Акт приема — передачи трудовых книжек — образец

Акт передачи трудовых книжек образец

Ведение и учет трудовых книжек на предприятии регулируется законодательством. Работодатель должен обеспечить сохранность этих документов. Поэтому необходима периодическая проверка трудовых книжек, особенно при смене лица, которое назначено ответственным за их ведение.

Любая передача трудовых книжек должна быть зафиксирована документально, чтобы работодатель в любой момент мог предоставить сведения об их движении. Акт передачи составляется, когда перемещается большое количество книжек. Это может быть в следующих случаях:

  • Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
  • Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
  • Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.

Иначе говоря, любая передача книжек, за исключением временной выдачи на руки владельцу, должна быть оформлена актом.

Акт должен составляться комиссией, которая должна состоять из трех человек и более. Она назначается приказом организации.

Лицо, передающее бланки и лицо, их принимающее в состав комиссии не должны входить.

Обратите внимание

В комиссии назначается председатель, который и руководит передачей трудовых книжек.

В конце акта все члены комиссии должны поставить свои подписи.

Утверждает акт руководитель предприятия. Если книжки передаются из одной организации в другую, то утвердить акт может руководитель любой из них.

Скачать заполненный образец акта можно ниже. А сейчас мы расскажем о порядке и правилах заполнения этого документа.

Бланк акта приема — передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:

  • Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
  • Дата и место составления документа.
  • В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
  • Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
  • Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
  • Итоговое количество книжек.
  • Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.

В акт также можно внести сведения о сотрудниках, работающих по совместительству, на которых не ведется книжка и о наличии чистых бланков и вкладышей.

Акт составляется в 2 экземплярах, которые хранятся у передающей и принимающей стороны.

При составлении акта нужно соблюдать следующие правила делопроизводства:

  • Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
  • Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
  • Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
  • Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;

Если акт составлен с нарушениями требования, то он не будет иметь силы юридического документа.

При перемещении трудовых от одного работодателя к другому, либо при смене лиц, ответственных за их ведение, составляется акт передачи трудовых книжек. Образец скачать можно по ссылке ниже, либо составить самостоятельно. Но при этом он должен содержать сведения о передаваемых книжках и лицах, которые участвуют в передаче.

Кадровое делопроизводство | 16:14 2 августа 2016

Приказ о премировании

Кадровое делопроизводство | 14:21 23 июня 2015

Источник: http://mari-a.ru/akty/akt-peredachi-trudovyx-knizhek-obrazec

Акт передачи трудовых книжек

Составляется акт в единственном экземпляре, который после оформления надлежащим образом и окончательного завершения приема-передачи документов передается на хранение в архив компании, где он и должен содержаться на протяжении установленного законом периода.

  1. Сначала необходимо издать от лица руководителя компании приказ, в котором будет указана необходимость передачи документов и назначено новое ответственное лицо.
  2. Затем на основании этого приказа производится непосредственная передача трудовых книжек, вкладышей в них и чистых бланков, которая должна сопровождаться их ревизией, т.е. осмотром, проверкой, и подсчетом.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Составление же акта приема-передачи трудовых книжек понадобится для передачи хранящихся у работодателя трудовых книжек от одного уполномоченного лица другому, т.к. вместе с такой передачей переходит и соответствующая статусу этих документов ответственность.

К примеру, кадровый работник, ответственный за хранение и ведение трудовых книжек, принял решение уволиться, о чем сообщил работодателю в соответствующем заявлении. Работодателю в этом случае надлежит назначить лицо, временно исполняющее обязанности увольняемого кадрового работника и организовывать передачу дел.

Акты по трудовой книжке

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа.

В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления.

Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Испорченные при заполнении бланки и вкладыши подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

Для того, чтобы списать испорченные документы, руководитель должен издать приказ, который бы разрешал создание комиссии для проведения списания. Сформированной комиссии предъявляются испорченные бланки.

Составляется акт на списание трудовых книжек, образец заполнения смотрите ниже. В нем указываются номера книжек, их количество, причины списания. Далее происходит их уничтожение.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Документ составляется в свободной форме, но с указанием некоторых обязательных реквизитов. В акте приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них указываются ФИО и должности составителя акта и как минимум двух свидетелей. Кроме того, в документе содержится такая информация, как должности и ФИО лиц, предающих и принимающих трудовые книжки.

  • фамилия, имя и отчество владельца;
  • серия и номер вкладыша;
  • сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления;
  • общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками.

Акт передачи трудовых книжек образец

  • Акт составляется в письменном виде, заполняется на компьютере или пишется от руки;
  • Документ не должен содержать помарок или исправлений. Написанный от руки должен быть полностью читаемым;
  • Все подписи должны быть проставлены лично их владельцами;
  • Если в акте больше одного листа, то все страницы нумеруются и сшиваются;
  • Смена лица, на которое в организации возложена обязанность по ведению и учету этих документов;
  • Реорганизация юридического лица, в случае, когда происходит выделение нового предприятия, либо одно поглощает другое.
  • Передача части трудовых книжек в обособленные структурные подразделения и т.д.

Передача кадровых документов от одного работника службы кадров другому оформляется актом приемки-передачи дел. В частности, такой порядок применяется и в отношении перемещения трудовых книжек (с вкладышами) штатного состава предприятия. Бланк акта передачи трудовых книжек составляется для внутреннего пользования и имеет утвержденную на предприятии форму.

Сопровождающий процедуру акт содержит всю информацию о передаваемых документах: полный алфавитный список трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника с отметкой об отсутствии (наличии) вкладыша, а также кратким описанием состояния документов.

Акт приема-передачи кадровых документов

Акт приема-передачи кадровых документов — образец 2016 года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации. О том, когда пригодится акт приема-передачи кадровых документов и каково его основное содержание, расскажет эта статья.

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Всю работу с этими документами в организации осуществляет специально уполномоченное для этих целей лицо, назначаемое приказом руководителя. Чаще всего, таким уполномоченным лицом становится сотрудник службы кадров предприятия.

За нарушение утвержденного порядка работы с содержащими персональные сведения о трудовом опыте и стаже работников документами, уполномоченные лица компании несут ответственность в виде уплаты штрафа в размере от 5 до 500 МРОТ.

При выявлении повторных нарушений решением суда нерадивый сотрудник может быть лишен права исполнять свои обязанности на срок до 3 лет.

  • ФИО работника;
  • отметка о наличии или отсутствии вкладыша;
  • перечень серий и номеров трудовых книжек, а также приложенных к ним вкладышей;
  • краткое описание состояния документов, замечания к их содержанию;
  • общее количество оформленных трудовых книжек;
  • список хранящихся в архиве предприятия трудовых книжек, невостребованных сотрудниками, не состоящими более в штате.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек — образец

В этом же акте проверяющая комиссия обязана зафиксировать приемку новых бланков и вкладышей. В акте должны быть указаны инициалы и должности составителя акта и присутствующих при передаче лиц. Кроме этого, в документ вносится следующая информация:

  • фамилия, имя и отчество служащего;
  • серия, порядковый номер вкладыша;
  • любые замечания, вызванные неправильно оформленными документами;
  • полная информация об отсутствии в отделе или о любом повреждении;
  • итоговое количество документов, в том числе количество невостребованных документов ранее уволенными трудящимися;

Читать еще —>  Как получить путевку в санаторий ветерану боевых действий

Источник: http://firstjurist.ru/pereplanirovka/akt-peredachi-trudovyh-knizhek

Акт приема передачи трудовой книжки образец

Сопровождающий процедуру акт содержит всю информацию о передаваемых документах: полный алфавитный список трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого сотрудника с отметкой об отсутствии (наличии) вкладыша, а также кратким описанием состояния документов.

Передача кадровых документов от одного работника службы кадров другому оформляется актом приемки-передачи дел. В частности, такой порядок применяется и в отношении перемещения трудовых книжек (с вкладышами) штатного состава предприятия. Бланк акта передачи трудовых книжек составляется для внутреннего пользования и имеет утвержденную на предприятии форму.

Акты по трудовой книжке

Составляется для передачи другому сотруднику кадровой службы, назначенному приказом руководителя ответственным за ведение и хранение бланков. Документы в этом случае передаются по акту в соответствии с книгой учета движения книжек. В нем указывается перечень передаваемых документов, также вносится информация о наличие вкладышей. После этого производится передача.

Читайте также:  Увольнение по сокращению штатов досрочно по инициативе работника – образец приказа

В день увольнения сотруднику возвращается книжка. В случае, если по каким-то причинам он отказывается ее забирать, составляется акт. Он подписывается сотрудником отдела кадров, а также двумя свидетелями отказа.

В нем указывается ФИО работника, должность, причина увольнения, а также то, что ему было предложено получить документ в отделе кадров предприятия. Желательно указать мотивы отказа от получения и дату составления.

Это имеет большое значение при возникновении трудовых споров.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Составление же акта приема-передачи трудовых книжек понадобится для передачи хранящихся у работодателя трудовых книжек от одного уполномоченного лица другому, т.к. вместе с такой передачей переходит и соответствующая статусу этих документов ответственность.

Трудовая книжка является основным документом, подтверждающим стаж работы, а также все важные события в трудовой деятельности каждого работника (увольнение, трудоустройство, награды). Законодательством установлен статус этого документа – он является бланком строгой отчетности (БСО), который нуждается в особом порядке хранения и учета.

Статус БСО обязывает должностных лиц, уполномоченных на хранение трудовых книжек, относиться к этому документу с особым вниманием. К примеру, если должностное лицо, ответственное за хранение трудовых книжек, временно нетрудоспособно или увольняется, ему во избежание неблагоприятных последствий необходимо передать соответствующую обязанность по хранению другому лицу.

Для этого потребуется акт передачи трудовых книжек.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума. Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Ведение и содержание трудовых книжек на предприятии должно вестись в определенном порядке. В частности, существуют строгие нормы по передаче данных документов от одного сотрудника другому. Эта процедура проводится в тех случаях, когда, например, происходит увольнение работника, в компетенцию которого входило работа с трудовыми книжками или же перевод его на другую должность.

И в подобной ситуации, учитывая, что трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, находящиеся под персональных контролем уполномоченного сотрудника, нового приказа о вменении обязанностей по ведению кадровой работы другому работнику будет не достаточно. Нужно будет составить еще и акт о приеме и передаче оговоренных документов, взяв за основу книгу учета движения книжек.

Важно

Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения.

Интересное:  Алименты после 18 лет если ребенок учится на дневном отделении

Акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей в них

Поскольку обязанность по учету и хранению трудовых книжек возлагается на работодателя (п. 45 Постановления Пра­вительства РФ от 16.04.2003г. № 225 «О трудовых книжках»), новый работник, ответственный за ведение, должен получить трудовые книжки и их бланки в соответствии с соответствующим документом.

Акт составляется по результатам проверки фактического наличия в организации трудовых книжек, включая невостребованные уволенными работниками.

Составление акта очень важно, это позволит провести учет имеющихся, выявить отсутствующие и снять с нового сотрудника ответственность за отсутствующие ранее трудовые книжки.

  • фамилия, имя и отчество владельца;
  • серия и номер вкладыша;
  • сведения об отсутствии (повреждении) документов и замечания по поводу их содержания и оформления;
  • общее количество трудовых книжек и вкладышей, включая невостребованные ранее уволенными сотрудниками.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Бланк акта приема — передачи трудовых книжек не утвержден на законодательном уровне, поэтому организация может разработать его самостоятельно. В сложившейся практике кадрового делопроизводства акт проверки трудовых книжек содержит следующие реквизиты и сведения:

  • Полное наименование организации. Акт можно составлять на официальном бланке компании.
  • Дата и место составления документа.
  • В правом углу ставиться гриф утверждения. Если у юридического лица есть печать, то она ставится на подпись руководителя.
  • Состав комиссии и причина передачи трудовых книжек.
  • Сведения о передаваемых книжках. Это самый главный раздел акта. Для удобства восприятия информации составляют таблицу, в которую вносят следующие данные: ФИО владельца книжки, ее серия и номер, особые отметки (например, невостребованная книжка или выдана владельцу на руки). Вкладыши указывают отдельно.
  • Итоговое количество книжек.
  • Подписи должностных лиц, участвующих в передачи: члены комиссии и работники, сдающие и принимающие трудовые.

Интересное:  Выплаты по декретному отпуску в 2019 году

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек — образец

В этом же акте проверяющая комиссия обязана зафиксировать приемку новых бланков и вкладышей. В акте должны быть указаны инициалы и должности составителя акта и присутствующих при передаче лиц. Кроме этого, в документ вносится следующая информация:

Кроме обязательных документов кадровому сотруднику обязательно следует передать еще и книгу учета движения документов, которая ведется с целью фиксирования подписи служащих, в том числе уволенных, и всегда ведется только вручную. При ее утрате невозможно больше никогда восстановить все занесенные в нее данные. Обязательно стоит проверить, действительно ли соответствуют записи в трудовых книжках записям, зафиксированным в Книге учета.

Как при увольнении составить акт приема передачи дел, образец документа

Акт приема передачи дел при увольнении составляется по образцу и позволяет снять ответственность с вступающего в должность сотрудника за действия предшественника. Поскольку порядок передачи и форма акта законодательством не регулируется, руководитель самостоятельно организовывает этот процесс.

Увольнение кассира, завсклада и иных материально ответственных работников осуществляется по согласованию с главным бухгалтером. Прежде чем уйти, они обязаны передать в сохранном виде вверенные товарно-материальные ценности или возместить ущерб, причиненный работодателю.

Акт приема-передачи трудовых книжек

При данных обстоятельствах все стороны заинтересованы в достоверности передаваемых данных. Согласно приказу по организации, на лиц, передающих и принимающих, ложится обязанность по сохранности документов, а за ненадлежащее хранение и ведение полагается административная ответственность.

Как уже было сказано, за ведение журналов отвечает уполномоченный сотрудник, назначаемый специальным приказом по организации. Но может случиться так, что этот работник заболеет, уйдет в отпуск или предприятие будет реорганизовано через присоединение.

Следовательно, и ведение трудовых будет поручено стороннему лицу. И в этом случае просто составить приказ о временном выполнении обязанностей по кадровому делопроизводству будет недостаточно.

Необходимо будет сформировать акт приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним.

02 Июл 2018      glavurist         106      

Источник: http://mainurist.ru/pensii-i-posobiya/akt-priema-peredachi-trudovoj-knizhki-obrazets

Образец приказа о передаче личных дел и трудовых книжек

Важно обратить внимание на правильность составления документов с точки зрения делопроизводства, соответствие действующему законодательству с учетом последних изменений. Также необходимо проверить правильность формирования документов в дела в соответствии с предписанным сроком хранения.

Следующим шагом проверки кадровой документации является выявление недостающих документов. Для этого составляем список обязательных кадровых документов, отражающий особенности организационной структуры и условия труда работников компании.

Существует перечень документов, обязательность которых для каждой организации прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами (таблица на стр. 40)*.

Совет

Обязательные документы кадровой службы Документ Ссылка на нормативный правовой акт Срок хранения Правила внутреннего трудового распорядка Ст. 189, 190 ТК РФ 1 год (после замены новыми) (ст.

ВажноВнимание: к трудовым книжкам нужен отдельный подход, чтобы не упустить нарушений, ведь пока они в ходу, ответственность за правильное оформление несёт работающий кадровик. Поэтому лучше оформить книжки отдельным документом. Акт приёма передачи трудовых книжек Этот документ должен содержать данные всех имеющихся трудовых книжек:

  • ФИО работника;
  • серия и номер книжки (и вкладыша);
  • наличие записи о работе.

Можно включить в акт сведения:

  • о невостребованных трудовых;
  • о наличии бланков книжек и вкладышей.

Пример акта можете взять здесь.

Если документы передать некому Допустим, вы устраиваетесь кадровиком, а приём передача дел никем не оформлена.

Как передать кадровые документы новому кадровику

  • Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
  • Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
  • Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
  • Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
  • Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
  • номер подпункта;
  • наименования документов и дел;
  • периоды или годы ведения документов/дел;
  • количество документов;
  • общее количество страниц;
  • примечание.

К примеру, строка таблицы может быть заполнена так: «Передаются: 1. Приказы по личному составу.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Внимание

Если вы покидаете компанию,можете достойно расстаться с работодателем, показав результаты своей работы и получив положительные рекомендации. Процедура передачи кадровой документации не нашла своего отражения в нормативно-правовых актах.

Тем не менее на практике сложились определенные правила ее проведения. Они обусловлены достижением определенных целей, которые преследуют заинтересованные стороны.

Акт приема передачи трудовых книжек образец бланк

Все листы следует скрепить суровой нитью, затем на последней внешней странице рядом с крепежом поставить печать и написать количество листов, дату оформления акта и удостоверить эти сведения нужными подписями.

При заполнении акта приема-передачи трудовых книжек важно стремиться не допускать ошибок и помарок, поскольку внесение в него недостоверных или даже ложных сведений может обернуться неприятными последствиями для ответственных сотрудников. Если же ошибок избежать не удалось, их следует аккуратно подкорректировать и заверить надписью «исправленному верить».

Не надо забывать о том, что в случае необходимости, документ может послужить доказательством при решении разногласий через судебную инстанцию.

Акты по трудовой книжке

Информация о передаче оформляется специальным актом, кроме того, это действие быть зафиксировано в журнале учета движения трудовых книжек.

Если соблюсти всю процедуру «от а до я», то риск столкнуться с потерей документов, возникновением разногласий и споров по поводу них снизится до минимума.

Грамотно проведенный процесс позволяет также снять с нового работника ответственность административного характера за отсутствие тех или иных трудовых книжек или вкладышей.

Создание комиссии Если предприятие крупное и документов, подлежащих передаче много, то для проведения и оформления этой процедуры необходимо создание специальной комиссии. В нее могут войти сотрудники разных подразделений фирмы, в составе не менее двух человек.
Комиссия также назначается путем выпуска отдельного приказа руководителя компании.

Кадровая служба с нуля

  • порядковый номер;
  • фамилия, имя, отчество каждого работника, чья книга о труде храниться на предприятии с указанием занимаемой должности;
  • серия, номер книжки о труде и вкладыша при его наличии;
  • дата поступления либо заведения книжки на предприятии;
  • примечание, в котором отражаются сведения, относящиеся к некоторым характеристикам оговоренного документа, к примеру, состояние трудовой книжки, невостребованность после увольнения.
Читайте также:  Рабочее время несовершеннолетних работников

Внизу таблицы приводятся обобщенные данные.

Источник: http://law-uradres.ru/obrazets-prikaza-o-peredache-lichnyh-del-i-trudovyh-knizhek/

Акт приема передачи трудовых книжек — образец оформления

Увольнение кадрового работника всегда связано с длительными бюрократическими процедурами, утвержденными на законодательном уровне. Во время передачи дел принятому на эту должность служащему всегда требуется составление акта приема-передачи трудовых книжек строго в соответствии с утвержденным в министерстве образцом.

Составление этого акта вынужденная мера, введенная для снятия с вновь прибывшего сотрудника любой, даже административной ответственности за отсутствующие, но числящиеся в отделе кадров трудовые книжки. Во время согласованной с работодателем проверки также обязательно проводится дополнительный осмотр их состояния.

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

Это быстро и !

Что означает акт передачи-приема

Любой наниматель, подчиняясь приказу Правительства России от 16 Апреля 2003г. № 225 «О трудовых книжках», обязан организовать работу отдела кадров по надлежащей сохранности и учету установленных законодательством документов. Поэтому при передаче всех дел очень важно оформить прием служащим трудовых и всех бланков строго по всем правилами.

Акт – это официальный документ, составленный членами созданной комиссии и несколькими заинтересованными лицами, подтверждающими проведенную ревизию.

После проведенной проверки фактического наличия на предприятии трудовых книжек, с обязательным включением невостребованных уволенными сотрудниками, и после последующей приемки документов новым кадровым специалистом составляется акт.

Кроме составления акта следует также соблюдать правила и специальные инструкции о порядке составления актов, разработанные государственными ведомствами.

Обратите внимание

Все члены комиссии, закрепленные приказом по организации за процессом передачи документов, обязательно следят за правильностью оформления акта и соответствием внесенных в него данных, после чего расписываются в нем.

Акт заверяется официальной печатью организации и передается на последующее хранение в отдел кадров.

Аналогичный порядок передачи используется и в отношении любого перемещения трудовых книжек с вкладышами по предприятию.

Дополнительные документы

Кроме обязательных документов кадровому сотруднику обязательно следует передать еще и книгу учета движения документов, которая ведется с целью фиксирования подписи служащих, в том числе уволенных, и всегда ведется только вручную. При ее утрате невозможно больше никогда восстановить все занесенные в нее данные. Обязательно стоит проверить, действительно ли соответствуют записи в трудовых книжках записям, зафиксированным в Книге учета.

Сотрудник, начиная свою работу, должен заботиться о наличии в отделе запасных бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Такой запас предусмотрен на законодательном уровне, а точнее, в правилах ведения и сохранности пункт № 44, утверждённым приказом Правительства России №225.

Структура акта

Акта приема-передачи – это унифицированная форма, которая утверждена соответствующими нормативными актами и обязательна для всех организаций. Сопровождающий данную процедуру передачи документов акт содержит всю необходимую информацию:

  • полный перечень всех находящихся в организации трудовых книжек с указанием фамилии, имени и отчества каждого работника в алфавитном порядке с отметкой о наличии или отсутствии вкладыша;
  • тщательное описание состояния документов (ветхие, нормальные);
  • полный список всех должностей, фамилии, имя и отчество комиссионных сотрудников, участвующих в процедуре их передачи-приема;

В акте обязательно должна оставаться пустая графа, в которую вносятся сведения о количестве незаполненных бланков трудовых книжек. Здесь также фиксируется количество переданных новых бланков и вкладышей в них.

Содержание акта

Образец акта приема-передачи обязательно содержит ниже перечисленные данные:

  • фамилия, имя и отчество служащего;
  • серия, порядковый номер вкладыша;
  • любые замечания, вызванные неправильно оформленными документами;
  • полная информация об отсутствии в отделе или о любом повреждении;
  • итоговое количество документов, в том числе количество невостребованных документов ранее уволенными трудящимися;

В этом же акте проверяющая комиссия обязана зафиксировать приемку новых бланков и вкладышей. В акте должны быть указаны инициалы и должности составителя акта и присутствующих при передаче лиц. Кроме этого, в документ вносится следующая информация:

  • дата составления акта;
  • занимаемая должность, Ф.И.О. передающего лица;
  • Ф.И.О. и должность принимающего все документы лица.

Образец акта

¦ №¦Фамилия, имя, Отчество¦ Номер, серия бланка ¦ Примечания ¦

¦ п/п¦ отчество ¦ трудовой книжки, ¦ ¦

¦ ¦ владельца ¦ вкладыша в нее ¦ ¦

____________________________________

1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦

—————————————————————————————————-

¦ 1 ¦Агузарова ¦Трудовая книжка серия ¦Трудовая книжка находится ¦

¦ ¦Епифания ¦АТ-IV N 5869599 ¦книжка работника ¦

¦ ¦Сергеевна ¦Вкладыш в трудовую книжку ¦ ¦

¦ ¦ ¦ серия TК-E № 6098014 ¦ ¦

————————-/—————————/————————————–

¦ 2 ¦Баранов ¦Трудовая книжка ¦В трудовой книжке ¦

¦ ¦Сергей ¦серия TК-E № 2362992 ¦ ветхое состояние ¦

¦ ¦Владиславович ¦ ¦уволен 15.04.2009 ¦

————-/————————–/———————————————–

¦ 3 ¦… ¦…

—————-*———————-*——————————————————–

¦ 84 ¦Чериковский ¦Трудовая книжка ¦Трудовая невостребованная ¦

¦ ¦Андрей ¦ серия TК-E № 029641 ¦отсутствует запись ¦

¦ ¦Леонидович ¦ ¦переведен на другое предприятие¦

Итого: вкладышей- 15 шт, трудовых книжек – 84 (в том числе пять невостребованных. Всего вкладышей и трудовых книжек – 99.

Также сотруднику передаются нижерасположенные бланки трудовых книжек и вкладышей в них:

————*——————————-*——————————————

¦ Вид бланка ¦ Серия ¦ Номер ¦ Вид бланка ¦ Серия ¦ Номер ¦

*———————*———————————*———————

¦ 1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦ 6

*———————*———————————*———————

¦Трудовая ¦ТК ¦123456 ¦Вкладыш в трудовую ¦ВК ¦012345 ¦

¦книжка +——–+———+книжку +———-+———+

¦ ¦ТК ¦4567890 ¦ ¦ВК ¦4567890 ¦

*———————*———————————*———————

Итого: бланков вкладышей – 7; бланков трудовых книжек – 6.

Всего бланков – 13.

Сдала:           Ф.И.О.

Приняла:     Ф.И.О.

https://www.youtube.com/watch?v=LbwLCHZyaPQ

Члены комиссии:

Экономист       Ф.И.О.   подпись

Юрисконсульт         Ф.И.О.   подпись

Секретарь                 Ф.И.О.   подпись

После завершения передачи и составления акта уволенный кадровый работник уже не несет ответственности за документы. Но, прежде чем передавать все дела в присутствии комиссии, стоит самостоятельно оценить текущее состояние дел, чтобы во время передачи и проверки не было негативных моментов, связанных с неправильно оформленными или отсутствующими кадровыми книжками.

Источник: https://arenateam.ru/upravlenie/kadrovyj-uchet/trudovaya/akt-priema-peredachi.html

Акт приема-передачи кадровых документов — образец

Акт приема-передачи кадровых документов — образец 2016 года может быть полезен юристам, а также специалистам, ведущим кадровое делопроизводство, в качестве шаблонной документации. О том, когда пригодится акт приема-передачи кадровых документов и каково его основное содержание, расскажет эта статья. 

В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов?

Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание

В каких случаях оформляется акт приема-передачи кадровых документов?

Оформление акта приема-передачи кадровой документации всегда должно сопровождать смену ответственного за кадровое делопроизводство сотрудника.

Несмотря на то что порядок сдачи документов кадровых подразделений организаций в законодательстве не определен и, соответственно, обязанности составлять и подписывать акт приема-передачи у трудящихся нет, задокументированная передача кадровых бумаг позволяет не только зафиксировать комплектность документов на момент замены сотрудника, но и лишний раз систематизировать документооборот.

Непосредственно оформлению акта приема-передачи документов должны предшествовать:

  • организация комиссии (необязательно, но крайне желательно — члены комиссии смогут зафиксировать факт приема-передачи всех необходимых документов);
  • сверка наличия, содержания, регистрации и формы хранения деловых бумаг.

После сверки комплектности документации оформляется акт приема-передачи кадровых документов

Образец акта передачи кадровых документов: основное содержание

Скачать форму акта

Единой формы акта передачи кадровой документации законом не предусмотрено, поэтому каждое предприятие вправе самостоятельно разработать этот документ, руководствуясь собственной системой документооборота и удобством в использовании указанного акта. Между тем практикой кадрового делопроизводства выработан акт приема-передачи документации, оптимальный по форме и содержанию.

Образец акта передачи кадровых документов представляет собой шаблонную документацию, содержащую следующую информацию:

  1. Данные компании, где происходит передача кадровых бумаг.
  2. Дата, время и место совершения инвентаризации кадровых документов.
  3. Информация об утверждении акта руководством организации (дата утверждения, данные руководителя, подпись).
  4. Состав комиссии с указанием фамилий, имен, отчеств и должностей ее членов.
  5. Данные о прочих присутствующих при передаче дел лицах (как правило, это сдающий и принимающий документы сотрудники в том случае, если они не включены в состав комиссии).
  6. Информация о том, кто передает и кто принимает документы, по состоянию на какую дату.
  7. Перечень передаваемой документации традиционно расписывается в таблице, содержащей такие графы:
    • номер подпункта;
    • наименования документов и дел;
    • периоды или годы ведения документов/дел;
    • количество документов;
    • общее количество страниц;
    • примечание.

К примеру, строка таблицы может быть заполнена так:

«Передаются: 1. Приказы по личному составу. За период: 2011–2016 годы. Количество: 72. Количество страниц: 94».

  1. После перечисления в таблице всей передаваемой документации необходимо отразить все обнаруженные недостатки и особенности кадрового делопроизводства.
  2. Далее свои подписи ставят сотрудники, сдающие и принимающие документацию, а также все члены комиссии.

ВАЖНО: в связи с тем, что ответственный за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек назначается отдельным приказом (п.

 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225), передачу трудовых книжек, включая ранее не востребованные уволенными сотрудниками и чистые бланки, рекомендуется осуществлять отдельным актом приема-передачи.

Таким образом, практикой кадрового делопроизводства определено стандартное содержание акта приема-передачи кадровой документации, которое каждый работодатель может откорректировать в угоду сложившимся правилам делопроизводства на конкретном предприятии.

Источник: https://nsovetnik.ru/kadrovye_dokumenty/akt_priemaperedachi_kadrovyh_dokumentov_obrazec/

Акт приема-передачи трудовых книжек: особенности документа и требования к его составлению и оформлению

Трудовая книжка заводится при первом официальном трудоустройстве гражданина, после чего в нее вносится вся основная информация о его трудовой деятельности. Главная функция трудовых книжек заключается в отражении фактического трудового стажа, причин увольнения с каждого из мест работы, а также сведений об образовании, квалификации и наличии трудовых поощрений либо взысканий.

Все операции по ведению и хранению данных документов осуществляются уполномоченными сотрудниками кадровых служб организаций-работодателей в соответствии с законодательно утвержденными правилами.

Кроме того, законодательством также строго регламентирована процедура передачи хранящихся в организации действительных трудовых книжек (а также чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.

Одним из основных документов, обязательных к составлению (и последующему хранению в течение законодательно утвержденного срока) при реализации означенной процедуры, является акт приема-передачи трудовых книжек.

Передача полномочий по ведению, хранению и учету трудовых книжек

В том случае, если ответственный за ведение, хранение и учет трудовых книжек сотрудник больше не может исполнять свои трудовые обязанности в означенной части (чаще всего – по причинам увольнения либо перевода на другую должность), вместе со своими полномочиями он также передает новому ответственному лицу хранящиеся в организации трудовые книжки сотрудников, а также чистые бланки.

В соответствии с требованиями законодательства, процедура передачи требует документального оформления, прежде всего – составления соответствующего приказа руководителя организации, а также акта приема-передачи:

  1. В приказе приводятся основания для назначения нового лица, ответственного за ведение, хранение и учет трудовых книжек.
  2. Приемо-передаточный акт составляется на основании приказа. В свою очередь, на основании акта осуществляется непосредственно передача книжек (в т. ч. вкладышей и чистых бланков) от одного уполномоченного лица другому.
Читайте также:  Можно ли оспорить дарственную на квартиру после смерти дарителя?

Процедура передачи в обязательном порядке должна сопровождаться ревизией – проверкой состояния самих документов, внесенной в них информации, а также их подсчетом и сверкой с существующими данными.

В случае необходимости, для осуществления рассматриваемой процедуры также может быть учреждена специальная комиссия в составе как минимум двух сотрудников организации. По окончании процедуры приема-передачи все сведения о ней фиксируются в журнале учета движения трудовых книжек, также передающемся в ведение нового ответственного лица.

Акт приема-передачи трудовых книжек

Законодательно установленной формы акта приема-передачи трудовых книжек не существует. При этом в большинстве организаций, как правило, имеется собственный утвержденный шаблон данного документа, составленный с учетом конкретных пожеланий и требований руководства к кадровому делопроизводству.

Несмотря на отсутствие унифицированной формы, каждый акт приема-передачи должен содержать сведения:

  • об организации: наименование, правовой статус, место государственной регистрации;
  • о передающей и принимающей сторонах (а также о составе комиссии при условии ее наличия): фамилии, инициалы и занимаемые должности;
  • о передаваемых документах: подробная опись книжек, вкладышей к ним, а также новых бланков.

Оформление

Акт приема-передачи должен быть составлен на чистом листе формата A4 либо на бланке организации. При этом документ может быть написан как от руки, так и создан в электронном виде и распечатан на принтере. При этом независимо от способа составления, подписи всех ответственных лиц ставятся от руки.

Документ может быть оформлен как на одном листе, так и на нескольких – в зависимости от количества передаваемых экземпляров книжек и бланков. После составления акта все листы сшиваются нитью, на последней внешней странице указывается общее количество листов и дата оформления акта. Затем проставляются подписи сторон, а также печать организации (поверх сшивающей нити).

При составлении акта желательно избегать ошибок и неточностей, поскольку последующее обнаружение в нем тех или иных сведений, полностью или частично не соответствующих действительности, чревато для ответственных сотрудников административной ответственностью со стороны государства и различного рода взысканиями со стороны организации-работодателя.

Корректировка сведений допускается лишь в ходе процедуры приема-передачи: обязательное условие при этом – визирование всех исправлений подписями сторон и надписью «исправленному верить» либо аналогичной по смыслу.

Составление

Существующий на практике порядок составления приемо-передаточных актов требует внесения в подготавливаемый документ следующих пунктов:

  1. Шапка. Полное наименование организации (с указанием вышеозначенных сведений), название (с указанием порядкового номера в том случае, если в архиве организации уже имеются аналогичные акты) и дата составления документа.
  2. Согласование руководителя организации (с указанием должности, фамилии, инициалов и даты согласования).
  3. Основной текст документа, определяющий принимающую и передающую стороны.
  4. Опись передаваемых книжек и вкладышей.
  5. Опись находящихся на хранении чистых бланков книжек и вкладышей.
  6. Подписи сторон.

Наиболее распространенным (и в большинстве случаев оптимальным) вариантом описи трудовых книжек является составление таблицы, состоящей из нижеперечисленных столбцов:

  • номер строки;
  • ФИО владельца книжки;
  • серия и номер книжки (в т. ч. вкладыша при условии его наличия);
  • примечания, включающие в себя те или иные сведения разъяснительного характера: о состоянии документа, наличествующих (или отсутствующих) в нем записях, а также его возможной невостребованности.

В конце таблицы приводится общее количество указанных в ней книжек, а также возможные пояснения. Опись чистых бланков целесообразно сделать по аналогии с описью трудовых книжек, но без столбцов «ФИО владельца» и «Примечания».

Акт составляется в единственном экземпляре. По завершении процедуры приема-передачи (в том случае, если все указанные в документе данные совпали с фактическими) акт должен быть передан в архив на хранение и впоследствии утилизирован в законодательно установленном порядке.

https://www.youtube.com/watch?v=zpL8fhYpc2Q

Составление акта приема-передачи трудовых книжек при вступлении в должность нового ответственного за их ведение, учет и хранение лица – необходимая мера, обеспечивающая как соблюдение установленных трудовым законодательством требований, так и позволяющая избежать потери документов либо своевременно ее выявить. Таким образом, с нового уполномоченного сотрудника будет снята какая бы то ни было ответственность за возможные нарушения, допущенные его предшественниками.

  • Москва: +7(499)350-6630.
  • Санкт-Петербург: +7(812)309-3667.

Или задайте вопрос юристу на сайте. Это быстро и бесплатно!

Источник: http://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/akt.html

Образец акта приема-передачи трудовых книжек

Акт приема-передачи трудовых книжек составляется в случае передачи другому кадровому работнику, ответственному за ведение и хранение трудовых книжек, назначенному приказом работодателя. До момента передачи трудовых книжек должен быть издан приказ о назначении ответственного лица. Трудовые книжки необходимо передавать по акту в соответствии с журналом учета движения трудовых книжек.

Процедура приема-передачи трудовых книжек освобождает нового кадрового работника от ответственности за отсутствие документов, поэтому нужно уделить ей необходимое внимание.

В соответствии с действующим законодательством трудовые книжки являются бланками строгой отчетности, которые находятся в ведении ответственного лица, назначенного таковым локальными актами предприятия.

Также на основании актов компании уполномоченное лицо не только занимается ведением трудовых книжек, но и ежемесячно отчитывается за все вверенные ему книжки и вкладыши к ним и несет персональную ответственность за их сохранность.

Что говорит закон?

Важно

Порядок заполнения и хранения книжек о труде и вкладышей к ним регламентируется нормами Постановления Правительства РФ № 225, в котором не только утверждены бланки оговоренных документов, но и разработана Инструкция их ведения, а также Правила заполнения и хранения.

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В частности, в п.40 Постановления сказано, что для учета и контроля за движением книжек хронологии стажа заполняются и постоянно ведутся следующие журналы:

книга учета движения трудовых книжек и вкладышей;

приходно-расходная книга учета бланков трудовых книг и вкладышей.

Расходная книга ведется для учета приобретенных на основании кассового ордера бланков, а журнал движения отражает прием и увольнение сотрудников с указанием серий трудовых книжек и даты поступления либо заведения оговоренного документа.

Зачем и в каких случаях требуется?

Как правило, ведением оговоренных журналов, а также хранением и учетом книжек о труде занимается кадровый работник, который уполномочен на подобные действия приказом по предприятию.

Но ведь работник может заболеть либо уволиться, предприятие может быть реорганизовано в форме присоединения и, соответственно, ведение книжек с хронологией стажа будет поручено другому лицу.

В подобной сверке наличия всех документов, а также достоверности внесенных данных заинтересованы обе стороны и передающая, и принимающая.

Важно

В соответствии с приказом по предприятию на них возлагается обязанность по сохранности книжек о труде и дополнительных вкладышей к ним и при ненадлежащем хранении либо утере возможна административная ответственность по ст.5.27 КоАП РФ.

Именно поэтому обе стороны должны сверить количественное наличие трудовых книжек с данными внесенными в журнал движения, дабы избежать и утери некоторых документов, и ответственности.

Правовые основы составления

Правовое регулирование составление акта приема и передачи книжек о труде пока не нашло отражения в действующем законодательстве, но учитывая целесообразность передачи кадровых дел именно в письменном виде, на многих предприятиях издаются локальные акты, которые собственно и отражают порядок самой процедуры и законность ее проведения.

В частности, при передаче кадровой документации в компании издается распорядительный документ (распоряжение или приказ) о создании комиссии, которая проверяет достоверность данных отраженных в книгах учета книжек, а также сверяет количество самих книжек и вкладышей к ним, в порядке, определенном положением о работе комиссии.

Затем по окончании проверки составляется акт приема и передачи документации в целом и отдельный акт о передаче книжек о труде уже другому работнику, который в соответствии с приказом будет исполнять обязанности кадрового работника на предприятии и отвечать за сохранность вверенных ему документов.

Оформление акта приема-передачи трудовых книжек и вкладышей к ним

Учитывая, что законом не регламентирована процедура передачи книжек о труде, а также кадровой документации от одного кадрового работника другому, акт приема и передачи не имеет установленной формы, соответственно он оформляется в произвольной форме, но с подробным приведением данных.

В каких документах закрепляется?

Как было сказано выше, при увольнении кадрового работника для начала на предприятии издается приказ о создании комиссии, которая собственно и будет принимать дела, а также проверять наличие книжек о труде в соответствии с данными отраженными в книгах учета оговоренных документов.

В состав комиссии войдут следующие работники:

юрист; начальник кадровой службы; один из заместителей директора предприятия; кадровый работник, передающий дела;

кадровый работник, принимающий дела.

Затем на основании приказа уже будет разработано Положение о работе комиссии, которая собственно и будет руководствоваться им при оформлении передачи книжек о труде и составлении акта.

Правила составления

Акт приема-передачи книжек и дополнительных вкладышей к ним, конечно, не имеет установленной формы, но, тем не менее, некоторые данные в оговоренном документе нужно отразить в обязательном порядке, так как только подробное описание каждого переданного документа поможет избежать проблем в дальнейшем.

Содержание и форма

В частности, в акте указывается полное наименование предприятия, перечисляются все члены комиссии, а также вноситься дата и место составление оговоренного документа. После приведения общих данных в акте приема-передачи книжек отражаются уже данные о передаваемых документах.

Как правило, для более полного отражения и удобства систематизации информации используют табличный вариант списка с отражением следующих подпунктов:

порядковый номер; фамилия, имя, отчество каждого работника, чья книга о труде храниться на предприятии с указанием занимаемой должности; серия, номер книжки о труде и вкладыша при его наличии; дата поступления либо заведения книжки на предприятии;

примечание, в котором отражаются сведения, относящиеся к некоторым характеристикам оговоренного документа, к примеру, состояние трудовой книжки, невостребованность после увольнения.

Внизу таблицы приводятся обобщенные данные. К примеру, итого – 86 трудовых книжек, 14- вкладышей.

Затем составляется еще одна таблица, в которой отражаются данные уже по чистым бланкам трудовых книжек, приобретаемым предприятиям для работников, не имеющих оговоренного документа — к примеру, в случае утери хронологии трудового стажа или первого трудоустройства.

И в конце акта указывается, что передаются не только книжки о труде и бланки вкладышей, но и сам журнал движения оговоренных документов, а также расходная книга приобретения бланков.

АКТ приема — передачи трудовых книжек

«__» ________ 2013       N ____

г.Москва

Утверждаю

Директор ООО «_______» ______________________

Совет

Инспектором по кадрам Ф.И.О., передаются, а специалистом по кадрам Ф.И.О., принимаются следующие трудовые книжки и вкладыши в них:

N п/п

Ф.И.О. владельца трудовой книжки

Серия и номер бланка трудовой книжки, вкладыша

Примечания

1

2

Итого ___ трудовых книжек и ___ вкладышей в них.

Сдал: ______

Принял: ______

Председатель комиссии: ________

Члены комиссии: __________

Справочник охранника

Уголок пенсионера

Школа безопасности

Ремонт своими руками

Авторские расширения и плагины

Источник: http://www.webohrannik.ru/sovetnik/akt/obrazets-akta-priema-peredachi-trudovykh-knizhek.html

Ссылка на основную публикацию