Moneyprofy.ru

    Как составить служебную записку о командировке (образец)?

    Служебная записка о направлении в командировку не является обязательным документом. Однако ее составление необходимо в ряде случаев.

    В каких именно? И нужна ли она вообще?

    Эти и многие другие нюансы мы рассмотрим далее.

    Нормативная база

    Ни один нормативно-правовой акт не регулирует порядок оформления служебных записок при направлении сотрудников в командировки.

    Если руководители предприятия сочтут нужным закрепить основные положения о регулировании такого документа, они могут внести соответствующие записи в локальные нормативно-правовые акты предприятия. Данная возможность регламентируется пунктом 3 Положения №749.

    Правила можно прописать, например, в приказе руководителя или специальном Положении о командировках.

    Что это за документ?

    Служебная записка – это особый документ, который удостоверяет факт пребывания командированного сотрудника на месте, а также дату приезда и возвращения из командировки.

    Служебная записка потребуется в следующих случаях:

    • если работник осуществляет поездку в командировку на личном, служебном или арендованном транспортном средстве;
    • если сотрудник не имеет подтверждающих документов о факте проезда и проживания.

    Для чего требуется?

    В первую очередь, данный документ необходим для начисления суточных, так как для их расчета требуется знание времени, которое сотрудник провел в командировке.

    Служебная записка также служит подтверждением расходов, понесенных сотрудником за время командировки.

    Какие документы заменяет?

    Служебная записка согласно новому Постановлению Правительства РФ № 1595 заменяет собой следующие документы:

    Составляем служебную записку на командировку (образец 2018)

    Служебная записка оформляется работником предприятия самостоятельно сразу после возвращения из поездки.

    Для начисления оплаты и компенсационных расходов важно правильно заполнить документ.

    Рассмотрим основные принципы и возникающие нюансы.

    Требования к документу

    Действующим законодательством не предусмотрено утвержденной формы служебной записки.

    Поэтому руководители организаций и предприятий обязаны разработать собственную форму данного документа.

    Сотрудники должны лишь заполнять представленный документ от руки на предварительно выданном бланке.

    Форма и структура

    Как написать служебную записку? Бланк может быть представлен на обычном листе формата А4.

    Рассмотрим, какую же форму и структуру должен иметь данный документ:

    • В правом верхнем углу указывается ФИО руководителя организации в дательном падеже. Чуть ниже – ФИО руководителя структурного подразделения (в случае наличия). Здесь же прописывается ФИО сотрудника, составляющего служебную записку.
    • В центре бланка указывается наименование документа и его содержание. Сотруднику необходимо в свободной форме изложить текст обращения к руководителю. Обязательно должны быть указаны: дата отъезда и приезда; цель командировки; наименование, марка, модель и регистрационный номер транспортного средства (если поездка осуществлялась на личном, служебном или арендованном транспорте).
    • В самом низу бланка — описание прилагаемых документов.
    • Дата составления документа и подпись сотрудника с расшифровкой.

    Как оплатить проживание в командировке без документов? Узнайте тут.

    Образец заполнения (пример)

    Для наглядного представления того, как должна выглядеть служебная записка, можно ознакомиться с примером:

    Скачать бланк служебной записки на командировку (образец 2018) можно здесь:

    Кто подписывает и согласовывает?

    Подписывать служебную записку уполномочен руководитель предприятия или организации, в которой работает командированный сотрудник.

    Перед подписанием документ должен пройти согласование в бухгалтерии организации.

    Все расходы, понесенные сотрудником во время поездки, должны быть задокументированы в бухгалтерии для последующей налоговой отчетности и компенсации понесенных расходов работнику.

    Сроки сдачи

    В пункте 7 Положения № 749 говорится о том, что служебная записка должна быть предоставлена сразу после возвращения из служебной поездки.

    Каких-либо нормативных сроков не предусмотрено.

    Таким образом, сотрудник организации обязан составить и предоставить заполненный документ как можно раньше.

    Сопроводительные документы

    Вместе со служебной запиской работник предприятия обязан предоставить следующие сопроводительные документы:

    • путевой лист;
    • подтверждающие документы о понесенных расходах во время командировки на аренду жилого помещения, затрат на топливо и амортизацию;
    • прочую документацию, прямо или косвенно свидетельствующую об издержках.

    Если же работник не обладает такими документами, следует сдать служебную записку, в которой будет указано подтверждение от принимающей стороны о времени приезда и отъезда.

    Нюансы составления

    При составлении служебной записки необходимо учитывать некоторые нюансы, которые возникают при различных обстоятельствах. Рассмотрим более подробно часто встречающиеся из них.

    Поездка за границу

    Пункт 15 Положения № 749 утратил свою силу, следовательно, при направлении сотрудника в командировку за границу не требуется оформление командировочных удостоверений.

    Подтверждающим документом о прибытии и убытии сотрудника в место назначения, а также о понесенных расходах все также является служебная записка.

    Составление служебной записки при командировке за границу не отличается от такового при поездке в пределах территории РФ.

    Однако компенсация понесенных расходов, указанных в служебной записке, будет осуществляться в иностранной валюте согласно ФЗ “О валютном регулировании и валютном контроле”.

    Основанием для выплаты суточных и прочих расходов в иностранной валюте будет являться отметка в паспорте сотрудника пограничными органами.

    Совет

    Копию паспорта необходимо приложить в качестве сопровождающего документа к служебной записке.

    Если же командировка планируется на территории государств, являющихся участниками Содружества Независимых Государств, дата пересечения границы будет определяться по соответствующим проездным билетам или отметкам в путевом листе (в случае осуществления поездки на личном, арендованном или служебном автотранспорте).

    Поездка на служебном автомобиле/личном транспорте

    При поездке на служебном или личном автотранспорте сотрудник должен приложить к служебной записке следующую документацию:

    • путевой лист;
    • чеки, квитанции и прочие подтверждающие документы о расходах;
    • документы, которые подтверждают поездку по маршрутной линии к месту назначения.

    Командировка директора

    Поскольку директор является сотрудником предприятия или организации, на него распространяются все правила и положения законов и нормативно-правовых актов, касающихся обычных работников.

    В пункте 7 Положения № 749 нет каких-либо исключений из этого правила.

    Однако Роструд имеет несколько иную позицию по данному вопросу – там считают, что руководителю необязательно составлять служебную записку, так как им все равно будут подписаны приказы о командировке, ее переносе или продлении.

    По сути, записка будет дублировать приказ.

    Для исключения недоразумений рекомендуется внесение в соответствующие локальные акты организации положения о необязательности предоставления директором служебной записки при поездке в командировку.

    Читайте также:  Рабочее время несовершеннолетних работников

    Как оформить приказ на командировку директора? Узнайте тут.

    Как оплачивается командировка совместителя в выходной день? Смотрите здесь.

    Поездка в выходной день

    При составлении служебной записки не требуется производить расшифровку специфики дней – рабочих или выходных.

    Основанием для расчета выплат, исходя из выходных или рабочих дней, является табель учета рабочего времени.

    Таким образом, служебная записка при командировке в выходной день составляется обычным образом.

    Командировка предпринимателя

    Источник: http://moneyprofy.ru/sluzhebnoe-zapiska-na-komandirovku-v-2018/

    Служебная записка на командировку

    Зачем нужна

    Установленный образец служебной записки о направлении в командировку — это внутриорганизационный документ, отражающий даты отправления и прибытия с фактической отметкой о месте пребывания сотрудника.

    Случаи, при которых потребуется оформление командировочной записки:

    • поездка планируется как на служебном, так и на личном, в том числе арендованном, транспортном средстве;
    • отсутствие у работника подтверждающих фактическое отправление и пребывание документов.

    Основная задача служебки — помочь бухгалтеру при начислении и расчете суточных, которые невозможно вывести без данных о фактических днях пребывания сотрудника в командировке.

    Правила оформления

    Образец служебной записки о командировке 2018 года оформляется сотрудником от руки на фирменном бланке сразу по возвращению из поездки.

    Единой нормативно-правовой базы, регламентирующей порядок оформления командировочной документации, законодательно не предусмотрено. Форма и содержание должны быть разработаны и утверждены бюджетной организацией в соответствии с учетной политикой. Согласно п.

    Как оформить служебную записку на командировку

    3 Положения № 749, руководитель организации вправе включить регламент и координирование таких документов в локальные акты учреждения.

    Из обязательных параметров должны указываться номер и дата приказа о командировке, основная цель или рабочее задание, даты приезда и отъезда, данные автомобиля (модель, госномер) при необходимости.

    Также следует перечислить прилагаемые документы.

    Сопроводительная документация

    Вместе с запиской сотрудник формирует следующий пакет документов:

    • путевой лист;
    • чеки и выписки, которые наглядно продемонстрируют его расходы во время поездки;
    • при передвижении на личном/рабочем транспорте — путевой лист или любое другое подтверждение маршрутной линии до места назначения.

    При отсутствии по каким-либо причинам у работника вышеуказанных расписок ему необходимо сдать служебную записку с подтверждающей отметкой от принимающей стороны или организации, где будет указано время его прибытия и отбытия.

    Образец служебной записки на командировку 2018 года

    Должен ли писать руководитель

    По поводу рабочих поездок директора организации возникает ряд споров. В п. 7 Положения № 749 указано, что руководитель является сотрудником организации, поэтому должен составить служебное письмо, как и любой другой работник.

    Эксперты Роструда утверждают обратное. Директор обладает правом главной подписи, соответственно, сам будет визировать свои же приказы и отчетные справки. Поэтому составлять командировочную документацию для него не обязательно.

    Чтобы решить этот вопрос, нужно внести в локальные нормативно-правовые акты учреждения Положение о командировках, где будет отрегулирован вопрос о рабочих поездках руководителя организации.

    Поездки за границу

    В этом случае служебка оформляется по тем же правилам. Необходимо только приложить копию заграничного паспорта. Исключение составляют поездки в страны СНГ: пересечение границ будут совпадать с датами билетов, а если командированный сотрудник передвигается на автомобиле, то отметки будут ставиться в путевом листе.

    Источник: https://obd2bluetooth.ru/sluzhebnaja-zapiska-na-komandirovku/

    Как оформить служебную записку на командировку?

    Рабочая деятельность некоторых граждан нередко сопровождается командировочными поездками. Для направления работника в служебную поездку, работодатель или уполномоченный представитель должны подготовить необходимые для поездки акты.

    Документальное подтверждение осуществления профессиональной деятельности вне основного места труда является обязательным условием.

    Одним из таких актов считается служебная записка на командировку, ознакомиться с особенностями оформления которой поможет представленная статья.

    Что это такое?

    Служебная записка на командировку является документом, оформление которого подтверждает факт пребывания работника в месте осуществления рабочих обязанностей, а также даты приезда и отъезда сотрудника. Помимо этого докладная документация требуется для вычисления работниками бухгалтерии размера суточных и определения суммы затрат.

    Трудовое законодательство не регулирует вопрос оформления служебной записки на командировку. Из этого следует, что составление документа не является обязательным условием и этот вопрос остается на рассмотрении работодателя.

    Если руководитель предприятия желает обозначить правила оформления докладного акта, а также обязать сотрудников предоставлять служебную записку по возвращении из командировки, рекомендуется обозначить данное условие во внутреннем регламенте организации.

    При этом, важно обратить внимание на обязательную необходимость предоставления докладной документации в следующих случаях:

    • Если трудящийся направляется в командировку на персональном транспорте или средстве передвижения, которое находится в аренде или принадлежит предприятию;
    • Записка предоставляется, если у работника отсутствуют документальные подтверждения расходов на переезд, проживание, питание во время выполнения рабочего задания.

    Правила оформления

    В случае, если руководитель предприятия обязал сотрудника оформить служебную записку на командировку, важно ознакомиться с правилами составления докладного акта. Неправильное заполнение документа отразится на работе сотрудников бухгалтерии и кадрового отдела организации, а также на окончательном окладе подчиненного.

    Трудовым законодательством не представлена унифицированная форма служебной записки на командировку. Поэтому при оформлении докладного акта сотрудник вправе заполнять документ в произвольном порядке или на бланке, разработанном для конкретной организации.

    Служебная записка на командировку оформляется по возвращении подчиненного из командировочной поездки. Конкретные сроки, в течение которых трудящийся обязан предоставить документ, законодательством не установлены.

    Обязательным требованием к служебной записке на командировку является предварительное согласование сведений, внесенных в содержание документа, с работниками бухгалтерии.

    После проверки информации и расчета компенсации, за понесенные сотрудником затраты в период рабочей поездки докладной акт подписывает руководитель компании и работник.

    При командировке за границей

    Нередкими являются случаи, когда в силу специфики профессиональной деятельности работника, его работа сопровождается командировочными поездками за пределы Российской Федерации.

    Поскольку после введения реформ в 2015 году в отношении направления трудящихся граждан в рабочие поездки, оформлять командировочное удостоверение нет необходимости. Документом, который подтвердит факт пребывания подчиненного за границей для осуществления рабочих обязанностей, будет выступать служебная записка.

    К документу прилагается ксерокопия заграничного паспорта сотрудника, с указанием отметки пограничных служб о пересечении границ.

    Обратите внимание

    Порядок и правила заполнения докладного акта соответствует стандартному документу. Исключением будет являться пункт, который касается нюансов определения суммы расходов.

    Поскольку подчиненный был направлен в заграничную рабочую командировку, то затраты, понесенные им, будут отмечаться в иностранной валюте.

    На основании внесенных в служебную записку сведений будет производиться перерасчет суммы, которая будет возвращена сотруднику по прибытии из заграничной рабочей поездки.

    Если работник направлен в командировку в соседние государства и для переезда использовал общественный транспорт или персональное средство передвижения, то к служебной записке требуется приложить билет или путевой лист.

    Образец заполнения

    Как уже отмечалось ранее, унифицированного бланка служебной записки на командировку трудовым законодательством не предусмотрено. Если руководством предприятия не разработан шаблон докладного акта, работник должен заполнить документ в произвольной форме. При этом необходимо руководствоваться стандартными правилами и требованиями к составлению записки.

    Структура и содержание:

    • Отмечается наименование предприятия, а также личные сведения о работодателе или уполномоченном сотруднике;
    • Указывается личная информация и должность работника, который был направлен в командировку;
    • В основной части акта подчиненный излагает информацию, которая касается служебной поездки. Основополагающими сведениями являются: даты отъезда и возвращения на работу, цель и задачи командировки;
    • Если сотрудник передвигался на личном автотранспорте, необходимо обозначить марку, модель и регистрационный номер машины;
    • Далее требуется уделить внимание финансовой части вопроса. Для этого необходимо указать сумму затрат и расписать каким образом были потрачены средства;
    • Также важно обозначить, что к служебной записке прилагаются чеки, билеты, квитанции или путевой лист, которые подтвердят размер затрат трудящегося. Если документальное подтверждение расходов отсутствует, важно указать причины этого;
    • В завершении служебная записка датируется и ставятся подписи работника, работодателя с расшифровкой.

    Необходимые документы

    Служебная записка является одним из основных документальных свидетельств, которые представляются сотрудником руководству предприятия по возвращении из командировки, но не единственным. Поскольку в содержании докладного акта упоминается о понесенных подчиненным расходах, надлежит приложить к акту сопроводительные документы.

    Перечень сопроводительной документации к служебной записки на командировку:

    • Чеки, квитанции, свидетельствующие о затратах на аренду временного жилья, транспортного средства, общественного транспорта и питания;
    • Путевой лист, если для поездки работник использовал личное авто;
    • Прочие документальные акты, подтверждающие факт расходования денежных средств.

    В случае отсутствия документации, которая докажет нахождение и размер расходов трудящегося во время командировки, можно предоставить руководителю организации служебную записку с внесением сведений от принимающей стороны.

    Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

    • 8 (800) 350-83-59 — все регионы РФ.

    (10

    Источник: https://mosfund.ru/pravo/sluzhebnaya-zapiska-na-komandirovku.html

    Как оформить командировку в 2019 году: инструкция с образцами документов

    Работа хозяйственного субъекта не может ограничиваться какими-то территориальными рамками. Периодически по заданию руководства сотрудники компании отправляются со служебными заданиями в командировки. Так как такая поездка связана с выполнением поставленных задач, а также требует определенного финансирования, необходимо знать, как происходит правильное оформление командировки.

    Кого нельзя направить в командировку

    В обычной ситуации, руководство может направлять сотрудников хозяйствующего субъекта, не спрашивая их согласие на это, так как командировка является выполнением ими своих трудовых функций.

    Однако, существуют категории граждан, для которых служебная командировка либо вообще запрещена, либо требует получения от них письменного согласия.

    Существует запрет на оформление командировки для таких граждан:

    • Женщин, с которыми заключен трудовой контракт, ожидающих появления ребенка.
    • Сотрудников предприятия, которые являются несовершеннолетними. Однако, для этих работников, если они работают на предприятии на творческих профессиях (актеры, певцы, писателей, журналистов), и занимающихся профессиональным спортом, ограничение не действует.
    • Сотрудников, работающих в компании по ученическому договору.

    Определенные категории граждан можно оправлять командировки, но у них предварительно в обязательном порядке необходимо запросить в письменной форме их согласие на это.

    К ним относятся:

    • Женщин, работающих по трудовому контракту, у которых есть малолетние дети. К ним приравниваются также сотрудники, являющимися единственным родителем ребенка до трех лет.
    • Работающих на предприятии одиноких работников, у которых детям не исполнилось пять лет.
    • Работающим в фирме людям, имеющим детей инвалидов.
    • Сотрудники компании, которые занимаются медицинским уходом за членами своей семьи.
    • Сотрудникам с группой инвалидности, если ожидаемая служебная поездка нарушает их программу восстановления.

    Важно! Специалистам кадровой службы нужно помнить, что перед командировкой этих категорий работников , запрос на их согласие обязательно должен быть получен в процессе оформления служебной поездки. При этом получить их согласие недостаточно, в документе также должна присутствовать информация, что они знают о своем праве на отказ от командировки.

    Много проблем может возникнуть когда предполагается командировка внутреннего совместителя. Ведь запрета на его отправку в служебную поездку не существует. Вопросы возникают каким образом следует отражать время в командировке на втором его месте работе в фирме.

    Положения закона запрещают в этот период оформлять ему отпуск за свой счет или же ежегодный оплачиваемый. В этих случаях рекомендуется предоставлять такому сотруднику дополнительный оплачиваемый отпуск к ежегодному.

    Длительность служебных поездок

    Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

    Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

    Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

    Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

    В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

    Читайте также:  Должностная инструкция маркетолога образец 2019

    Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

    Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

    С внесением изменений в оформление командировок, в настоящее время только два документа имеют статус обязательных к использованию:

    • Приказ или распоряжение работодателя — основной бланк, который определяет направление, длительность командировки и т. д. Обычно приказ на командировку оформляется по форме Т-9 или на фирменном бланке. организации.
    • Авансовый отчет — документ, которым работник подтверждает произведенные им расходы во время поездки с прикреплением оправдательных документов. Составляется по форме АО-1.

    Дополнительные документы

    Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

    • Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
    • Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
    • Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
    • Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
    • Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

    См. Как оформит служебное задание на командировку, скачать бланк.

    Как оформить командировку сотрудника в 2019 году: инструкция для бухгалтера

    Шаг 1. Составить приказ на командировку

    Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

    Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

    Приказ на командировку в 2018 году образец скачать

    Работник, на которого составлен приказ, знакомится с ним и ставит свою подпись.

    Внимание! Если для командировки используется свой транспорт, то это нужно включить в имеющийся приказ, либо выпустить дополнительное распоряжение.

    При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

    Важно

    Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

    Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

    При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

    Внимание! Если требуется оформление командировки за границу, то суточные за дни, когда работник будет находиться в России выдаются в рублях, а за дни пребывания на территории иностранного государства — в его валюте.

    См. подробнее – Суточные при загранкомандировках в 2018 году нормы и учет.

    Шаг 3. Составить командировочное удостоверение (если нужно)

    Если данный шаг указан в локальных нормативных актах, то когда выполняется оформление командировки нужно составить командировочное удостоверение. В зависимости от того, какой бланк применяется в компании, он также может включать в себя отчет о произведенной работе, расчет суточных, задание работнику на поездку.

    Командировочное удостоверение в 2018 году бланк скачать бесплатно

    Необходимость составлять журнал отбывающих в командировку также отменена. Фирмы могут продолжать его использовать по своему усмотрению. Но предварительно им необходимо закрепить форму журнала.

    Как правило, в журнал включаются следующие сведения:

    • Личные данные о работнике;
    • Наименование компании, в которую он отбывает;
    • Название населенного пункта;
    • Даты отбытия и прибытия;
    • Отметка о получении отчета бухгалтерией.

    Внимание! В командировочном удостоверении есть место для проставления печатей принимающей стороны. Но их наличие теперь не является обязательным в документе, так как документ не является обязательным.

    В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

    Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

    К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

    • Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
    • Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
    • Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
    • Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
    • Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
    • Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

    Как оформить авансовый отчет, скачать бланк

    Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику. Это необходимо для подтверждения факта передачи сотрудником документов в бухгалтерию.

    Шаг 5. Вернуть в кассу неиспользованные суммы (если они остались)

    Если по возвращении из поездки у сотрудника остались денежные средства, он должен вернуть их в кассу в срок 3 дней с момента оформления им авансового отчета. Для этой операции предусмотрен приходный кассовый ордер.

    Как оформить приходный кассовый ордер, скачать бланк

    По закону, работодатель имеет право удержать эту сумму из зарплаты работника, но только в том случае, если еще не прошел месяц с момента завершения срока для добровольного возврата. Когда месяц прошел, то произвести удержание возможно только путем оформления судебного решения.

    Работник также может добровольно согласиться на удержание долга из зарплаты. Для этого ему необходимо написать заявление. На основании этого документа создается приказ на удержание. Нужно помнить, что сумма удержанных средств не может превышать 20% от начисленной за этот месяц зарплаты.

    Шаг 6. Компенсировать перерасход средств работником (если необходимо)

    Может возникнуть ситуация, что работник во время поездки израсходовал больше денежных средств, чем ему выдавалось. В этом случае нужно, в первую очередь, выполнить проверку его авансового отчета. Если траты были обоснованы, то они подлежат компенсации путем выдачи денежных средств из кассы по расходному кассовому ордеру.

    Как оформить расходный кассовый ордер, скачать бланк

    Чтобы определить обоснованность перерасхода, необходимо изучить:

    • Были ли затраты произведены по неотложным причинам;
    • Есть ли документы на данные затраты, и оформлены ли они верно;
    • Правильность написания авансового отчета.

    Внимание! Произвести выдачу излишних сумм нужно в срок трех дней с факта передачи отчета. Иначе у работника есть право обратиться в суд, чтобы произвести взыскание с работодателя не только данных сумм, но и процентов за их использование.

    Если организация не имеет возможности погасить всю сумму целиком, то желательно оформит график погашения, который должен быть подписан обеими сторонами.

    Можно ли отправить сотрудника в выходной день

    Иногда поездка подразумевает, что выполнение обязанностей на новом месте работник должен начать с понедельника. Для этого, ему нужно отправиться в командировку в выходной.

    Этот момент должен обязательно согласовываться с самим сотрудником — чтобы выполнить оформление командировки в выходной день, необходимо будет издать приказ, что командировка начнется в выходной, а работник должен дать на это письменное согласие. В таком приказе обязательно необходимо указать режим работы для данного дня — этот шаг нужен для того, чтобы исключить споры об оплате таких дней.

    Например, если поезд отправляется за несколько часов до полуночи, то в приказе нужно указать, что оплате подлежат только данные часы. В противном случае работодателю необходимо будет компенсировать весь день. А это придется делать либо в двойном размере, либо в одинарном, но с предоставлением дополнительного дня на отдых.

    Можно продлить или перенести служебную поездку?

    В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

    Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

    Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

    Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

    Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

    Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

    Можно ли совместить отпуск с командировкой?

    Закон определяет, что ежегодный оплачиваемый отпуск — это такой период, во время которого сотрудник полностью освобожден от исполнения своих обязанностей. И если у работодателя возникает необходимость произвести оформление командировки в тот период, когда работник на отдыхе, нужно произвести отзыв его из отпуска.

    Во время выполнения этой процедуры нужно учитывать, что по ТК существуют типы работников, которых отзывать категорически нельзя. Кроме этого, в обязательном порядке сотрудник должен подписать письменное согласие на отзыв.

    Если все же возникла необходимость отозвать работника с целью отправления в поездку, нужно выполнить следующее:

    • Оформить приказ, который произведет отзыв работника из отпуска;
    • На приказе работник должен дать письменное согласие путем проставления в графе слов «Не возражаю».
    • Оформить приказ о направлении в командировку.
    • Выдать суточные и другие средства на покрытие расходов.

    Также нужно учесть, что отзыв из отпуска требует обязательного внесения поправок в график отпусков. Поэтому, важно с работником сразу обсудить, в какое время он возьмет оставшиеся не использованные дни. Если он желает уйти в ежегодный отпуск сразу при возвращении из поездки, это нужно будет оформить снова.

    Внимание! Еще один важный момент, о котором нельзя забывать — пересчет отпускных. Это можно не выполнять, если работник хочет взять дни отдыха сразу при возвращении, и эти дни входят в текущий месяц. Иначе лишнюю сумму нужно будет вернуть в кассу, либо зачесть ее в счет суточных либо будущих отпускных.

    Источник: https://buhproffi.ru/kadry/kak-oformit-komandirovku.html

    Ссылка на основную публикацию