Книга движения учета трудовых книжек

Книга учета трудовых книжек

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

<\p>

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек.

Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Обратите внимание

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Книга учета трудовых книжекбланк скачать бесплатно excel.

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь. В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

5 – полное ФИО работника.

6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.

8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

Важно

12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

Скачать образец документа

Источник: http://blankidom.ru/kniga-ucheta-trudovyx-knizhek/

Книга учета трудовых книжек: скачать образец

Каждая организация должна вести учет первичной документации. Это правило действует как в отношении локальных актов, так и личных документов сотрудников фирмы. При приеме нового работника, руководителю компании необходимо получить от сотрудника трудовую книгу.

Данный документ хранится на территории кадрового отдела до момента увольнения труженика. Сведения о трудовых книжках и внесенных записях в данные документы фиксируется в соответствующем реестре.

В данной статье мы предлагаем рассмотреть образец заполнения книги учета движения трудовых книжек.

Книга учета трудовых книжек является обыкновенным рабочим журналом

Зачем необходима книга учета трудовых книжек

Рассматриваемый журнал относится к категории обязательных документов. Это означает, что каждая компания, действующая в РФ, обязана вести книгу учета личных документов сотрудников.

Необходимость строго учета объясняется тем, что трудовые книги являются одним из главных документов для каждого труженика.

Органами контроля разработан специальный порядок заполнения этого документа, которого необходимо придерживаться всем субъектам предпринимательства. Все данные в этом документе должны быть представлены в хронологическом порядке.

Формирование такого журнала позволяет сократить риск потери или порчи кадровой документации. Помимо этого, в данном журнале указывается количество «чистых» вкладышей, которые хранятся на территории предприятия.

Ведение регистра позволяет систематизировать документооборот, что минимизирует риск возникновения конфликтов с работниками. Учет движения личных документов тружеников позволяет сотрудникам кадрового отдела оперативно подготавливать всю соответствующую документацию.

Представители этого отдела часто сталкиваются с необходимостью подготовки различных распоряжений и выписок. Нередко при формировании подобных документов требуется информация об общем профессиональном стаже конкретного работника. В две тысяче третьем году, Министерством Труда было выпущено постановление о порядке заполнения рассматриваемого регистра.

Унифицированная форма книги содержит в себе тринадцать граф, каждая из которых имеет важное значение.

Согласно действующему порядку, все заметки следует вносить в строгом хронологическом порядке. В данный реестр вносится информация не только из самой трудовой, но и из приложения к этому документу.

Соблюдение норм, установленных двести двадцать пятым постановлением Правительства, является непосредственной обязанностью каждого бизнесмена.

Согласно этому нормативу, в журнал учета вносятся следующие данные:

  1. Дата приема и выдачи трудовых книг.
  2. Дата оформления приложений (вкладышей).
  3. Информация о создании дубликата.
  4. Сведения о трудовой книге, оформленной работодателем (первое трудоустройство).

Действующее законодательство обязывает работодателей иметь, вести и хранить данный документ

Кто обязан заполнять документ

Действующие правила обязывают каждую компанию заниматься ведением учета движения трудовых книг. Во время заполнения реестра рекомендуется использовать форму, разработанную Министерством Труда.

Однако каждой организации предоставляется возможность внесения дополнительных разделов и граф.

Также действующие законы разрешают администрации компании самостоятельно выбирать должностное лицо, которое будет заниматься учетом личных документов сотрудников.

В крупных компаниях, ведением журнала занимаются сотрудники кадровой службы или HR-менеджеры. В небольших фирмах данная обязанность может быть возложена на представителей бухгалтерии.

Руководству компании предоставляется законное право возложить данную обязанность на любого сотрудника.

Для этой цели генеральный директор должен подготовить соответствующий распорядительный акт.

Особенности заполнения книги движения трудовых книжек

Как мы уже отмечали выше, Министерство Труда разработало специальный порядок заполнения реестра. В этот документ вносятся записи как во время заключения контракта с новым работником, так и во время расторжения договора.

На обложке журнала необходимо указать название фирмы и дату введения реестра в эксплуатацию. После того как будут заполнены все страницы этого реестра, должностному лицу необходимо зафиксировать дату «закрытия» документа.

При трудоустройстве

Книга учета трудовых книжек, скачать образец которой можно на данной странице, представлена в табличном виде. Таблица содержит в себе тринадцать столбцов, каждый из которых имеет важное значение.

В первом столбце фиксируется порядковый номер записи. Следующие три столбца объединены в один раздел, где указывается дата внесения записи.

В этом разделе следует указать конкретный день, месяц и год заполнения формы.

В пятом столбце нужно указать имя, фамилию и отчество сотрудника. Главной ошибкой многих должностных лиц, является внесение сокращенных записей.

Совет

Использование сокращений и инициалов в рассматриваемом журнале является одной из грубых ошибок.

Лицам, несущим ответственность за ведение реестра, следует помнить, что допущение ошибок может повлечь за собой штрафные санкции от контролирующих инстанций.

Шестой столбец используется для фиксации информации о документе работника. В данном разделе необходимо указать серию и порядковый номер трудовой книжки.

При наличии приложения в виде вкладыша, необходимо обязательно зафиксировать этот факт. В седьмом столбце указывается информация о должностной позиции, на которую принят соискатель.

При заполнении этого столбца многие кадровики допускают ряд ошибок.

В первую очередь следует отметить, что при внесении записей в этот столбец используются формулировки, взятые из распоряжения о приеме в должность нового работника.

Использование иных формулировок является одной из самых распространенных ошибок. В рассматриваемом документе не нужно фиксировать информацию о перемещении работника по служебной лестнице.

Этот факт необходимо учитывать лицам, ответственным за ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

В восьмом столбце приводится информация о название структурного отдела, к которому причислен новый работник. В следующую графу необходимо внести регистрационный номер распорядительного акта о приеме в должность нового сотрудника.

Обратите внимание

Десятый раздел предназначен для визы труженика, ответственного за прием личных документов и ведение рассматриваемого реестра. Одиннадцатая графа предназначена для указания денежных средств, полученных за открытие трудовой книги.

Эту графу можно пропустить или поставить прочерк.

Заполняет и ведет книгу сотрудник, осуществляющий документальный прием и увольнение работников

При увольнении с работы

Как уже было сказано выше, рассматриваемый документ содержит информацию не только о приеме нового работника, но и об увольнении персонала. Последние два столбца формы предназначены именно для этих сведений. В двенадцатом столбце указывается дата расторжения трудового соглашения.

В том случае, если работник не явится в свой последний день, лицу, заполняющему журнал, необходимо составить письменное уведомление. В содержательной части этого документа приводится информация о том, что работнику нужно явиться на работу и забрать трудовую книгу. Также труженики кадрового отдела могут попросить работника дать согласие на отправку документов курьером.

При использовании этого метода необходимо прикрепить к книге учета квитанцию об оплате почтовых услуг.

Многие специалисты рекомендуют новичкам в сфере делопроизводства заполнять данное поле карандашом. Использовать ручку для внесения записи нужно только после того, как трудовая будет выдана сотруднику.

В том случае, если работник не даст своего ответа, исправлять запись не нужно. Трудовая книга должна храниться в архиве компании в течение семидесяти пяти лет.

В случае закрытия фирмы, все невостребованные документы передаются в архив.

Последний столбец предназначен для подписи самого работника. Наличие подписи является документальным подтверждением факта, что труженик получил документы. При отказе уволенного работника завизировать этот факт, кадровику необходимо составить соответствующий акт. Этот акт должен быть приложен к самому журналу.

Как прошивается книга учета

Книга учета и движения трудовых книжек и вкладышей к ним должна быть тщательно прошита и опломбирована перед вводом в эксплуатацию. При подготовке этого регистра необходимо тщательно пронумеровать все страницы журнала. Вблизи линии изгиба страниц необходимо пробить дыроколом два небольших отверстия.

В эти отверстия вставляется шелковая нить. Специалисты рекомендуют использовать грубую нить. Использование данного материала позволит значительно сократить риск износа журнала. Концы нити, пропущенной через отверстие, закрепляются на обратной стороне журнала.

Правила опломбирования

Существует несколько разных способов пломбировки, различающиеся используемыми материалами.

В магазинах канцтоваров можно приобрести специальные наклейки, которые используются для опломбирования журналов. Помимо этого, такую пломбу можно изготовить самостоятельно.

Для этого потребуется небольшой лист бумаги, который наклеивается на узел нитки. Такой подход к созданию журнала позволяет снизить риск подмены страниц реестра.

На пломбе, наклеенной на журнал, делается отметка о количестве страниц и работнике, несущем ответственность за ведение документа. После выполнения всех вышеперечисленных мероприятий пломбу нужно заверить фирменной печатью.

Все записи внутри книги учета вносятся только в двух случаях: при приеме и увольнении работников

Порядок внесения необходимых исправлений

Книга учета движения трудовых книжек должна быть заполнена от руки. Каждая заметка, внесенная в этот регистр, должна быть написана разборчивым почерком. В случае допуска ошибок разрешается перечеркнуть неправильную информацию.

Новая запись фиксируется чуть ниже перечеркнутых сведений. Далее на внутренней части обложки приводится информация об исправленной записи и дате внесения корректив.

Внесенные данные должны быть заверены подписью труженика, несущего ответственность за заполнение регистра.

Сколько должна храниться книга учета, ее ликвидация

Согласно действующим правилам, рассматриваемый журнал хранится на территории компании в течение семидесяти пяти лет с момента извлечения из документооборота фирмы. Данное правило закреплено в пятьсот пятьдесят восьмом Приказе Министерства культуры от двадцать пятого июля две тысячи десятого года. В этом же приказе приводится информация об утилизации данного журнала.

Важно отметить, что правила, изложенные в Приказе Минкультуры, действуют не только в отношении рассматриваемого регистра, но и трудовых книжек. Помимо этого, работники должны хранить в течение семидесяти пяти лет все документы, приложенные к самому журналу.

Читайте также:  Журнал учета выдачи удостоверений по охране труда

Установленные штрафные санкции за ненадлежащее заполнение

Руководитель каждой фирмы несет личную ответственность перед органами контроля за внедрение рассматриваемой книги во внутренний документооборот. При заполнении журнала очень важно учитывать все актуальные правила, касающиеся этого документа. Отсутствие книги или наличие неправильных записей рассматривается как грубое правонарушение.

Согласно пятой статье Административного Кодекса, контролирующие инстанции имеют право наложить штраф на компании, нарушившие правила ведения учетной документации. На сегодняшний день за данное правонарушение установлены следующие штрафные санкции:

  1. В отношении юридических лиц – от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.
  2. В отношении работников, несущих ответственность за заполнение регистра – от одной тысячи рублей.

Образец заполненной книги учета движения трудовых книжек

Минтруд Российской Федерации разработал специальную программу, посвященную порядку ведения регистра кадровых документов.

Перед вводом в эксплуатацию этого реестра необходимо тщательно пронумеровать все листы, после чего прошить и опломбировать документ. Журнал, подготовленный к вводу в документооборот, должен быть заверен фирменной печатью.

Невыполнение этих правил может стать причиной того, что используемый регистр потеряет свою легитимность.

В обязанность кадровых работников входит обязательная выдача личных документов увольняемым сотрудникам. Данный факт обязательно нужно зафиксировать в журнале учета.

Важно

Руководитель компании может самостоятельно выбирать работника, которому будет поручено ведение учета.

Нарушение вышеперечисленных правил ведения первичных документов может повлечь за собой штрафные санкции как в отношении ответственного лица, так и самой компании.

Важно отметить, что в действующих нормативах приводится лишь информация о содержании журнала. Каждому предприятию предоставляется право самостоятельно выбирать методы заполнения реестра. Ниже представлен образец полностью заполненной страницы журнала, который может использоваться как готовый пример ведения учета.

Книга учета заполняется вручную

Выводы (+ видео)

Заполнение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них является стандартной процедурой делопроизводства.

Соблюдение несложных правил, перечисленных в данной статье, позволяет минимизировать риск допущения ошибок. Важно еще раз напомнить, что при заполнении этого документа не следует использовать сокращения.

В противном случае органы контроля имеют право наложить на предприятие штрафные санкции.

Источник: https://ktovbiznese.ru/spravochnik/vedenie-biznesa/blanki-i-dokumenty/kniga-ucheta-trudovyh-knizhek-skachat-obrazets.html

Книга учета трудовых книжек в 2019 году

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним (утверждена Постановлением Министерства труда и социального развития № 69 от 10.10.2003 г.

) – это книга, в которой регистрируются (учитываются) принятые от работников при поступлении на работу и выданные сотрудникам трудовые книжки и вкладыши.

Вести эту Книгу обязаны и работодатели-организации, и работодатели–индивидуальные предприниматели.

Принятие нового сотрудника на работу сопряжено с предоставлением работодателю необходимых документов и оформлением трудового соглашения. Факт занятия вакантной должности новым сотрудником отображается в приказе о приеме на работу, после чего в его трудовой книжке  делается соответствующая запись.

Для фиксации фактов перемещения трудовых книжек внутри организации наниматель обязан вести книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая заполняется и хранится в том отделе, в чьи функции входит оформление приёма и увольнения сотрудников – обычно в кадровой службе, бухгалтерии или секретариате.

В книге делаются записи о следующих событиях:

  • Получение от принятого работника его трудовой;
  • Оформление новой книжки для сотрудника, если для него это первое место работы;
  • Выдача при необходимости дубликатов трудовых;
  • Оформление нового вкладыша в книжку, если в старой закончились страницы;
  • Передача на руки увольняемому сотруднику его трудовой под роспись.

Все сведения вносятся в реестр от руки в хронологическом порядке.

Требования к регистрационным журналам

Кроме этого, правильное оформление книги учета движения трудовых книжек предполагает соблюдение и нескольких других обязательных требований:

  1. Наличие плотной обложки, так как часто она используется несколько лет, а после этого передается в архив для дальнейшего хранения.
  2. Нумерация всех страниц должна быть проведена до начала ее заполнения.
  3. Книгу следует прошнуровать  и опломбировать.
  4. После этого руководителю организации нужно сделать заверительную надпись, которая содержит:
  • названия книги;
  • количества прошитых, пронумерованных листов или страниц цифрами и прописью;
  • должности, подписи и расшифровки подписи руководителя организации или лица, ответственного за ведение трудовых книжек;
  • даты оформления журнала.

Нарушением этого требования является заверка регистрационного журнала сотрудником отдела кадров или другим должностным лицом.

В настоящее время для пломбировки этих документов часто используется специальная контрольная пломба. Она представляет собой одноразовый индикаторный прибор, предназначение которого заключается в обнаружении факта несанкционированного доступа. При его использовании, прежде чем начать заполнение книги, нужно вписать номер устройства в специальную строку.

Неправильное оформление регистрационных журналов, а также их отсутствие является нарушением законодательства и влечет за собой административную ответственность в виде штрафа.

Правила заполнения книги

Книга учета движения трудовых книжек обязательно должна содержать данные о:

  • трудовых книжках, полученных от сотрудников при поступлении на работу,
  • впервые оформленных документах,
  • вкладышей в них, выданных работникам в период осуществления трудовой деятельности в данной компании.

Заполнение книги учета трудовых книжек представим в таблице:

№ граф Содержание
1 графа вносится порядковый регистрационный номер книжки или вкладыша.
2,3,4 графы содержат данные о календарных датах поступления сотрудников на работу, регистрации книжки и вкладыша к ней. Даты могут не совпадать, поскольку статьей 66 ТК РФ оговорено, что трудовые книжки могут быть оформлены на работников, выполняющих свои обязательства на предприятии более 5-ти дней. Правилами ведения (хранения) трудовых книжек установлено (пункт 8), что оформление книжки при первичном оформлении на работу проводится на протяжении недельного срока с момента приема работника на должность. В этой связи рекомендуется отражать в книге учета дату приема сотрудника на работу, а не день заполнения книжки.
5 графа должна содержать полные данные фамилии, имени и отчества владельца трудовой книжки. Указание инициалов исключено.
6 графа вносятся серия и номер трудовой книжки. Однако при этом нужно учитывать, что в подобных документах, выданных после 1974 года, номер состоит из семи цифр, а серия обозначена буквами и римскими цифрами, а в выданных после 2003 года – только буквами.
7 графа содержит сведения о должности, специальности или профессии сотрудника, которая указана в штатном расписании и на которую принимается работник.
8 графа содержит сведения о названии структурного подразделения (службы, отдела), в которое принимается сотрудник на работу.
9 графа Вносится дата и номер документа, являющегося основанием для приема сотрудника на работу.
10 графа содержит подпись ответственного лица работника службы кадров, который провел процедуру принятия и регистрации трудовой книжки. Кадровый специалист несет ответственность за движение и хранение трудовых книжек.
11 графа Сумма, полученная от работника за заполнение документа. Сумма указывается в рублях. Если за подобные услуги организация не взимает плату, в графе ставится прочерк.
12 графа Дата выдачи на руки трудо­вой книжки при прекра­щении трудо­вого дого­вора
13 графа следует поставить подпись увольняемого лица, которая удостоверяет получение трудовой книжки и вкладыша. Документ в некоторых случаях может быть отправлен почтой владельцу , в этом случае ставится дата документа почтой.

Образец заполнения Книги учёта движения трудовых книжек. Срок и условия хранения

Книга обычно хранится в том отделе или подразделении предприятия, в чьи функции входит оформление на работу новых сотрудников или их увольнение.
Что касается срока хранения документа, то он довольно длительный и составляет 75 лет. После окончания Книги она сдается на хранение в архив предприятия или любой другой отдел, который выполняет функции хранения документов.

Ошибки в книге: их исправление

Так как  журнал заполняется вручную, избежать ошибок не всегда удается.

Если подобная ситуация случилась, необходимо выполнить такие действия:

  • в пустой строке под неверной записью или после последней записи ставится отметка: «Запись под номером … считать недействительной»}
  • ниже указать достоверную информацию}
  • чтобы было понятно, кем именно были внесены изменения, под верной записью указывается фамилия, должность, подпись исправившего, а также дата внесения правильных записей.

За исправление ошибок в таких документах отвечает определенное приказом руководства организации должностное лицо, чаще всего это сотрудник кадрового отдела, но бывает, что организация малочисленная и в таких случаях роль «кадровика» может выполнять один из секретарей, бухгалтеров или даже руководителей, в случае индивидуальных предпринимателей с малым штатом сотрудников.

Штрафы за отсутствие и неправильное заполнение журнала учета трудовых книжек

В случае отсутствия документа или его неправильного оформления руководитель может быть привлечен к административной ответственности, которая устанавливается ст. 5.27 КоАП.

Размер штрафа в этом случае составит:

  • для должностных лиц — от 1000 до 5000 руб.;
  • для лиц, которые осуществляют трудовую деятельность без создания юридического лица — от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Вопросы – ответы

1.      Можно ли вести книгу учета трудовых книжек электронно?

Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.

Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.

2.      Можно ли пропускать строчки?

Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.

Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.

  1. Можно ли в 5 графе бланка писать сокращенное имя и отчество?

Нет, нельзя. Необходимо полностью писать без сокращений.

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Источник: http://rabotniky.com/kniga-ucheta-trudovyx-knizhek/

Как вести журнал учета трудовых книжек: правила, бланк и образец

Трудовые книжки на предприятии, а также вкладыши к ним, относят к бланкам строгой отчетности. Их следует правильно заполнять, а также вести их учет. Учитывают эту разновидность документации на предприятии в специальном журнале. Ведется он по особой форме, и отступать от нее нельзя.

Есть организации, где работодатели эту законную обязанность игнорируют, так как считают это бесполезной тратой времени.

Что представляет собой журнал учета трудовых книжек, кто его должен вести и заполнять

Этот журнал – своего рода регистр, накапливающий информацию о получении в отдел кадров трудовых книг с последующим их возвращением. Он может быть приобретен уже в готовом виде, прошит, пронумерован, а затем отдан на подпись руководителя, подтвердить которую следует гербовой печатью предприятия.

Также можно завести такой журнал самостоятельно, но он должен строго соответствовать унифицированной форме, утвержденной Постановлением Российского Министерства Труда.

Журнал, согласно соответствующему Постановлению Российского Правительства, должен находиться в бухгалтерии предприятия, так как он отражает не работу кадровой службы, а только движение самих трудовых книг.

Ведет и заполняет этот вид учетной документации любой сотрудник бухгалтерии, в функциональных обязанностях которого прописана эта его обязанность и который несет материальную ответственность за данный вид документации в этой организации.

Хранится учетный журнал так же, как и вся документация строгой отчетности:

  • для него отводят шкаф или сейф, где он не может испортиться, потеряться, и где он защищен от похитителей;
  • доступ к нему должен быть ограничен, находиться он должен в бухгалтерии.

Трудовые книжки могут быть выданы только в отделе кадров:

  • выдают ее только тем сотрудникам, которые несут ответственность за их ведение;
  • основанием для получения сотрудником кадрового отдела трудовых книжек должно быть его заявление в письменном виде;
  • выданная документация обязательно каждый месяц должна подвергаться инвентаризации.

Сотрудника бухгалтерии, ответственного за трудовые книги и их первичный учет, уведомляют приказом о своей ответственности за данный вид документации, указывают перечень лиц, которым они могут быть выданы и с какой целью. В последние дни каждого месяца работник отдела кадров, получивший трудовые книги, должен отчитаться об их сохранности.

В таком отчете ответственному сотруднику следует указывать следующее:

  • сколько книжек находится у него;
  • какие суммы получены за трудовые книжки;
  • следует приложить ксерокопии приходных кассовых чеков, которые подтверждают, что работник рассчитался за трудовую книгу.
Читайте также:  Подача заявления в загс: документы для регистрации брака, срок

Читайте также!  Компенсация за неиспользованный отпуск при увольнении

Правила и порядок заполнения

Все действия в отношении трудовых книжек сотрудников предприятия должны фиксироваться в журнале в день произведенной операции, основанием для которых должны быть такие первичные документы:

  • подтверждать поступление трудовой книжки может накладная, товарные чек или любая другая документация;
  • подтвердить выбытие трудовой книги могут такие документы: заявление сотрудника кадровой службы в письменной форме о том, что они будут выданы, акт об уничтожении испорченных книг.

В журнале следует указывать сразу несколько показателей (важно учитывать цену документа, отдельно стоимость вкладышей и самих трудовых книг):

  • номер и серию документа;
  • по дате, когда книга поступила и когда выбыла с учета;
  • по лицам, которые получили документ или с которыми они поступили в подчинение организации.

Цена документа учитывается в журнале с НДС или без него. Это зависит от того, какой режим налогового обложения у предприятия. Стоит учитывать еще один немаловажный момент: журнал должен вестись и в электронном, и в бумажном виде.

Скачать бланк журнала учета трудовых книжекСкачать образец журнала учета трудовых книжек

Требования к оформлению

Основными требованиями к оформлению этого журнала являются нумерация и прошивка его страниц, а также скрепление сургучной печатью и подписью начальника предприятия.

Что же делать, если в организации нет сургучной печати? Можно использовать обычную печать учреждения. Стоит учесть, что нужна гербовая печать организации, а не бухгалтерский штамп.

Журнал обычно ведется не менее трех лет, а затем передается в архив для еще более продолжительного хранения, поэтому он должен иметь твердую обложку, которая не портится и сохраняет содержимое, находящееся внутри, от порчи.

Как вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них узнайте из видео.

Как прошить журнал учета трудовых книжек

Прошить журнал учета трудовых книг можно при помощи шнура или толстой нитки, которую следует продеть в отверстия, заблаговременно проделанные степлером или обычным шилом.

Все страницы журнала номеруют, а затем скрепляют шнурком, концы которого выводятся на последней его странице, связываются, сверху приклеивается кусок обычной бумаги, на котором указывается, сколько листов данном документе, ставится подпись руководителя и печать учреждения.

Читайте также!  Должностная инструкция технического директора

Как же быть, если при заполнении формы были допущены ошибки?

На эту тему не существует никаких нормативных актов, но если ошибка все же произошла, необходимо:

  • в обычной строке должна быть произведена запись следующего содержания: «Запись № такой-то считать недействительной», рядом должна быть подпись корректировщика, дата этих действий;
  • далее (на следующей строке) должна следовать правильная запись, а рядом утверждение, что она – действительна, подкрепить подписью исправившего, указать дату исправления.

Все исправления в данный вид документации должны вносить только те лица, которые несут за него ответственность, подтвержденную приказом руководителя предприятия.

Если в журнал, который ведется в бумажном виде, внесены изменения, их также следует внести и в тот, который ведется в электронном виде.

Что будет, если не вести журнал учета движения/выдачи трудовых книг

Если руководитель или обычные сотрудники, ответственные за трудовые книжки, относятся к вопросу ведения этого вида документации несерьезно или вообще его не ведут, считая, что он не является важной учетной документацией, а лишь регистром, им стоит знать, что за это предусмотрено наказание:

  • для предпринимателей и должностных лиц — это штраф, который составляет от одной до пяти тысяч рублей;
  • организацию могут оштрафовать на сумму от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Если после последующей проверки такое нарушение повторяется, то наказание будет более суровым:

  • должностных лиц могут оштрафовать на сумму от десяти до двадцати тысяч рублей, а также дисквалифицировать на срок от одного до трех лет;
  • частные предприниматели понесут штраф от десяти до двадцати тысяч рублей;
  • организации выплатят пятьдесят-семьдесят тысяч рублей штрафа.

Нужно сказать, что ответственный руководитель без угроз и штрафов понимает, насколько важна такая документация.

Но если он не осознает этой важности, то размер штрафов, скорее всего, его вразумит.

Как заверить книгу учета движения трудовых книжек показано в видео.

Источник: https://vesbiz.ru/personal/zhurnal-ucheta-trudovyh-knizhek.html

Книга учета движения трудовых книжек: актуальные правила заполнения | Читайте статьи журнала Кадровое дело

Книга учета движения трудовых книжек — обязательный документ, который должен присутствовать в организации. Узнайте правила заполнения журнала, изучив материал статьи.

Зачем нужен журнал регистрации трудовых книжек

Работодатель принимает трудовые на хранение на весь срок работы сотрудников, поэтому несет ответственность за их целостность. Заведите журнал регистрации трудовых книжек, чтобы фиксировать все сведения, касающиеся документов. При необходимости удастся отследить, поступала ли трудовая на хранение или нет, если работник начнет предъявлять претензии по поводу утери.

Обратите внимание: выдавайте документы только по письменному заявлению сотрудника. Если он их потеряет, испортит, вы не понесете ответственность. В противном случае организация обязана восстанавливать ранее сделанные записи.

Скачать докуметы по теме:

Обязательную регистрацию в журнале предписывают Правила ведения и хранения трудовых книжек, далее — Правила. Нормативный документ утвержден постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 года под № 225. Согласно требованиям, работодатели обязаны вести и приходно-расходные журналы для учета приобретаемых у распространителей бланков трудовых книжек и вкладышей в них.

Образец журнала учета трудовых книжек

Поручайте ведение журнала кадровой службе, специалисты которой осуществляют заполнение и выдачу бланков книжек, а также вкладышей в них. В небольших компаниях, в которых обязанности кадровиков возложены на руководителя, заполнением журнала занимается непосредственно он или бухгалтерия.

Какие операции отражать в журнале учета движения трудовых книжек

Исчерпывающего списка, в котором отражены все операции с трудовыми книжками, нет. Исходя из практики кадровой работы, перечень включает в себя:

  • прием документа от сотрудника, поступающего на работу;
  • открытие новой книги на имя работника, для которого это место является первым в профессиональной деятельности, внесение записи о его приеме;
  • внесение записей о деятельности сотрудника, его перемещениях или переводах, поощрениях и награждениях, а также наказаниях;
  • отражение случаев временной выдачи книжек на руки;
  • внесение записей об увольнении;
  • выдача трудовых увольняющимся сотрудникам, снятие документов с учета.

Книга учета трудовых книжек: образец

В журнале регистрации трудовых книжек, образец которого не установлен на законодательном уровне, выполняйте регистрацию полученных и выданных документов; отражайте факт того, что книжка временно или постоянно выдана на руки владельцу. Контролируйте, чтобы к месту хранения документов не имели доступ посторонние лица.

Книга учета трудовых книжек: образец заполнения

Требования к журналу регистрации трудовых книжек

Выбирайте журнал с твердой обложкой, который напечатан на плотных листах бумаги. Страницы должны быть пронумерованы, качественно прошнурованы, опломбированы в установленном порядке. Проверьте, указано ли на заверительной записи пломбы цифрами и прописью количество листов.

Документ имеет несколько разделов. Вводная часть содержит краткую информацию о регламентах, служащих основанием для заполнения. В некоторых изданиях предусмотрено наличие примера заполнения. Если его нет, вы можете опираться на другой образец журнала учета трудовых книжек.

Справка

В книге должен быть отдельный лист, необходимый для внесения сведений о лицах, назначенных ответственными за ведение. Чтобы избежать ошибок, только они вносят записи в нее.

Как заполнять журнал учета движения трудовых книжек

Книга учета движения трудовых книжек, а именно ее образец может разрабатываться индивидуально. Включайте в него обязательные для заполнения графы, в которых фиксируется основная информация. Дополните документ необходимыми разделами, если стандартных недостаточно.

Журнал включает следующие графы:

  • 1 — порядковый регистрационный номер книги;
  • 2, 3 и 4 — дата регистрации арабскими цифрами, которая может соответствовать времени приема сотрудника;
  • 5 — фамилия, имя, отчество полностью;
  • 6 — сведения о серии, номере книги или вкладыша в нее, который оформляется кадровой службой организации;
  • 7 — должность, профессия и специальность сотрудника в соответствии с утвержденным штатным расписанием;
  • 8 — наименование структурного подразделения, в котором числится сотрудник;
  • 9 — сведения о приказе, на основании которого выполняется регистрация документа;
  • 10 — подпись лица, назначенного ответственным за прием и внесение записей;
  • 11 — стоимость бланка или вкладыша;
  • 12 — дата, когда книга выдана на руки увольняющемуся сотруднику;
  • 13 — роспись уволенного работника, заверяющая факт получения документа.

Обратите внимание: если новый работник передает на хранение трудовую с вкладышем, который выдан предыдущим работодателем, вносите в журнал сведения только об основном документе.

Нюансы заполнения журнала учета трудовых книжек

Поскольку заполнение бланков книжки учета трудовых книжек производится вручную, нельзя исключить возможность ошибок, некорректных записей. Внесение исправлений допускается, но делать это нужно аккуратно. Нельзя штриховать записи, скрывать их с помощью корректирующих средств.

Совет от редакции: Пройдите обучение в Высшей Школе Кадровика. После прохождения курса по направлению «Прием, увольнение, отпуск, проверки» вы получите официальное удостоверение о повышении квалификации.

В ТК РФ и в Правилах нет указания на то, как вносить исправления. Поэтому целесообразно использовать вариант, который применяется для корректировок документов.

Под записью, которая была сделана наверно, напишите «Запись за №__ считать недействительной». Под следующим порядковым номером внесите корректную информацию.

Внесенное исправление заверяется собственноручной подписью ответственного лица.

Совет

Нарушение правил внесения записей в журнал или его отсутствие в организации расценивается надзорными органами как административное правонарушение. В соответствии со ст. ст. 5.27 КоАП РФ, руководитель организации может быть оштрафован. Чтобы избежать проблем, контролируйте процесс ведения документа, а также способ его хранения.

Вывод

Несмотря на обязательное ведение журнала, вы можете использовать любой бланк книжки учета трудовых. Если решено распечатывать страницы, прошивайте их, после чего заключайте в твердый переплет. Проверьте нумерацию листов, их количество. Полностью заполненные журналы храните в архиве организации.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384499-uchet-dvijeniya-trudovyh-knijek-18-m7

Правильное ведение книги учета движения трудовых книжек сотрудников

В организацию кадрового делопроизводства компании входит составление обязательных документов. Грамотный делопроизводитель должен иметь всю необходимую документацию и уметь делать в ней соответствующие записи правильно. В частности, ему необходимо знать правила ведения книги учета движения трудовых книжек сотрудников.

Книга учета представляет собой журнал, в котором регистрируются по специальной форме следующие данные: создание, отправление или получение трудовых книжек сотрудниками организации. Книга хранится 75 лет в соответствии со статьей 695 Перечня типовых управленческих архивных документов, утвержденного 25 августа 2010 г.

Форму книги, состоящую из 13 граф, установило постановление Минтруда Российской Федерации в 2003 г. Способ заполнения книги отличается от заполнения других регистрационных книг, которые ведутся и соответственно заполняются в течение одного календарного года. Данную книгу допустимо вести в течение нескольких лет подряд, пока не будут полностью использованы все ее страницы.

Правила заполнения книги учета движения трудовых книжек

Выполнение регистрационных записей в документе предполагает, что кадровик хорошо знает правила заполнения этой книги.

В данную книгу записывают:

  • трудовые книжки, которые были переданы в отдел кадров при оформлении сотрудников в данную организацию}
  • книжки, которые впервые заводятся сотрудникам в компании}
  • вкладыши к трудовым книжкам, которые выдаются сотрудникам во время работы в компании.

Первая графа книги предназначается для вписывания регистрационных номеров книжек и вкладышей.

Во вторую, третью и четвертую графы записывается точная дата приема сотрудника на работу, дата заполнения трудовой и ее вкладыша.

Эти две даты редко совпадают, поскольку:

  • согласно ст. 66 ТК России, трудовая книжка оформляется на сотрудника, проработавшего в данной компании не менее пяти дней}
  • согласно п. 8 Правил ведения и хранения трудовых книжек, на работника, впервые трудоустроившегося, трудовую книжку оформляют в недельный срок после того, как его взяли на работу.

При обнаружении факта несовпадения даты, когда сотрудника взяли на работу, и произведения записи в его трудовую книжку или вкладыша к ней, делопроизводителем в книгу учета вносится дата приема на работу.

Читайте также:  Как расторгнуть договор ренты с пожизненным содержанием?

В пятой графе указывается фамилия сотрудника, которому принадлежит трудовая книжка, имя и отчество полностью.

При предъявлении сотрудником трудовой книжки образца 1938 года вы увидите, что серия и номер в них отсутствуют. В данной ситуации в шестой графе следует поставить прочерк.

Когда книжка оформляется на сотрудника в первый раз, то ее бланк получается в бухгалтерии и обязательно регистрируется в приходно-расходной книге, где ведется учет таких бланков. При регистрации указываются серия и номер бланка.

В седьмой графе делопроизводитель должен записать должность (профессию и специальность) сотрудника. В восьмой графе отражается наименование структурного отделения компании. Если у организации сложная структура, то нужно также указать и вышестоящий отдел.

В девятой графе отражается дата и номер распоряжения или приказа, на основании которого сотрудника приняли на работу.

В десятой графе ставит свою подпись специалист отдела кадров, который принимал у сотрудника трудовую книжку или оформлял ее впервые.

Обратите внимание

Когда регистрируется вкладыш в трудовую книжку, то в десятой графе обязательно ставит свою подпись кадровик, который проводил регистрацию.

В содержании одиннадцатой графы отражается сумма в рублях, которую заплатил сотрудник за бланк для трудовой книжки или ее вкладыша.

Данную графу следует заполнять только при регистрации трудовой книжки впервые устроившегося на работу сотрудника или при выдаче вкладыша к трудовой книжке, произведенного в данной организации.

В остальных случаях в данной графе ставится прочерк. Это означает, что деньги с сотрудника не взимались.

Когда сотрудник из данной компании увольняется, то заполняются оставшиеся незаполненными двенадцатая и тринадцатая графы. В двенадцатой графе сотрудник сам ставит дату, когда ему выдавалась трудовая книжка (или дату последнего рабочего дня), в тринадцатой графе он расписывается в том, что он получил трудовую книжку.

Когда сотрудник отсутствует в день своего увольнения, тогда работодателем отправляется ему уведомление о том, что ему необходимо забрать трудовую книжку. Сотрудник также может согласиться на то, чтобы ее отправили почтой.

Если трудовая книжка отправляется по почте, то тогда в последних двух графах должна найти отражение следующая информация:

  • дата и номер уведомления (заказного письма или телеграммы), которое было отправлено сотруднику}
  • дата отправки при согласии сотрудника на отправление его трудовой книжки через почту.

Кроме того, возможно указание номеров почтовых квитанций, подшитых в дело в кадровой службе, где также находятся копии отправленного сотруднику уведомления или сопроводительного письма.

Требования, предъявляемые к книге учета

Книга должна быть переплетена в твердой обложке. Ее страницы должны быть прошиты нитками.

Все страницы книги следует пронумеровать до того момента, когда вы начнете ее заполнять. Книгу обязательно нужно прошнуровать, а концы шнура следует приклеить с листом бумаги небольшого размера с внутренней стороны обложки.

Книгу должны опломбировать или опечатать сургучной печатью. Следует правильно расположить сургучную печать: требуется, чтобы она захватывала часть листа, выглядывающие из-под листа концы шнура и часть обложки. Когда вместо сургуча используют пломбу, тогда ее ставят на концы шнура, которые выступают из-под бумаги.

В книге должна содержаться заверительная надпись, где указывается количество пронумерованных и прошнурованных страниц в цифрах и прописью. Заверить данную книгу собственной подписью имеет право только руководитель компании.

Можно ли книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них вести в электронном виде?

Нередко персонифицированный учет сотрудников различных компаний и организаций проводится как в электронном варианте, так и в бумажном виде. Это касается личных дел сотрудников, книги приказов, книги движения трудовых книжек.

Чиновники не имели возражений против ведения электронной документации уже давно.

На практике это стало осуществимым после принятия Федерального закона в 2002 году «Об электронной цифровой подписи», в соответствии с которым для организаций Российской Федерации предусматривается возможность хранения документов в электронном виде, что в первую очередь было связано с ведением регистров налоговой отчетности.

Книга учета и выдачи трудовых книжек в excel заводится в организации на добровольных началах. Но следует отметить, что ею пользоваться гораздо удобнее, чем бумажным вариантом, когда нужно срочно найти важную информацию.

Важно

Так как документы компании могут храниться в электронном варианте, значит, можно формировать электронный архив данной организации.

После передачи электронных документов в архив все операции, которые будут осуществляться с ними, например, конвертирование, сжатие, перезапись, должны быть отражены документально.

В качестве единицы учета электронной документации принимается носитель, на который осуществляется запись файла или файлов, выступающих как программно-информационный объект и  сопроводительная документация, которая может быть в двух вариантах: бумажном и электронном.

Носителем может стать компакт-диск, винчестер, съемный жесткий диск и т.д. Для удобства можно завести и использовать журнал, в котором будет отражаться поступление и выбытие электронных документов. Кроме того, можно создать и использовать еще один вспомогательный журнал, где будут учитываться миграция и перезапись электронных документов.

Сроки хранения как бумажных, так и электронных документов являются едиными. В этом отношении никаких особенностей законодательством РФ не предусматривается.

Источник: https://hr-portal.ru/article/pravilnoe-vedenie-knigi-ucheta-dvizheniya-trudovyh-knizhek-sotrudnikov

Книга учета движения трудовых книжек: правила заполнения и образец

Каждая организация, бюджетная или коммерческая, контролирует и учитывает входящую и исходящую документацию. Предприниматели тоже не освобождены от этой обязанности.

Учет трудовых книжек, а также других документов, касающихся приема и увольнения сотрудников, ведет кадровая служба. Для этого необходима книга учета движения трудовых книжек.

Об особенностях ее заполнения пойдет речь в данной статье.

Учет трудовых книжек в бюджетных учреждениях, коммерческих компаниях и некоммерческих организациях обычно ведет отдел кадров. В фирмах с маленьким штатом для этого назначается ответственный работник. Для того чтобы правильно учитывать трудовые книжки и личные дела сотрудников, законодательно закреплена книга учета трудовых книжек (ТК) и вкладышей к ним.

Книга движения трудовых книжек — что это за документ

Это журнал, где регистрируют поступление трудовых книжек принимаемых на работу сотрудников. Туда же заносится информация о получении ТК на руки при увольнении. Форма определена Постановлением Минтруда от 10.10.2003 № 69. Документ представляет собой таблицу с 13 столбцами в формате А4.

Заполняется и оформляется журнал движения по установленным правилам, произвольная форма ведения недопустима. При этом эту форму можно купить — она выпускается типографиями, или изготовить самостоятельно, соблюдая установленные требования.

Если вам нужна книга движения трудовых книжек, образец скачать бесплатно можно в конце этой статьи.

Как выглядит заполненный основной раздел книги учета движения трудовых книжек

Правила заполнения

Требования к заполнению приведены в Правилах ведения и хранения трудовых книжек. Они утверждены Правительством в постановлении от 16.04.2003 № 225. Там же сказано, как прошить альбом.

Разберем, как выглядит книга учета движения трудовых книжек (образец заполнения) по столбцам:

  • в 1-й столбец вносят номера в том порядке, в каком трудовые книжки поступают на учет (1, 2, 3, 4 и т. д.);
  • 2-й, 3-й, 4-й столбцы содержат дату приема сотрудника на должность и заполнения книжки (число, месяц, год цифрами). Если эти даты различаются, что допукается законодательством, вписывается день оформления сотрудника на работу — более ранняя дата;
  • в 5-й столбец заносят Ф.И.О. работника;
  • в 6-ю графу вписывают серию и номер книжки, которые содержатся на каждой, начиная с 1974 года. Если она старая, выпущенная до 1974-го, без номера, в графе ставят прочерк. На образцах 1974–2003 годов серия обозначается буквами АТ, с 2004 года используется сокращение ТК. Номер состоит из 7 цифр;
  • 7-й столбец содержит название должности, специальности или профессии в том виде, в каком она указана в приказе. Туда же вписывают категорию или разряд, если нужно;
  • в 9-й графе пишут номер приказа, на основании которого работник принят на должность;
  • 10-й столбец предназначен для подписи ответственного лица — кадрового работника, которому документ передан на хранение;
  • 11-я графа нужна для случаев, когда книжка или (и) вкладыш к ней заводятся в организации. Тогда там проставляется сумма в рублях, которую сотрудник заплатил за документ. Если трудовая уже имелась на руках у работника, в графу ставят прочерк;
  • 12-й столбец — для сведений, заполняемых при увольнении работника. В нем стоит дата выдачи трудовой;
  • в 13-й графе работник расписывается, подтверждая получение документа. Это тоже происходит после увольнения.

Если сотрудник при увольнении не может самостоятельно забрать документ, его уведомляют об обязанности прийти или запрашивают разрешение на пересылку почтой. Тогда в 12-м столбце ставится дата уведомления и дата отправления ТК почтой при согласии работника. В 13-м столбце пишем номер уведомления.

Книге учета желательно иметь твердую обложку, потому что работа с ней может длиться годы и десятилетия, а затем она сдается в архив, где лежит еще десятки лет. Такая обложка — не обязательное требование к оформлению. Однако ряд других принципов ведения этой учетной формы соблюдать необходимо. Рассмотрим эти правила.

Обязательные требования к оформлению:

  • страницы нумеруются заранее, до начала использования;
  • книга должна быть прошнурована и опломбирована (или опечатана сургучом);
  • заверена специальной надписью, где указано количество страниц. Заверяет руководитель фирмы (а не кадровый работник) подписью и печатью с указанием даты.

При использовании сургучной печати пломба ставится на кончики шнуровки, заходя частично на лист бумаги и на край обложки. Более распространен второй способ — опломбировать документы с помощью индикаторной пломбы. Это плоское устройство однократного применения с уникальным номером. При вскрытии такой пломбы на ней проявляется надпись — «вскрыто». Это сразу покажет попытку несанкционированного доступа к журналу с целью добавить или удалить страницы. Номер пломбы обязательно указывается на обложке рядом с заверительной надписью, иначе опломбирование недействительно.

Исправление ошибок

Так как журнал заполняется вручную, то ошибки и описки — нередкое явление при ведении учета. В установленных правительством Правилах нет норм, касающихся исправления ошибок в книге учета. Но по общепринятым положениям нельзя использовать корректор и писать поверх неверной информации.

Обычно ошибочная надпись зачеркивается, правильные данные пишутся рядом с пометкой «исправленному верить», указанием должности и с подписью лица, сделавшего исправление. Но в установленной форме такой способ использовать сложно, так как для правильной записи и пояснения просто нет места.

Совет

Можно либо предусмотреть заранее колонку для пояснений и уточнений, либо прибегнуть к другому способу исправления ошибок.

Второй вариант — применить правила исправления, которые используются при ведении самих трудовых книжек. Без зачеркивания в том столбце, где допущена ошибка, но строкой ниже, написать «запись недействительна». Затем еще ниже внести верные сведения.

Хранение учетной книги

Книга учета движения ТК и вкладышей к ним находится на рабочем месте сотрудника, ответственного за ее ведение. Ведется она до полного использования всех страниц столько лет, сколько для этого потребуется. После использования заводится новая, и нумерация в ней продолжается с той цифры, на которой окончилась предыдущая, а не начинается заново.

Использованный журнал ни в коем случае не уничтожается, но и в архив сдается не сразу. Ведь в нем предстоит расписываться работникам при увольнении и получении документов, поэтому он хранится у кадровика, пока полностью не будет закрыт.

И только заполненная от начала до конца книга учета сдается по описи на хранение в архив фирмы, где ей предстоит пролежать 50 лет.

Ответственность за отсутствие или неправильное ведение книги учета

Если фирма или предприниматель не ведет книгу учета движения, или документ оформлен с нарушением установленных правил, им грозит административная ответственность. Штраф по статье 5.27 КоАП от 500 до 5000 рублей для должностных лиц, и от 30 000 до 50 000 рублей для организаций.

Книга учета трудовых книжек (образец)

Источник: http://ppt.ru/forms/kniga-dvijeniya-trudovih

Ссылка на основную публикацию