Помощника руководителя должностная инструкция

Личный помощник руководителя: обязанности и требования :: BusinessMan.ru

Главный ресурс любой организации – ее сотрудники. Именно они способствуют росту и процветанию производства. Грамотные начальники ценят своих работников.

Среди прочих значимых должностей, особенно выделяется помощник руководителя. Обязанности и значение которого трудно переоценить. Это правая рука и главный советник, организатор мероприятий и координатор встреч.

Без хорошего ассистента топ-менеджеру будет очень сложно управлять предприятием.

Отличительные особенности и специфика деятельности ассистента

Нет такой должности, которая была бы столь противоречива и неоднозначна по требованиям, как помощник руководителя. Обязанности сотрудников занятых этим видом деятельности включают в себя довольно много пунктов. Кроме того, личных ассистентов часто путают с секретарями или офис-менеджерами. Это хоть и схожие, но разные виды деятельности.

Функциональные обязанности помощника руководителя:

Обеспечение рабочего дня начальника – расписание, встречи, подписание документов и деловые поездки;
обеспечение комфортного рабочего места для топ-менеджера – забота о микроклимате, чистоте и уюте помещения;
работа с документами руководителя, в частности с входящими письмами и звонками;
обеспечение психологического комфорта начальства;
проведение первичных переговоров;
перевод;
обеспечение руководства канцтоварами и т.д.

Этот список гораздо шире и секретарских, и администраторских обязанностей. Однако специфика с которой сталкивается сотрудник на должности «личный помощник руководителя», обязанности и нюансы деятельности будут разными у разных работодателей.

Бывает так, что это, в основном, секретарская работа. Либо ассистент занят исключительно обеспечением комфорта и порядка у начальника. Некоторые помощники являются полноценными заместителями и имеют в подчинении своих сотрудников.

Профессиональные запросы работодателя к кандидату на должность «помощник руководителя», обязанности и требования к образованию

Требования к базовому образованию и опыту работы будут отличаться, в зависимости от представлений руководства. Чаще всего данную вакансию рассматривают как стартовую в карьере. Однако серьезный топ-менеждер будет искать себе в ассистенты человека с определенным профессиональным и жизненным опытом.

Минимальное требование – среднеспециальное образование, связанное с администрированием или юриспруденцией. Кроме этого, работодатели ожидают от соискателей следующих профессиональных качеств:

умение работать во всех офисных программах;
высокая скорость печати;
грамотность;
знание минимум одного иностранного языка, чаще всего английского;
знание основ программирования, и нестандартных компьютерных программ;
умение вести делопроизводство и переписку в соответствии с нормативными требованиями;
знание основ действующего законодательства;
грамотная, поставленная речь.

Это минимум требований к претенденту на должность «личный помощник руководителя». Обязанности также могут быть дополнены, в зависимости от сферы деятельности организации. На некоторых предприятиях обязательным условием приема на такую работу считается профильное или смежное образование. Кроме того, большим плюсом считается дополнительное бизнес-образование или курсы повышения квалификации.

Требования к личным чертам ассистента

Кроме профессиональных, к ассистентам топ-менеджеров предъявляют ряд личностных требований. Специфика должности «помощник руководителя», обязанности и особенности работы предполагают особый склад характера.

Прежде всего, это:

стрессоустойчивость – ведь ассистенту часто приходится первому принимать на себя гнев начальства, и выслушивать недовольство подчиненных;
многозадачность – умение выполнять одновременно несколько дел – самое ценное качество хорошего ассистента;
позитивное мышление – без этой черты характера помощник руководителя с дополнительными обязанностями не справится, ведь его деятельность часто выходит за рамки стандартного делового сотрудничества;
высокая обучаемость – стремление узнавать новое и качественно разобраться в рабочем процессе должно присутствовать в каждом хорошем ассистенте.

Это лишь основные, базовые черты характера, необходимые каждому помощнику руководителя для успешной профессиональной деятельности. Но самое главное личностное требование – темперамент и особенности поведения шефа и ассистента не должны диссонировать, а в идеале дополнять друг друга.

Общие обязанности помощника руководителя

Ассистент работает непосредственно с руководством организации, выполняя и личные поручения, и профессиональные обязанности. Они обычно включают в себя:

ведение делопроизводства руководителя, а в некоторых случаях и всей организации. На отдельных предприятиях ассистенты руководят секретариатом организации;
координация деятельности руководства. Составление графиков деловых совещаний, напоминание начальству о событиях и мероприятиях разного рода;
ведение переписки от имени организации;
прием и перераспределение входящих телефонных звонков;
обеспечение руководителя всей необходимой информацией по запросу.

Дополнительные обязанности ассистента руководителя организации

Личный помощник руководителя с дополнительными обязанностями и функциями – самая распространенная вакансия для этой сферы деятельности. Чаще всего руководство ищет довольно многопланового сотрудника, способного к расширению обязанностей.

Наиболее частые дополнительные обязанности, это:

перевод с иностранного языка, в том числе и во время переговоров. Не всегда руководство может в полной мере доверять сторонним работникам, и здесь очень пригодится знание как минимум английского;
организация поездок руководителя и сопровождение в поездках. Такая деятельность предполагает, что ассистент возьмет на себя все бытовые моменты: передвижение, заказ такси и гостиницы, организация питания и оформление документов;
сопровождение начальства на протокольные мероприятия;
услуги бытового характера.

Этот перечень далеко не полный. Чаще всего довольно сложно однозначно ответить на вопрос о том, что входит в обязанности помощника руководителя? Эта деятельность очень разнопланова. Каждый начальник предъявляет свои требования, главное -следить, чтобы все они были в рамках закона.

Режим работы личного ассистента

Одна из основных особенностей данной деятельности – зависимость продолжительности рабочего времени работника от руководства. Конечно, нормативно прописан трудовой день восемь часов. По факту же ассистенты сопоставляют свой режим с начальством.

Эта «размытость» рабочего времени, и необходимость всегда поддерживать связь с руководством, зачастую отпугивает выпускников от этих вакансий. На самом деле, трудиться приходится не больше чем в любом другом месте. Просто время отдыха и работы становятся непостоянными.

Должностная инструкция помощника руководителя

Структура должности «помощник руководителя», обязанности, требования к образованию и опыту работы должны быть прописаны в должностной инструкции. Это документ, обеспечивающий прозрачность требований руководства и легкий контроль за исполнением обязанностей работника.

Должностная инструкция носит нормативный характер и обязательна к исполнению. В этом документе прописываются все тонкости работы помощника руководителя. Это практически руководство к действию. Документ включает в себя не только обязанности, но и права, ответственность и особенности решения трудовых споров.

В связи со спецификой деятельности помощника руководителя, к составлению его должностной инструкции надо отнестись с особым вниманием. Обязательно следует прописать особенности работы, нюансы организации времени труда и отдыха, компенсации за переработки.

Обратите внимание

Следует отличать должностную инструкцию ассистента от того же документа на должность «помощник руководителя проекта». Обязанности последнего часто временные, как и сама работа.

Кроме того, в должностной инструкции следует четко прописать название должности. Чаще всего указывают «секретарь», «секретарь-референт», «менеджер по направлению». Внимательно следите за тем, чтобы эта запись соответствовала действующим нормативным актам и была актуальна.

Что указать в резюме помощника руководителя

Должность личного ассистента – прекрасный старт для карьеры выпускника. Таким образом, можно получить свою первую работу и получить ни с чем не сравнимый профессиональный опыт. Однако и для соискателей с опытом эта вакансия может показаться интересной. Особенно если вы планируете сменить сферу деятельности.

Зная основные обязанности помощника руководителя, резюме составить не сложно. Данный документ предполагает, что вы ознакомились с теоретической частью вопроса и готовы приступить к работе. Внимательно изучите требования к соискателю и приступайте к написанию текста.

Данные, которые необходимо указать в резюме на соискание вакансии «ассистент» или «личный помощник руководителя»:

Полное имя фамилию и отчество, в резюме для иностранной компании допустимо только первые два.
Семейное положение. Это обязательный пункт – должность ассистента предполагает часто ненормированный рабочий день. Надо быть уверенным, что такой график не скажется отрицательно на семейных обязанностях.
Образование. Указывается в хронологическом порядке. Если вы еще учитесь – обязательно сделайте отметку о том, сколько времени потребуется для завершения. Часто работодатели берут в качестве ассистентов студентов последних курсов, с последующим карьерным продвижением. Здесь же укажите знание иностранного языка и уровень владения им.
Опыт работы. Указывают от последнего. Если такового еще нет, то перечислите свои волонтерские проекты, участие в общественной деятельности или профорганизациях, учебные практики и иные подходящие занятия. Если не можете ничего предоставить, возьмите характеристику на выпускающей кафедре и напишите что готовы ее предоставить.
Личностные характеристики. Дайте себе максимально правдивую оценку. Опишите характер с точки зрения классической психологии и обязательно отметьте свои сильные и слабые стороны.
Дополнительные сведения. Здесь следует написать, почему именно вас работодатель должен выбрать из других претендентов. Кроме того, обязательно укажите дополнительные умения, например наличие водительских прав. Еще в этом пункте будет полезно написать о наличии дополнительного образования, курсов повышения квалификации, бизнес-образования.
Контакты. Оставьте как можно больше способов связаться с вами: сотовый и домашний телефон, адрес электронной почты, скайп, ссылку на страницу в социальной сети. Указывайте только актуальные данные.

Правильно составленное резюме не останется без внимания работодателя.

Обязанности помощника руководителя подразделения

Обычно соискатели ищут работу личного ассистента руководителя. Но проще начать продвижение в данной карьерной нише, с должности «помощник руководителя отдела продаж». Обязанности этого сотрудника не так объемны, но опыт и перспективы несравнимо больше.

Основное отличие ассистентов руководителей подразделений в их более специфической и узконаправленной деятельности. Они выполняют работу, связанную с определенным направлением производства или управления. Этот опыт бесценен для дальнейшего продвижения по карьерной лестнице.

Обязанности помощника руководителя подразделения включают в себя все тоже, что и таковые у начальника предприятия. Но есть и особая специфика:

необходимость досконально знать суть производственного, управленческого или торгового процесса подразделения;
контактировать с ассистентами из других подразделений и помощником генерального директора;
вести специфическую документацию подразделения.

Перспектива карьерного роста личного ассистента

Молодые люди рассматривают эту должность как старт карьеры. Однако надо различать, какого именно продвижения вы хотите. Горизонтального или вертикального? На данном предприятии, или это лишь начальная строчка в будущем резюме? От ответов на эти вопросы зависит и стратегия дальнейших действий.

Руководство ценит хороших ассистентов, и это, к сожалению, плохо сказывается на их карьерном росте. Начальник не хочет отпускать идеального сотрудника, соглашается повышать зарплату и дает дополнительные льготы – это вариант горизонтальной карьеры. Наиболее распространен среди личных помощников.

Проще всего продвинуться по карьерной лестнице в конкретной организации с должности ассистента руководителя подразделения. На такие должности часто берут именно с перспективой узнать сотрудника лучше и обучить. Если вы хотите вертикальной карьеры – то это ваш путь.

Должность помощник руководителя – не заметная внешнему взгляду, но очень значимая для организации. Грамотный ассистент способен улучшить работоспособность начальства и обеспечить, тем самым, больше прибыли предприятию.

Источник: https://BusinessMan.ru/new-lichnyj-pomoshhnik-rukovoditelya-obyazannosti-i-trebovaniya.html

Должностная инструкция: требования к помощнику руководителя, его полномочия и права + советы по использованию своих прав

При формировании штата сотрудников, руководитель любой организации обязательно должен проинформировать наемного сотрудника о его служебных обязанностях. При написании инструкции, руководитель должен сохранять порядок расположения ее разделов, конкретную структуру.

bОбычно описывается характеристика профессии, указывается служебное положение работника в структуре, предъявляемые требования, его права и ответственность.

Помощник руководителя, как и остальные сотрудники организации, обязан действовать и соблюдать все предписания указанного документа.

Важно

Руководство пишется руководителем по установленным нормативам, не должно нарушать Трудовой кодекс РФ. Оно должно быть обязательно согласовано с соответствующими службами (юристом, начальником отдела кадров), ознакомлено с соискателем на должность, подписано обеими сторонами. При этом некоторые юристы не считают наличие такого документа обязательным для оформления служебных отношений.

Основное назначение:

помощь руководителю в его повседневной деятельности;
максимум информации об обязанностях, функциях, требованиях к сотрудникам;
в случае судебного разбирательства, будет легче доказать не соответствие занимаемой должности;
отсутствие в договоре подробной информации об особенностях функций и прямых обязанностях того или иного сотрудника;
позволяет соискателю на должность дать обоснованный отказ в связи с несоответствием предъявляемым требованиям к должности;
позволяет разграничить обязанности между работниками организации;
позволяет оценивать деятельность каждого работника;

Нормативно — правовая база для составления должностной инструкции

Она в основном выглядит следующим образом:

действующее законодательство РФ;

Должностная инструкция составлена с учетом специфики должности, устанавливает круг обязанностей. Она должна отражать фактически выполняемую помощником руководителя работу.

внутренние документы:
устав организации, распоряжения руководства, правила внутреннего распорядка и поведения.

Основные составные части инструкции:

общие ее положения. Прописываются условия зачисления в штат, процедура увольнения, субординация в организации, правила подмены помощника при его отсутствии. Указывается уровень квалификации, образование, навыки, стаж;
требования и его умения;
служебные обязанности. Указываются четко основные функции помощника;
полномочия. В этом пункте прописывается степень компетентности, права помощника;
ответственность. Прописывается общий уровень особой ответственности за совершенные в работе промахи, нарушения, указывается их перечень (по желанию руководителя);
связи по занимаемой должности. Раздел определяет круг служебного взаимодействия с другим членами коллектива. Указывается, с кем и по каким именно вопросам требуется сотрудничество.

Рассмотрим более подробно каждый раздел.

Общие положения

Основные положения:

помощник — специалист, оказывающий ему помощь в технических и документальных вопросах;
назначение на должность и освобождение от нее проводится приказом руководителя организации;
в процессе работы, помощник следует приказам и распоряжениям только руководителя;
на время его отсутствия, предусматривается адекватная замена, указывается должность его сменщика, издается приказ по организации о замене;
помощник должен иметь профильное обязательно высшее образование. Стаж по профилю — минимум два года. Возможно потребуется повышение квалификации при принятии на работу.

Должность помощника руководителя может подразумевать очень разные выполняемые функции.

Занимающий эту должность на практике, может быть:

фактически его заместителем и подчиняться непосредственно руководителю и только ему. Он часто имеет в подчинении других сотрудников;
личным помощником. Он выполняет работу секретаря и находится в приемной, относится тоже к специалистам. При этом он подчиняется не только руководителю, но и руководителю кадровой службы в части функций секретариата.

Такой помощник имеет гораздо меньше прав и полномочий, чем специалист, соответствующий по своим функциям заместителю руководителя. Он может иметь среднее образование, стаж по специальности может даже не требоваться.

Основные требования к помощнику с организационно-административными функциями:

выполнять требования трудового договора, должностной инструкции;
знать правила корпоративного этикета и делового общения;
знать досконально документооборот, ведение отчетной документации и структуру организации;
грамотно вести деловые переговоры;
уметь оформлять важные документы;
информировать руководителя в области подачи важных отчетов;
работать на ПК, пользоваться техникой в офисе (сканером и принтером) для выполнения своих прямых обязанностей;
желательно знание иностранных языков (на уровне общения);
уметь составлять типовые соглашения.

Обязанности помощника руководителя

Помощник имеет очень много обязанностей, работая непосредственно с руководителем.

Основные обязанности следующие:

выполнять неукоснительно все распоряжения, приказы руководства;
планировать распорядок дня руководителя на следующий день. Разрабатывать, согласовывать время проведения визитов, приемов. Предоставлять график руководителю своевременно;
сопровождать руководителя на приемах, в поездках;
вести прием посетителей, формировать списки посещений руководства, отвечать на телефонные звонки и представлять различные справки согласно своих полномочий;
обеспечивать деятельность руководителя, решая задачи технического характера (организовывать переговоры, встречи, заказывать билеты, бронировать гостиницы);
подготавливать заседания, встречи, совещания руководителя, оповещать всех участников о повестке дня и времени встречи;
вести протоколы хода и результатов заседаний, встреч, переговоров, оформлять документально их результаты;
координировать работу отделов, подразделений организации, согласно указаниям и приказам руководителя;
доводить до сведения руководителей структурных подразделений распоряжения руководства, контролировать сроки их выполнения;
вести прием, регистрацию документов и заявлений, представленных на подпись руководителя, передавать их руководителю;
готовить письма, запросы, другие документов по поручению руководителя;
обеспечивать учет доверенностей, которые выдает руководитель;
осуществлять самостоятельно связь с сотрудниками подразделений и других организаций, решать ряд возникающих вопросов, которые могут быть решены без руководителя;
получать необходимые сведения — собирать требуемую документации по просьбе руководителя;
готовить наглядные пособия, документацию, необходимую для проведения совещаний;
организовывать делопроизводство, руководить, контролировать деятельность делопроизводителей;
получать, регистрировать и предъявлять руководителю корреспонденцию, направленную в адрес руководителя;
общаться с посетителями. Встречать клиентов организации, персонал, вести запись и организовывает личный прием посетителей к руководителю. Так же отвечать на их вопросы, которые может самостоятельно решить.

Основные полномочия и права помощника:

регистрировать, подписывать документы в пределах своей компетентности;
получать доступ к закрытой для общего доступа информации при служебной необходимости;
изучать документы, касающиеся своей профессиональной деятельности;
знать структуру, руководящий состава все подразделения организации;
— составлять письма, запросы, иные документы, готовить ответы на запросы (по поручению руководителя);
запрашивать у представителей структурных подразделений необходимые документы, материалы, получать информацию в объеме, необходимом для осуществления своих прямых обязанностей;
знакомиться с принимаемыми решениями, приказами и распоряжениями руководителя;
участвовать в совещаниях, встречах руководителей организации;
подавать запрос руководителю на разрешение предоставить важные документы в структурные подразделения;
направлять предложения с целью улучшить свою работу и деятельность компании;
организация рабочего места руководителя, создание условий для успешной и эффективной работы.

С учетом специфики работы самой организации и особенностей работы помощника, предлагаемый перечень полномочий, прав может быть изменен, значительно расширен или, наоборот, сокращен.

Обычно заключительный пункт- положения о мерах ответственности, которые предъявляются к работнику.

Область ответственности помощника

Помощник руководителя несет ответственность за:

ненадлежащее исполнение служебных обязанностей, отказ исполнения;
нарушение сроков выполнения требуемой работы;
нарушение приказов, решений, постановлений руководителя;
действия не в пределах своей компетенции;
не приветливое, грубое обращение с партнерами организации, посетителями, сотрудниками, не соблюдение делового общения и этикета;
нанесенный материальный ущерб организации, ее контрагентам, сотрудникам;
предоставление недостоверной информации сотрудникам;
недостаточное контролирование деятельности подчиненных сотрудников;
разглашение персональных данных, конфиденциальной информации, которая имеет ограниченный доступ.

Предусмотрены наказания за:

не выполнение служебных обязанностей в полном объеме или недостаточно добросовестно (согласно Трудовому кодексу РФ);
правонарушения (согласно законодательству: административному, гражданскому, уголовному);
причиненный материальный ущерб (согласно Трудовому и Гражданскому кодексам РФ).

Предусмотренное наказание может быть в виде лишения материального вознаграждения, даже увольнения. В конце текста документа должны быть визы работников, согласующих его и подпись помощника руководителя.

Его подпись подтверждает согласие с изменениями при внесении поправок и законность данного документа.

Заключение

Должность — помощник руководителя очень многогранная, ответственная, особая должность. Он подчиняется непосредственно только руководителю и должен безукоризненно выполнять все его указания — главное в его работе. У него повышенная ответственность за недобросовестное отношение к работе. В этом случае возможны последствия с нанесением ущерба самому работодателю.

Помощник должен иметь особые личные качества: обязательность при выполнении своих функций, добросовестность, коммуникабельность, быть требовательным к себе, уметь общаться с большим количеством людей. Он должен иметь определенную врожденную харизму и обаятельность.

Мы подробно рассмотрели составные части инструкции, круг обязанностей, функций и требований. Они могут добавляться и уточняться в зависимости от специфики, величины организации.

Главное — инструкция должна составляться руководителем, согласовываться с соответствующими службами.

С ней обязательно должен быть ознакомлен соискатель этой должности под личную роспись и желательно получить ее на руки.

Деловой помощник нужен каждому руководителю, которому, при управлении большой компанией, он может доверить выполнение многих своих обязанностей. Это должен быть человек с нужными знаниями, навыками, компетенцией, которому во всем обязательно доверяешь.

Помощник — «правая рука» руководителя, обязательно умный, трудолюбивый, грамотный, надежный помощник, который в случае отсутствия руководителя, во многом может его заменить. Не даром квалификационный справочник относит его к специалистам — руководителям.

Источник: https://finanbi.ru/doljnostnaya-instrukciya-pomoshnika-rukovoditelya-obyazannosti-funkcii-i-trebovaniya-310

Должностная инструкция помощника руководителя — образец

Должностная инструкция помощника руководителя — документ, в котором четко определяется специфика задач, решаемых сотрудником на соответствующей должности, поскольку она может включать широкий круг обязанностей. На что обратить внимание при составлении инструкции, расскажем в нашей статье.

Кто такой помощник руководителя

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

Инструкция личного помощника директора

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

Итоги

Кто такой помощник руководителя

Должность «помощник генерального директора» может подразумевать очень разные трудовые функции. Сотрудник фирмы, занимающий ее, на практике может быть:

фактическим заместителем руководителя фирмы по определенным группам вопросов (например, по правовым);
личным секретарем директора.

Изучим особенности инструкций для каждой из позиций подробнее.

Должностная инструкция помощника генерального директора (заместителя)

В инструкции помощника директора по определенной группе вопросов в первую очередь фиксируется, что данный сотрудник:

относится к категории руководителей;
подчиняется непосредственно генеральному директору.

По своим полномочиям такой специалист фактически равен заместителю руководителя фирмы. К данному сотруднику предъявляются достаточно высокие квалификационные требования:

наличие высшего образования по профилю специальных вопросов (например, юридического);
длительный стаж работы — 3 года и более.

Кроме того, в инструкции для данного специалиста указывается перечень источников, которыми он должен руководствоваться.

Как правило, это весьма сложный по составу комплекс документов: в него могут входить НПА, относящиеся как к общему, так и к специальному законодательству в сфере деятельности фирмы, локальные акты, методические, учебные материалы, источники, отражающие правоприменительную практику.

Помощник директора по специальной группе вопросов часто имеет в подчинении других сотрудников, обладает большим количеством полномочий по организации деловых мероприятий, изданию приказов и распоряжений, осуществлению контроля за работой различных отделов компании.

Инструкция личного помощника директора

Должность помощника руководителя может также соответствовать позиции секретаря, выполняющего работу в приемной.

В должностной инструкции помощника руководителя, выполняющего данную функцию, может быть зафиксировано, что он:

относится к категории специалистов;
подчиняется не только генеральному директору, но и руководителю службы, отвечающему за кадровый менеджмент, в части секретарских функций.

Таким образом, помощник директора в статусе секретаря имеет несоизмеримо меньше полномочий, чем специалист, который по своим трудовым функциям соответствует заместителю гендиректора.

Это предопределяет существенно менее строгие квалификационные требования к данному работнику.

Как правило, для занятия должности ему достаточно иметь среднее образование, а требования к стажу работы для секретаря могут быть не установлены в принципе.

Совет

Перечень источников, которыми должен руководствоваться секретарь, также существенно более узкий, чем в случае с фактически заместителем директора. Как правило, речь идет об общих правовых нормах, а также локальных актах, которые непосредственно регулируют работу секретаря.

Помощник гендиректора фирмы, выполняющий трудовую функцию секретаря, чаще всего не имеет в подчинении других сотрудников. Однако он может быть наделен полномочиями по направлению запросов и распоряжений другим сотрудникам, если это необходимо для выполнения его трудовых функций.

Где скачать образец должностной инструкции помощника директора

Поскольку на практике под помощником руководителя фирмы может пониматься либо его заместитель, либо секретарь (2 несхожие по трудовым функциям и полномочиям должности), мы приводим образцы инструкций для сотрудников, занимающих каждую из этих должностей.

Скачать должностную инструкцию помощника директора, выполняющего трудовую функцию секретаря, вы можете здесь.

Скачать должностную инструкцию помощника директора

Итоги

Помощник руководителя — должность, под которой могут пониматься очень разные трудовые функции. Работодателю важно, во-первых, очень четко определить их, а во-вторых, закрепить посредством издания должностной инструкции.

Изучить особенности составления других инструкций вы можете в статьях:

Источник: https://nalog-nalog.ru/profstandarty_i_dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_pomownika_rukovoditelya_obrazec/

Должностные обязанности помощника генерального директора

На генерального директора компании возложено очень много обязанностей. С развитием организации этот круг обязанностей расширяется.

Возникает много «текучки», на которую руководителю приходится тратить время вместо решения задач, направленных непосредственно на развитие компании. Это снижает эффективность деятельности специалиста.

Часть задач, для решения которых не нужно высокой квалификации, может перепоручаться помощнику гендиректора.

Должности помощника гендиректора сложно дать определенные характеристики. Дело в том, что круг обязанностей этого специалиста определяется на основании потребностей генерального директора. Деятельность сотрудника может быть акцентирована на одном аспекте. Рассмотрим должности, в роли которых на практике работают помощники:

Делопроизводитель. Этот специалист отвечает за работу с документацией. В зоне его ответственности находятся звонки, различные повседневные задачи.
Личный помощник. Специализируется на организации рабочего дня генерального директора, деловых встреч и совещаний. Специалист также сопровождает руководителя в деловых поездках.
Заместитель гендиректора. Сотрудник имеет право принимать решения по ограниченному кругу вопросов.

Как правило, на деле помощник совмещает функции нескольких специалистов. В крупных компаниях у генерального директора может быть два помощника. К примеру, один организует рабочее время руководителя, а другой – занимается бумажными делами.

Помощник относится к категории руководителей. Подчиняется он непосредственно гендиректору. Требования, которые обычно предъявляются к сотруднику:

Высшее образование по соответствующему профилю (к примеру, юридическое).
Стаж работы от трех лет.

Как правило, в подчинении помощника гендиректора находятся другие сотрудники. Он обладает широкими полномочиями: от права на издание приказов до контроля над работой различных отделов.

ВАЖНО! Назначение помощника – это вовсе не излишество. Эта мера позволяет руководителю сосредоточиться на решении задач, которые требуют высокого профессионализма, креативности. «Текучка» же делегируется помощнику. Это значительно повышает КПД деятельности как гендиректора, так и самой компании.

Нормативно-правовая регламентация

Деятельность помощника гендиректора регламентируется нормативными актами:

Методическими рекомендациями.
Уставом.
Трудовым соглашением.
Приказами руководителя.
Должностной инструкцией.

ВАЖНО! В должностной инструкции рекомендуется максимально подробно расписать обязанности помощника гендиректора. Если какая-либо обязанность ничем не регламентирована, сотрудник вполне может от нее отказаться.

Что входит в обязанности помощника гендиректора?

Обязанности помощника гендиректора варьируются в зависимости от размера компании. В небольших компаниях сотрудники занимаются контролем над работой курьеров, менеджеров, жизнеобеспечением деятельности офиса.

В больших организациях у гендиректора, как правило, есть два помощника. Один личный помощник организует рабочий день руководителя, второй – занимается всеми прочими делами. Перечень обязанностей специалиста может значительно варьироваться.

В любом случае обязанности должны быть прописаны в должностной инструкции. Рассмотрим примерный перечень:

Организация переговоров, в том числе по телефону.
Прием корреспонденции.
Организация совещаний и собраний: подготовка сопутствующих материалов, контроль над соблюдением регламентов, оформление протоколов, стенография.
Контроль над исполнением поручений гендиректора.
Предоставление бумаг на подпись руководителю.
Прием посетителей гендиректора.
Организация командировок (к примеру, бронирование номеров, заказ билетов).
Обеспечение эффективной работы гендиректора.
Составление плана рабочего дня.
Информационное сопровождение гендиректора.
Участие в совещаниях и деловых встречах.
Организация деловых встреч.
Организация презентаций.
Подготовка отчетов о тратах.
Исполнение личных поручений.
Создание баз данных, виртуальных презентаций с помощью ПК.

Помощник – это самое приближенное к гендиректору лицо. Часто рабочий день его не нормирован. Сотрудник решает самые разнообразные задачи, поэтому он должен иметь соответствующие личные качества.

Права сотрудника

Помощник гендиректора наделяется следующими правами:

Ознакомление с проектами и решениями руководителя, касающиеся деятельности помощника.
Право на получение необходимых сведений.
Право на принятие решений в рамках должностных полномочий.

Помощника гендиректора можно наделить большими полномочиями. К примеру, сотрудник может иметь право подписи документов.

Ответственность, возложенная на помощника

Ответственность, возложенная на помощника, должна быть прописана в должностной инструкции. Сотрудник несет ответственность в следующих случаях:

Невыполнение должностных инструкций.
Действия, нарушающие законы РФ.
Причинение ущерба.

Если помощник допустил проступок, перед наложением на него ответственности проводится расследование. Оно нужно для установления степени вины. В расследовании принимают участие ключевые сотрудники компании. По его итогам составляется документ. В зависимости от степени вины, на сотрудника может накладываться взыскание. Помощник также может быть уволен.

Какие личные качества требуются от помощника?

На личного помощника возложен самый широкий круг задач. Некоторые специалисты работают по одному направлению, однако к помощнику это не относится. От него требуется многозадачность, универсальность. Рассмотрим личные качества, которыми требуется обладать помощнику гендиректора:

Проактивность, работа на опережение.
Способность предвидеть дальнейшее развитие ситуации.
Предотвращение сложностей.
Универсальность.
Адаптация к быстроменяющейся обстановке.
Свободное владение одним или несколькими иностранными языками.
Способность работать с информационными потоками.
Умение соблюдать конфиденциальность.
Способность системного анализа ситуации.
Способность предложить сразу нескольких решений.
Владение ПК на среднем и высоком уровне.
Знание основ тайм-менеджмента.
Способность координировать деятельность нескольких сотрудников.
Дипломатичность.
Коммуникабельность, способность улаживать конфликты.
Оперативная работа с большими объемами информации.
Хорошая память.
Умение расставлять приоритеты.

Помощник должен быть грамотным, устойчивым к стрессам. Желательно знание сопутствующих специальностей (к примеру, знание основ юриспруденции).

Когда гендиректору требуется личный помощник?

Помощник нанимается в том случае, если на гендиректора возложен большой перечень обязанностей. Даже если руководитель справляется с имеющимися задачами, большая часть «текучки» может тормозить работу.

Именно для работы с повседневными делами нанимается помощник. Как правило, эти сотрудники приглашаются в большие компании. Гендиректоры малых организаций в силах справиться со всей работой самостоятельно.

Источник: https://assistentus.ru/sotrudniki/pomoshchnik-generalnogo-direktora/

Должностная инструкция помощника генерального директора

Должностная инструкция помощника генерального директора. Общие сведения

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора

Надлежащее оформление должностной инструкции

Должностная инструкция помощника генерального директора. Общие сведения

Унифицированного образца должностной инструкции помощника генерального директора не существует, поэтому названный документ может составляться в свободной форме.

Требования к сотруднику, к его квалификации, а также спектр его прав и обязанностей определяются каждой организацией самостоятельно. Зачастую помощник руководителя помимо стандартных организационно-технических работ выполняет функционал специалиста по кадрам, юриста или переводчика.

Необходимо отметить, что и наименование должности сотрудника с указанным функционалом может варьироваться: помощник генерального директора,административный помощник руководителя, ассистент, секретарь, секретарь‑референт и т. д. В т. ч. не предусмотрено такой должности, как помощник руководителя, и Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94, принятым постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 № 367.

Примерная структура должностной инструкции помощника руководителя

Стандартная должностная инструкция помощника руководителя обычно включает следующие блоки:

общие положения – здесь указываются название должности, порядок назначения и увольнения сотрудника, требования к кандидату на замещение названной должности, нормативная база, должность сотрудника, которому непосредственно подчиняется помощник генерального директора;
должностные обязанности помощника руководителя – определяются в зависимости от производственных потребностей конкретного юрлица и его внутреннего трудового распорядка (рекомендации см. далее по тексту);
права помощника руководителя – в основном сводятся к получению сотрудником информации, необходимой для выполнения его должностных обязанностей, правам на нормальные условия труда и возможности принимать решения в границах своей компетенции;
ответственность сотрудника – может быть предусмотрена за ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нарушение режима коммерческой тайны, несоблюдение трудового распорядка, режима безопасности и т. д.

Образец должностной инструкции помощника руководителя можно скачать по ссылке:

Должностная инструкция – шаблон.

Как определить перечень требований и круг обязанностей помощника генерального директора

В качестве основыдля разработки должностной инструкции можно использовать Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 № 37 (далее по тексту – Справочник № 37).

В названном документе содержатся:

перечень основных должностных обязанностей;
список необходимых знаний, которыми должен обладать специалист на данной должности;
основные требования к квалификационным характеристикам сотрудника.

Например, при составлении должностной инструкции помощника генерального директора можно посмотреть характеристики и требования, предъявляемые к:

администратору;
переводчику;
специалисту по кадрам;
специалисту по связям с общественностью;
делопроизводителю;
секретарю руководителя;
юрисконсульту и т. д.

Приведенный выше перечень носит исключительно рекомендательный характер, так как должностная инструкция должна учитывать специфику организации труда, производства и управления в конкретной организации.

В Справочнике № 37 представлен лишь наиболее характерный для той или иной должности спектр функций, поэтому при разработке должностных инструкций разрешается расширение ли сужение перечня работ с учетом особенностей конкретной организации. Перечисленные там же стандартные требования к необходимой специальной подготовке работников в рассматриваемой ситуации опять же могут быть изменены.

Надлежащее оформление должностной инструкции

Должностная инструкция составляется в письменном варианте.

Стандартный макет должностной инструкции, которой должен руководствоваться помощник генерального директора, должен предусматривать следующие реквизиты:

наименование организации;
гриф об утверждении (наименование должности лица, уполномоченного утверждать должностные инструкции в данной организации, его подпись с расшифровкой);
ссылка на документ, в соответствии с которым разработана должностная инструкция (наименование, номер и дата принятия такого документа);
подпись руководителя структурного подразделения, разработавшего должностную инструкцию, с расшифровкой. Стандартно разработкой такой документации занимается кадровая служба, но, в зависимости от правил внутреннего трудового распорядка, это может быть и иное структурное подразделение;
гриф согласования (обычно согласование производится юридической службой предприятия, но, в зависимости от внутренней организации работы юрлица, это может быть и иное структурное подразделение). Данный реквизит включает наименование должности уполномоченного на согласование документа лица, его личную подпись с расшифровкой и дату согласования;
отметка об ознакомлении с должностной инструкцией (требования должностной инструкции становятся обязательными для сотрудника с момента его ознакомления с названным документом под расписку и до переведения на иную должность или расторжения трудовых отношений).

Согласованную и утвержденную инструкцию необходимо:

пронумеровать;
прошнуровать;
заверить печатью организации (при наличии);
сдать на хранение в соответствующее структурное подразделение организации (обычно это отдел кадров).

Итак, помощник генерального директора может выполнять достаточно широкий спектр обязанностей, поэтому составить универсальный образец должностной инструкции для этой категории сотрудников не представляется возможным – стандартное содержание документа дополняется и перерабатывается в зависимости от потребностей конкретного предприятия. Для удобства при составлении должностной инструкции могут быть использованы специальные справочники и классификаторы должностей.

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_pomownika_generalnogo_direktora/

Должностная инструкция помощника руководителя

+38 (057) 764-03-00

+38 (099) 200-55-70

+38 (067) 421-15-45

+38 (063) 95-999-55

все контакты

← Вернуться на страницу Должностные инструкции

I. Общие положения

Помощник руководителя относится к категории технических исполнителей.
На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
Назначение на должность помощника руководителя и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению ________________.
Помощник руководителя должен знать:

Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
Организацию делопроизводства.
Методы оформления и обработки документов.
Архивное дело.
Машинопись.
Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
Правила создания деловых документов с использованием типовых форм.
Основы этики и эстетики.
Правила делового общения.
Правила эксплуатации вычислительной техники.
Основы административного права и законодательства о труде.
Правила внутреннего трудового распорядка.
Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Помощник подчиняется непосредственно руководителю __________________ (предприятия; структурного подразделения организации).
На время отсутствия помощника руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Помощник руководителя:

Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

III. Права

Помощник руководителя имеет право:

Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.
Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.
В пределах своей компетенции сообщать непосредственному руководителю обо всех недостатках, выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей, и вносить предложения по их устранению.
Запрашивать лично или по поручению руководства предприятия от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав.

IV. Ответственность

Помощник руководителя несет ответственность:

За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.
За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.
За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

Источник: https://interkolo.com/page-job_instructions_9.html