Планирование рабочего времени — как организуется рабочее время на предприятии

Организация рабочего времени руководителя

Каждый руководитель должен рационально планировать свое рабочее время, благодаря чему он сможет принести максимальную пользу своему предприятию. Из-за того, что в сутках насчитывается ограниченное количество часов, директору следует правильно расставлять приоритеты.

Грамотное планирование рабочего дня предусматривает определение основных задач и целей на несколько суток вперед, благодаря чему руководителю удастся освободить время для решения творческих задач.

Общая информация

Динамично развивающиеся коммерческие компании отличаются от неперспективных предприятий грамотным руководством.

Выбор командного стиля руководства требует от директора не только правовых, но и психологических установок, благодаря чему он сможет пользоваться своей властью, отдавать высокорезультативные приказы.

Понятие и структура времени

Чтобы разобраться в терминологии и понять, что обозначает «рабочее время» необходимо применить нормативно-правовой подход.

Время работы руководителя представляет собой определенный временной промежуток, которого достаточно для выполнения трудовых обязанностей, направленных на увеличение рентабельности компании, следствием которой является увеличение его благосостояния.

Рабочее время руководителя измеряется:

  • часами;
  • неделями;
  • месяцами;
  • днями;
  • годами.

Если руководителю удастся создать необходимые экономические условия, он сможет сократить продолжительность рабочего дня. Также стоит отметить, что рабочее время может быть скользящим, гибким или неполным, если организацией будут осуществляться специфические производственные процессы.

Сегодня уже давно утратила свою актуальность поговорка «время-деньги», так как рабочее время уже давно стало его дороже.

Из-за большой конкуренции и постоянно изменяющейся конъюнктуры отечественного рынка руководители должны уметь эффективно организовывать свое рабочее время, причем абсолютно на всех уровнях:

  • на корпоративном;
  • на командном;
  • на индивидуальном.

Каковы основные причины его дефицита?

Многие руководители не могут понять, почему им всегда не хватает рабочего времени, чтобы успевать выполнять все намеченные задачи.

Чтобы разобраться, из-за чего возникает его дефицит, следует изучить таблицу:

Причины дефицита рабочего времени Что приводит к дефициту времени
Спешка Из-за постоянной спешки руководители не в состоянии сосредоточить внимание на насущных проблемах компаний
Переутомление Отсутствие отдыха, длительная работа в сложных условиях приводят к потере работоспособности
Нагромождение работы Руководитель, который не умеет планировать рабочее время, начинает сразу хвататься на выполнение разных задач, из-за чего не может сконцентрировать внимание на главном
Суетливость Как правило, это качество свойственно импульсивным руководителям, которые плохо организовывают свой рабочий день
Отсутствие мотивации Если руководитель выполняет лишь функции директора, и за свою работу получает необоснованно низкую заработную плату, у него отсутствует стремление повышать продуктивность компании, так как он не видит в этом для себя никакой финансовой выгоды
Отсутствие плана Если руководитель является неорганизованным по жизни человеком, у него и в рабочих вопросах отсутствуют планы, цели и задачи
Доработки дома Если директор не может правильно организовать свой рабочий день, он будет регулярно брать работу на дом

Планирование и организация рабочего времени руководителя

Планирование рабочего времени руководителя представляет собой очень кропотливый и сложный процесс, конечным результатом которого является экономия времени в целом.

В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам.

Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:

  • спонтанное время – 20%;
  • непредвиденное время – 20%;
  • рабочее время – 40%.

Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.

Цели

Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В

результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение.

Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:

  • конкретность;
  • реалистичность;
  • ориентированность на достижения конкретного результата;
  • ограниченность и измеримость конкретными сроками.

Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе. Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий.

Принципы организации

При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.

В обязательном порядке следует учитывать такие важные моменты:

  • в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период;
  • если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день;
  • устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы;
  • выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д.

Этапы и методы

Для планирования рабочего времени директору понадобится ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня.

Далее ему необходимо действовать в определенной последовательности:

  1. Определить стандартный распорядок дня.
  2. Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
  3. Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
  4. Сделать отметки о степени важности всех дел.
  5. Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
  6. Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
  7. Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
  8. Выделить время на отдых и приемы пищи.

Составляем график работы на неделю

На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании:

День рабочей недели Список дел
Понедельник Командировка, региональная инспекция
Вторник Проект В. Изучить промежуточный отчет
Среда Доклад. Обзоры
Четверг Проект А, определить конечный срок его сдачи
Пятница Изучить месячный отчет

Ежедневно руководитель живет по такому графику:

  • 9.00-9.30 – планерка с сотрудниками;

Источник: http://kadriruem.ru/planirovanie-i-organizacija-rabochego-vremeni-rukovoditelja/

Как правильно организовать рабочее время?

Для любой организации правильное распределение и планирование рабочего времени является залогом успешного и должного функционирования в системе осуществляемой деятельности. Практически на каждом предприятии есть сотрудник, который осуществляет контроль по вопросам рационального регулирования организационного графика.

Основные правила планирования рабочего времени

Эффективность деятельности предприятия на прямую зависит от правил учета такого графика. Далее будет рассказано, какие именно правила и принципы существуют для установления эффективного графика, и какие нормативы действуют на сегодняшний день.

В первую очередь принципы организации и планирования трудового времени в любом условном предприятии должны соответствовать основным нормативам, которые действуют на сегодняшний день.

Использование диспозиций этих нормативов является обязательным для любого сегмента. Главный и самый важный императивный документ на этот счёт сегодня — трудовое законодательство. Оно указывает на право руководителя предприятия самостоятельно организовывать рабочий график, но в пределах которые установлены в пункте 4.

Обратите внимание

Соответственно, максимальное количество часов, предусмотренное указанным  законодательством в отношении одного человека не может превышать 48 часов в неделю, учитывая работу в один выходной день. Именно эти 48 часов работодатель, либо другой ответственный человек в организации имеют право распределить таким образом, который позволит повысить эффективность деятельности предприятия.

В большинстве случаях указанные 48 часов разделяются на 6 трудовых дней, что и составляет по 8 часов в один день. Это позволяет сотрудникам удачно совмещать работу с осуществлением своих личных дел.

Методы планирования рабочего графика

Многие интересуются, какие методы используются в само менеджменте для планирования рабочего времени менеджера? Здесь у компетентного сотрудника имеется что-то вроде профессионального выбора.

Первый метод называется методом учета. Заключается он в исполнении служебных обязанностей по мере их формального поступления. Менеджмент как структурное подразделение получает ежедневные задания от руководителя, поэтому равномерное распределение профильных обязанностей на 8 часов и будет основой указанного метода.

Помимо этого также существуют конструктивный метод, который заключается в исполнении профильных обязанностей в течение всего дня работы, с перерывом на обед.

Также существуют и радикальный метод, который заключается в быстром и качественном осуществлении своей профильных обязанности в первой половине дня, что позволяет во второй половине дня немного сбавить темп работы.

Наиболее используемым методом является конструктивный вид.

Кто должен организовывать рабочее время?

Ответственным за учет и организацию является штатная единица при совете организации или предприятия. Данному лицу могут помогать подчинённые его отдела, для повышения эффективности проведения учета и минимизации рисков по нарушению императивных актов.

Утверждает график руководитель, основываясь на правилах и принципах, также на ТК РФ.

Ответственным может быть назначен практически любой сотрудник из отдела кадров.

Какие акты регулируют рабочее время?

На вопрос относительно того, каким локальным нормативным актом устанавливается режим трудового времени в организации, можно ответить следующее. В первую очередь таким актом является локальный план, разработанный для конкретного предприятия. Данный план получил наименование учета графика трудового времени. В подавляющем большинстве случаев он именно так и называется.

Помимо этого существуют также и следующие виды актов:

  • учет графика отпусков;
  • отчётность по случаям нетрудоспособности;
  • досье сверхурочных и дополнительных работ;
  • график посещения сотрудниками рабочих мест;
  • учет выходов на рабочее место в праздничные и выходные дни.

Эффективность от правильной организации рабочего времени

Подобное было установлено неоднократно. Если в учреждении трудовое время формально спланировано неправильно, либо с нарушением императивных требований законодательства, то в первую очередь, в такой организации уменьшается общий показатель эффективности деятельности.

Помимо этого предприятие может быть призвано к ответственности за формальное нарушение обязательных и императивных требований профильного законодательства. Более того, эффективность будет со временем повышаться в том случае, если рабочий график не будет меняться в течение долгого времени. Это также является основным правилом для учёта.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://legionfg.ru/kak-pravilno-organizovat-rabochee-vremya/

Планирование рабочего времени сотрудника

Достижение высоких результатов труда и сокращение расходов обуславливается правильным планированием и организацией рабочего времени. Однако планирование включает в себя целый комплекс факторов. И каждый из них очень важен. Поэтому нельзя упускать одно в ущерб другому.

Работодатель должен знать способы планирования и учета времени, а также использовать их в повседневной деятельности. Они включают нормативные правила и научные, а также психологические методики.

Сущность планирования рабочего времени

Планирование рабочего времени используется для достижения наиболее эффективных результатов труда. Она включает в несколько существенных аспектов:

  • Правовое регулирование трудовой деятельности. Это начало трудового дня, его окончание и перерывы для приема пищи сотрудниками;
  • Порядок выполнение производственных задач;
  • Стимулирование высоких результатов трудовой деятельности каждого сотрудника и сплочение коллектива в целях улучшения работы компании;
  • Анализ и обобщение результатов труда. Это должен быть и ежедневный анализ, и периодические мероприятия. Они позволят выяснить существующие проблемы и найти пути их решения.

Соблюдение указанных пунктов повысит результативность работы сотрудников.

Каким локальным нормативным актом устанавливается режим рабочего времени в организации?

Режим регламентируется нормами ТК РФ, наряду с его учетом и планированием. Каждая компания и бюджетное учреждение создает внутренний акт, который называется «правила внутреннего трудового распорядка». Он закрепляет следующие положения:

  • Длительность трудового периода за неделю;
  • Длительность ежедневного труда;
  • Момент начала рабочей деятельности, завершения работы и перерывов;
  • Количество смен за одни сутки, а также график, по которому устанавливаются данные смены.

Таким образом, планирование и учет срока труда не должны противоречить закону. Как правило, данный документ выступает в качестве приложения к коллективному соглашению работодателя с персоналом.

Чем определяется продолжительность рабочего времени в организации?

Основные правила планирования рабочего времени закреплены в статьях 100и 102Трудового кодекса РФ.

Читайте также:  Командировка за свой счет

В соответствии с нормами закона, длительность трудового периода в неделею не может превышать 40 часов, следовательно — за сутки работник сможет отработать 8 часов.

В ряде случаев длительность труда персонала превышает указанные значения. Во всех случаях такого превышения руководитель обязан будет оплатить это время дополнительно.

Кто в организации ведет табель учета рабочего времени?

Данный документ служит для первичного учета. В нем отражается фактически отработанный период каждым сотрудником в ежедневном режиме. Табель включает сведения о нахождении на больничном, в командировках и так далее. Ведение данного табеля возлагается на работника кадрового отдела или бухгалтерии.

В некоторых бюджетных учреждениях или компаниях нет таких отделов, но вести учет необходимо. Поэтому руководитель вправе возложить обязанность по ведению учета на любого другого сотрудника. Зачастую, учет ведет делопроизводитель или заведующий канцелярией.

Подобная практика весьма распространена в государственных бюджетных учреждениях.

Обязательно ли в организации вести табель учета рабочего времени?

Учет рабочего времени является базовым источником накопления информации об отработанном периоде.

Без него невозможно правильно начислять заработную плату, выплачивать премии, оплачивать больничные листы или компенсировать расходы, понесенные в связи с нахождением в командировке.

К примеру, в премиальные выплаты не входит период нетрудоспособности, поскольку сотрудник не выполняет своих трудовых функций. Но установить, сколько дней работник находился на больничном, а сколько реально проработал, без табеля будет невозможно.

Поэтому вести табель необходимо во всех бюджетных учреждениях и предприятиях, где есть достаточный штат сотрудников. При этом срок хранения табеля учета рабочего времени в организации устанавливается руководителем предприятия. Как правило, табели хранятся в течение 50 лет.

Планирование рабочего времени руководителя

Руководитель обязан осуществлять общий контроль и организацию труда всего коллектива. Поэтому от эффективности его действий во многом зависит результат работы всех сотрудников. Рекомендуется, чтобы руководитель ставил перед персоналом краткосрочные и долгосрочные цели.

Это следует делать в ходе утренних совещаний. После окончания трудового дня нужно проводить вечернее совещание, на котором обсуждать текущие проблемы и принимать отчеты сотрудников о проведенной работе. Такая организация труда весьма эффективна.

Она характерна для бюджетных учреждений, но является актуальной и для коммерческих компаний.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):(10

Источник: https://russiansu.ru/rabochee-vremya/planirovanie-rabochego-vremeni-sotrudnika.html

Секреты time-менеджмента, или Как планировать рабочее время продуктивно

Time-менеджмент, планирование рабочего времени или управление рабочим временем – важный навык делового человека. Успех чаще всего воспринимается как высокая результативность и как достижение значимых целей. Но не стоит забывать: время, потраченное с большой отдачей, – еще один ключевой критерий успешности.

Цели time-менеджмента

Управление рабочим временем может решить массу целей и задач, современный ритм жизни заставляет относиться ко времени с большим вниманием, а модные и успешные коучеры разрабатывают массу методик, подчиняющих время деловому ритму жизни.

Но что удивительно: многие из законов подчинения времени были открыты и сформулированы в середине 20 века, некоторые и того раньше – сотню и даже более лет назад, когда бизнес только начинал заявлять о себе и ритм жизни только начал ускоряться.

Закон Паркинсона гласит: «Работа заполняет время, отпущенное на нее». Этот афоризм ироничен, однако его правильность доказывается непосредственной жизнью. Наблюдая за собой, за своими близкими, а затем и за работой органов власти и официальных учреждений английский историк заметил, что как в быту, так и в общественной жизни человек готов тратить время на бесполезные дела.

Если человек не ограничивает себя временными рамками, он может выполнять работу снова и снова, бесконечно исправляя что-либо, корректируя, ища недостатки, как бы стремясь довести дело да абсолютного совершенства, действуя не на результат, а погружаясь в процесс.

Однако, соблюдение этого закона не догма. Наоборот, задача любого успешного человека – преодолеть инерцию этого правила, подчинить этот закон своим планам и установкам.

Цель time-менеджмента – организация рабочего времени, расстановка приоритетов, контроль за временем и трата его рационально.

Принципы планирования

Планирование всегда состоит из нескольких уровней:

  • стратегическое глобальное (планирование на несколько лет, это сверхцель или сверхцели, которые ставит перед собой человек)
  • стратегическое планирование на год или полгода (те общие задачи, которые медленно, но верно будут приближать человека к его основной, главной цели)
  • тактическое планирование на месяц и на неделю,
  • тактическое планирование на день.

К каждому из них предъявляются различные требования, методы time-менеджмента тоже заметно отличаются. Они очень индивидуальны и во многом формируются личностью самостоятельно.

Матрица Эйзенхауэра

Планирование на день тоже, конечно, индивидуально, однако в этом случае в деловой сфере накоплен большой опыт управления временем. Главный принцип каждодневного time-менеджмента основывается на так называемой матрице Эйзенхауэра.

36 президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр разработал матрицу приоритетов, чтобы оптимизировать свое загруженное рабочее время. Он понял: все дела, которые необходимо выполнить человеку за день, можно условно разделить на важные и неважные, срочные  и не срочные.  В результате образуется следующий квадрат с 4 зонами:

Самое сложное – распределить все обязанности и заботы в эти 4 группы: понять, какие дела на самом деле важные, а какие неважные. По мнению коучеров, важные дела те, что приближают нас к намеченной цели и связаны с планированием на год.

Важно

Первый квадрат в идеале должен быть свободным, потому что если он занят, то это говорит, что важные дела не выполнялись в срок и наступил цейтнот.

Неважные и несрочные дела (как правило, это социальные сети, бесцельные телефонные разговоры, компьютерные игры и т.п.) в идеале тоже можно смело отметать в сторону и концентрироваться на важных и несрочных, занимая в графике рабочего дня им ключевое место.

Срочным и неважным делам можно находить оставшееся время или делегировать их исполнение коллегам или подчиненным.

Принцип Парето

Второй важный принцип согласуется с матрицей Эйзенхауэра и был назван в честь социолога Вильфредо Парето. Второе название принципа – принцип 20 /80, Парето еще в XIX в. заметил: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». С этим действительно трудно спорить: большая часть усилий не дает желаемых результатов.

Однако принять этот факт как данность и применять его не только к результатам, но и к потраченному времени, окажется весьма эффективным. Главное – найти эти 20% важной информации из письма или деловой беседы, которые принесут эти 80% результата. В течение дня среди круговорота дел вычленить эти 20% своих планов, выполнение которых принесет 80% успеха.

Еще один принцип time-менеджмента основывается на физиологии человека и учете его биоритмов. В течение дня человеческий организм функционирует неравномерно, кривая биоритмов выглядит примерно следующим образом:

Планируя рабочий день, важно учитывать время высокой работоспособности и обязательно оставлять время для отдыха и возможности расслабиться и отключиться, это позволить избавиться от отрицательных последствий дневного стресса.

Четвертый принцип планирования  может показаться противоречащим всему, что было описано выше, но его соблюдение будет способствовать мягкому, спокойному ощущению течения времени, чувству, что оно подвластно человеку.

План не может довлеть над человеком: вариативность и гибкость планирования – может быть, важнейшая установка time-менеджмента. Этот принцип подразумевает умение вовремя поменять планы, выстроить новые цепочки связей между событиями.

Совет

Практически это значит – фиксировать важные и срочные дела как основные, образующие остов дня, оставляя так называемые буферные зоны для возможных изменений, новых обстоятельств, непредвиденных срочных дел.

Одним словом, продуктивность и занятость нельзя смешивать, планирование позволит избежать ситуаций нехватки времени и грамотно выстроить приоритеты, от чего продуктивность рабочего дня существенно увеличится.

10 правил планирования рабочего времени

На самом деле правил может быть столько, сколько каждый человек может выбрать из предложенного ниже списка.

  • Правило уединения. На работе желательно иметь возможность оставаться в одиночестве: для этого закрыть двери, установить неприемные часы, включить автоответчик, попросить секретаря о тишине. Время для подобной работы можно установить утром или ближе к окончанию рабочего дня, когда рабочий настрой офиса снижен.
  • Правило рабочих блоков. Всю работу в офисе можно условно разделить на блоки: телефонные переговоры и деловая переписка, совещания и встречи с коллегами, оформление документации и работа с бумагами. Выполняя работу подобными блоками, мы экономим усилия, не переключаемся с одного вида деятельности на другой.
  • Правило небольших частей – правильных ломтиков. Большое, трудное дело, стратегическую задачу невозможно выполнить однократным приложением усилий, поэтому каждодневно и методично выполняя небольшие части крупного проекта, мы тактически приближаем глобальную цель.
  • Правило делегирования обязанностей. Умение делегировать полномочия – тоже часть time-менеджмента.
  • Правило регламента и  правило дедлайна. Установить четкие временные рамки деловой встречи, совещания или собеседования, а также рамки выполнения работы – значит сознательно и продуктивно нарушить закон Паркинсона, сделать его своим соратником.
  • Правило расстановки приоритетов. Постепенно можно выработать навык при возникновении новых дел и ситуаций мысленно присваивать каждому из них статус из матрицы Эйзенхауэра: срочное — несрочное, важное – неважное. Тогда приоритеты выстроятся автоматически.
  • Правило учета времени суток и биоритмов. Важные и срочные дела планировать лучше утром. Их выполнение будут создавать ситуацию успеха в течение рабочего дня. Планирование лучше осуществлять с вечера: по мнению психологов и коучеров, тогда подсознание за ночь само оптимально выстроит распорядок следующего дня.
  • Правило ведения записей: «Думай на бумаге». Записи необходимы: они организуют сознание, формируют наглядную картинку в голове, помогают контролировать себя в течение дня.
  • Правило итогов. Резюме в конце рабочего дня может создать ощущение успешности, продуктивности, поможет скоординировать свои действия и планы дальнейших дней.

Методы планирования рабочего времени

Основными методами time-менеджмента является ведение записей, календарей, карт рабочего дня. В этом случае за основу берётся один или несколько принципов time-менеджмента: создается общая схема, шаблон, который может быть адаптирован, использован конкретным человеком для своего распорядка и режима дня.

Одна из авторских методик изложена в книге Трейси Брайна и называется «Оставьте брезгливость, съешьте лягушку!», она подразумевает разделение планов на положительно окрашенные, приятные обязанности и неприятные.

Если внимательно и сознательно проанализировать планы на день, то обязательно найдутся дела, которые выполнять не хочется (их условно можно назвать лягушками или жабами).

Именно эти дела нужно сделать в первую очередь: отбросить брезгливость и метафорически «съесть это дело-лягушку в первую очередь».

В добавление к этой методике еще один совет: чтобы послевкусие было еще приятнее, после лягушки можно «съесть дело-десерт»: сделать нечто приятное, любимое, приносящее удовольствие и радость на рабочем месте.

Интересная методика планирования рабочего дня предложена Александром и Дмитрием Цыглиными, представителями школы Франклина:

Видео о составлении карты на день

Современная форма составления планов на день – специальные программы для смартфонов и КПК (органайзеры), которые за основу берут календарь или возможности электронной таблицы, что позволяет отражать дату, время, указывать временные рамки каждого события, оставлять записи и комментарии, а также создавать не только тактические планы на день, но и видеть стратегическое движение к главной цели. Они мобильны, удобны и главное – эффективны в современных условиях жизни.

Примерные программы

Объединяя несколько методик и учитывая как можно больше принципов и правил time-менеджмента, можно создать шаблон программы.

Читайте также:  Формула расчета среднего заработка для центра занятости

Важно понять главное: перечень дел – это еще не план. Планом он станет только тогда, когда он сможет соответствовать правилу Брайана Трейси: «Планированием предваряют правильные поступки и предотвращают плохие».

Если потратить несколько минут, то будет ясно, какие дела можно объединить в блоки, какие дела слишком глобальны, но важны и несрочны (их, наоборот, разделить на «ровные ломтики»), какие дела можно считать «лягушками», какие станут приятным и вкусным «десертом». Можно изобразить их в виду схем или диаграмм, можно выкрасить в различные цвета.

9:00 – важные дела + дела-лягушки 10:40 – деловая переписка + важные и срочные дела 11:04 – совещания, планерки 11:34 – деловые переговоры по телефону, собеседования 13:34 – деловой обед 14:00 – буферная зона + важные и срочные дела 15:30 – важные дела + дела-десерты

17:00 – деловой ужин

Источник: https://delovoi-etiket.ru/psihologiya/1104-sekrety-time-menedzhmenta-ili-kak-planirovat-rabochee-vremya-produktivno.html

Принципы организации рабочего дня

Вы старательно работаете, искренне стараетесь выполнить «как можно больше», проводите на работе по 10-12 часов в сутки, но все равно не получаете желаемый результат. Дел становится все больше, а свободного времени — все меньше. Что вы делаете не так? Почему у кого-то работа спорится, а у вас все идет наперекосяк?

Правильная организация рабочего времени

Результаты работы напрямую зависят от того, насколько правильно она организована. А так как организацией занимается менеджер, то именно от его качеств и умений и будет зависеть успех рабочего процесса. Определить уровень организации довольно легко. 

Признаки плохой организации или в чем заключаются основные промахи менеджера:

  • Плохой менеджер не соблюдает установленных сроков и не ценит чужое время. Он может опоздать на работу, забыть о срочных документах, по нескольку раз переносить время совещания и т. д.
  • Он не обладает нужными знаниями и иногда даже не пытается понять суть вопроса.
  • Плохой менеджер не планирует свой распорядок дня и в результате хватается то за одно, то за другое.
  • Плохой менеджер не умеет расставлять приоритет.
  • Он не умеет грамотно и лаконично излагать свое мнение и не умеет решать вопросы в телефонном режиме.
  • Рабочее место плохого менеджера завалено бумагами, среди которых он очень редко находит ту, которая нужна.

Как же наладить эффективную работу в компании? Есть 3 группы принципов, способных вам помочь:

  1. Принципы начала дня.
  2. Принципы основной части дня.
  3. Принципы конца дня.

Ниже представлены детальные описания каждой группы.

Принципы начала дня

Вставайте «с правой ноги», то есть начинайте день с хорошим настроением. Поверьте, это очень важно для дальнейшей работы. Положительный настрой поможет легче воспринять возможные неудачи и быстрее достичь долгожданного успеха. 

Вот три вопроса, на которые следует отвечать каждое утро: 

  1. Как сегодняшний день приблизит меня к достижению желаемого?
  2. Что предпринять, чтобы сделать сегодняшний день еще более радостным и счастливым?
  3. Чем я смогу сегодня компенсировать «сидячий» образ жизни (ведь офисная работа предполагает мало телодвижений)? — Провести сеанс релаксации, сходить в спортзал, посетить бассейн?

Также постарайтесь продумать ответы на такие вопросы:

  1. Кого я смогу сегодня обрадовать или кому смогу поднять настроение?
  2. С кем сегодня мне предстоит встретиться?
  3. С какими препятствиями я могу сегодня столкнуться? Как разобраться с ними без негатива?

Ну и конечно же, начинать день стоит с хорошего завтрака и неспешных сборов на работу.

Очень важно не носиться по квартире сломя голову, не «забрасывать» в себя еду на ходу и не бежать, спотыкаясь, на остановку. Подобные действия могут испортить даже самое хорошее настроение.

И не вздумайте возражать, что на размеренные сборы у вас нет времени. Время всегда есть, конечно, если правильно расставить приоритеты.

Принципы основной части дня

  • Не опаздывайте на работу и старайтесь всегда приходить в одно и то же время. Всем нам важна стабильность. И если вы привыкли приступать к работе в 9.00, старайтесь не нарушать эту традицию.
  • Придя в офис, не старайтесь всех поприветствовать и успеть со всеми переговорить до начала рабочего дня. Это лишь собьет рабочий настрой. Перенесите общение с коллегами на более поздний период. Лучше всего это делать после решения самых важных задач.
  • Первым делом просмотрите план, составленный на сегодняшний день. Внесите в него нужные коррективы, вычеркните все лишнее и добавьте новые пункты, если в этом есть необходимость. Старайтесь составлять план так, чтобы выполнить его было реально. Не стоит включать задачи, выполнение которых было бы желательно, но по каким-то причинам абсолютно невозможно на данном этапе.
  • Начинайте рабочий день с решения наиболее трудоемких и наиболее приоритетных задач. Работайте по принципу «от сложного к простому». Таким образом, на конец дня (то есть на момент, когда вы устанете) у вас останутся самые легкие и приятные задачи.
  • Приступать к прочтению входящей корреспонденции (писем, рассылок, рекламных листовок) стоит лишь после решения самых важных задач. Как правило, утренняя почта не содержит ничего срочного или серьезного.

Как правильно распланировать рабочий день? Вот несколько правил, которые помогут вам работать эффективней.

  1. Экономьте рабочее время. Составляйте планы на каждый день и не забывайте своевременно вносить в них коррективы.
  2. Старайтесь действовать в рамках установленного плана. Не занимайтесь делами, которые не были запланированы на конкретный день. Избегайте импульсивных решений — они лишь мешают в работе.
  3. Устанавливайте реальные сроки для выполнения каждой задачи. Соблюдайте эти сроки, и ни в коем случае не откладывайте дело на более поздний период без уважительной причины.
  4. Используйте каждую рабочую минуту. Например, во время поездки в транспорте составьте план на завтрашний день, а в последние минуты рабочего дня подпишите документы или просмотрите почту.
  5. Отдыхайте после каждого рабочего часа примерно 10 минут. Считается, что ровно столько нужно для восстановления внимания. Не спешите, быстрый темп приведет только к ошибкам, а никак не к более скорому выполнению задачи. Учитесь работать размеренно.
  6. Старайтесь завершать все начатое и не прерываться на середине. В крайнем случае, делайте паузу в наиболее подходящих местах. Перед тем как переключиться с незавершенного дела на новое, вкратце (например, тезисно) запишите все, что вы думаете по этому проекту. Запишите так, чтобы в дальнейшем вы продолжили выполнение задачи с наименьшими временными потерями.
  7. Планируйте самые важные дела на первую половину дня. Примерно с обеда активность в офисе достигает «критической точки» и не исключено, что заняться своими делами вам уже будет некогда.
  8. Отказывайтесь от выполнения срочных дел всегда, когда это возможно. Например, когда ваше участие в решении вопроса необязательно или когда задачу нельзя передать иному исполнителю;
    Тщательно проанализируйте, что вы потеряете, если возьметесь за форс-мажорное задание. Подумайте, выполнение каких проектов придется отложить, дабы успеть завершить дополнительную работу в указанный срок.
  9. Выделяйте 1 час в день для решения наиболее важных вопросов. Отключите на это время телефон, либо запретите соединять вас с кем бы то ни было. Предупредите сотрудников о вашей «недоступности» в течение этого часа.
  10. Объединяйте однородные задания в «серии», так они будут отнимать гораздо меньше времени. Например, вместо того, чтобы каждый час вызывать секретаря и диктовать ему по одному письму, вызовите его один раз и надиктуйте сразу 5 или 10 писем. Вместо того чтобы разбрасывать пятиминутные совещания на весь день, проведите несколько совещаний подряд. Выделите часы для подписания документов и запретите сотрудникам бегать «на подпись» в любое другое время.
  11. Не стремитесь проводить на работе как можно больше времени: как показывает практика, это отнюдь не приводит к повышению продуктивности.
  12. Перепроверяйте свои планы и контролируйте выполнение каждого пункта. Ищите причину, по которой вам не удалось выполнить ту или иную задачу.

Принципы завершения рабочего дня

  • Постарайтесь все «небольшие» дела завершать в течение одного дня, а не переносить на следующий. Их невыполнение может привести к напрасным временным потерям. К «небольшим» делам можно отнести: чтение писем и составление ответов, телефонные звонки и распоряжения.
  • Оцените объемы работы, выполненной за день. Все ли из запланированного вы успели? Если в течение дня вам пришлось отклониться от ранее составленного плана, проанализируйте, почему так произошло, и что сделать, чтобы подобные отклонения встречались как можно реже. Перенесите невыполненные задачи на следующий день.
  • В конце рабочего дня займитесь составлением планов на завтра. Подумайте, решение какого из пунктов плана вы могли бы делегировать коллегам или подчиненным? Расставьте приоритеты, и определите дела, с которыми стоит разобраться в начале рабочего дня.
  • Радуйтесь заслуженному отдыху. Отвлекитесь от работы и старайтесь не думать о ней до следующего рабочего дня. Ваш мозг нуждается в таком же отдыхе, как и тело. Сходите в спортзал, погуляйте на свежем воздухе, пообщайтесь с друзьями, проведите вечер в кругу семьи — наслаждайтесь свободным временем «по полной». Делайте все, чтобы окончание дня было не менее позитивным, нежели начало.

Соблюдение данных принципов сделает вашу жизнь менее напряженной, поможет легче воспринимать кризисные ситуации и радоваться каждому прожитому дню. А главное, оно сделает вашу работу более организованной, а значит и более эффективной.

Источник: http://TimeStep.ru/2011/02/10/principy-organizacii-rabochego-dnya

Планирование рабочего дня руководителя

Смысл грамотного планирования рабочего дня руководителя заключается в определении приоритетных направлений деятельности на несколько дней вперед, что позволит освободить время для решения творческих задач.

https://www.youtube.com/watch?v=XKn0zzmtGQ4

Грамотное и эффективное руководство — это тот фактор, которые отличает успешные и процветающие предприятия от предприятий, находящих в упадке и стагнации.

Характерной особенностью хорошего руководителя является умение рационально использовать рабочее время. Такой подход позволяет освободить время не только для отдыха и досуга, но самое главное — для творческого подхода к исполнению управленческих обязанностей.

Современный успешный руководитель должен уметь управлять не только своим рабочим временем, но временем своей команды и всего предприятия в целом.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени, его постоянная нехватка на решение всех запланированных задач — проблема с которой сталкиваются многие руководители. Детально проанализировать причины возникновения такой ситуации поможет приведенная ниже таблица:

Причина дефицитаОписание проблемы
Неоправданная спешка Руководитель постоянно торопится сам и поторапливает подчиненных. В результате важные задачи выполняются поверхностно, «для виду»
Усталость Постоянная работа в режиме аврала приводит к быстрому переутомлению
Большое скопление неоконченных дел Отсутствие четкого плана и привычка браться за несколько дел сразу, приводит к нагромождению работы
Суета Эта черта свойственна излишне эмоциональным и импульсивным руководителям, не склонным к рациональному планированию
Демотивация Черта, свойственная назначенным директорам с низкой оплатой труда
Отсутствие плана Неорганизованный и недисциплинированный человек становится руководителем, не представляющим перспектив развития компании
Завершение работы дома Это симптом серьезной проблемы. Если руководитель берет работу на дом, значит назрела насущная потребность в оптимизации рабочего графика

Организация рабочего дня руководителя

Планирование и организация рабочего времени руководителя — процесс сложный, учитывающий сразу много параметров и факторов.

Результатом правильно завершенного процесса станет не только экономия времени, но и появление в рабочем расписании — пустых клеток, т.е.

, периодов, которые ничем не заняты и которые можно посвятить решению задач, отложенных «на потом», а можно — обдумыванию предстоящих дел и планированию.

Первое, что нужно сделать руководителю, приступая к выполнению своих управленческих обязанностей — определить перечень задач и сопоставить ему ресурс имеющегося в наличии времени. Количество времени в сутках увеличить нельзя, поэтому задачи, на которые явно не будет хватать времени нужно делегировать подчиненным.

Обратите внимание

В целом, всю совокупность имеющегося в распоряжении руководителя времени можно сегментировать следующим образом:

В идеале, нужно вести хронометраж, т.е., фиксировать, сколько времени было потрачено на выполнение разных задач. По началу это потребует дисциплины, но результат превзойдет ваши ожидания.

Вы увидите, что выполнение действительно важных дел занимает не так много времени, а больше всего времени «съедает» не сама задача, а переход от одного дела к другому: вы закончили одно дело, решили сделать перерыв — пройтись, попить кофе, поговорить с подчиненными и подготовиться к следующей работе. Этот перерыв может растянутся на час, в то время, как само дело потребовало полчаса.

Читайте также:  Приказ образец о перерасчете заработной платы

Источник: https://www.sekretariat.ru/article/210990-qqq-17-m7-planirovanie-rabochego-dnya-rukovoditelya

Как планировать рабочий день руководителя

Вам понадобится

  • — ежедневник;
  • — стандартный распорядок дня руководителя;
  • — перечень текущих мероприятий с участием руководителя.

Инструкция

Определите свой стандартный распорядок дня. Некоторые мероприятия могут повторяться изо дня в день, другие носят разовый характер. Сформулируйте планы на ближайшую неделю и месяц. Расставьте ожидаемые мероприятия в порядке значимости. В итоге вы должны получить перечень задач, располагающихся в определенной иерархии.

Включите в распорядок дня те мероприятия, которые содержатся в планах работы организации или предприятия на квартал, полугодие и год. Соберите по отделам и структурным подразделениям сведения о контрольных и проверочных мероприятиях, в которых вы должны принять непосредственное участие.

Если запланированные мероприятия назначены на конкретное время, сгруппируйте их и внесите в рабочий ежедневник в порядке очередности проведения.

Сделайте отметку о степени важности той или иной встречи, совещания или переговоров. Расставляя приоритеты, руководствуйтесь своими главными функциями.

Дайте поручение помощнику или секретарю напоминать вам о наиболее важных мероприятиях заблаговременно, а не в последний момент.

Позаботьтесь о том, чтобы планируемые мероприятия не накладывались по времени друг на друга. Если для участия в совещании или деловой встрече требуется выезд за пределы учреждения или офиса, внесите в планы время, необходимое на дорогу.

Оставьте в графике время на другие виды незапланированной деловой активности. Даже небольшой временной зазор позволит избежать спешки и предотвратит многие недоразумения. Предусмотрите в распорядке дня также время для отдыха и приема пищи.

Доведите свой распорядок дня до своего помощника. Потребуйте от секретаря регулярно оповещать вас об изменениях в планах мероприятий, происходящих по объективным причинам. Получив от помощника значимую информацию, тут же вносите поправки в ежедневный распорядок.

Источники:

  • Планирование рабочего дня руководителя

Почему получается, что два работника находятся в офисе одинаковое количество времени, ни один не отвлекается на посторонние вещи, но они успевают сделать разный объем работы? Потому что один из них распыляет свое внимание, а другой сумел структурировать рабочий процесс. Грамотное планирование рабочего времени является одним из залогов успешного и эффективного рабочего дня.

Инструкция

Формируйте рабочие блоки, в которых вы будете выполнять сходные задания. Как известно, работу тяжело начать. Неохотно сев за первое задание, вы втягиваетесь, и дело идет гораздо быстрее.

Поэтому разложите проекты и задания по папкам и начинайте выполнять схожие.

Для приема посетителей или сотрудников, если вы начальник, также лучше отвести свои приемные часы, чтобы вас не отвлекали постоянно от работы с бумагами.

Важно

Если работы много, и она требует вашего полного внимания, позволяйте себе устроить неприемные часы. Переведите телефон на коллег или секретаря, отправьте посетителей к вашему заместителю. Не стесняйтесь закрыться в кабинете от всех и полностью уйти в срочный проект.

Зачастую продолжительность выполнения проекта напрямую зависит от времени, выделенного на него. Если начальство не торопит вас с выполнением задания, вы можете самостоятельно регламентировать сроки, в которые проект должен быть сделан. Таким образом, работа у вас пойдет гораздо быстрее, чем, если вы будете неспешно работать день за днем.

Правильно расставьте приоритеты. Существуют дела, которые необходимо срочно выполнить, существуют те, которые могут подождать.

Также существуют вещи, которые выполнять вовсе не обязательно, а также вещи, которые можно перепоручить подчиненным.

Для организации эффективной работы целесообразно начинать утро с тех дел, которым присвоен приоритет номер один. Однако если вы трудоголик, не забудьте внести в ваш план еду и сон.

Людям легко работается, когда они сразу же видят результат их деятельности. Так, человек, который колет дрова, может видеть, как уменьшается поленница и увеличиваются его запасы на зиму.

Работая над крупным проектом, вы легко потеряете к нему интерес, так как результат предвидится лишь в отдаленном будущем.

Поэтому уделите такому проекту пару часов своего рабочего времени, а затем перейдите к выполнению небольших проектов, которые принесут вам результат уже сейчас.

Источник: https://www.kakprosto.ru/kak-808343-kak-planirovat-rabochiy-den-rukovoditelya

Планирование и распределение рабочего времени

Многими менеджерами «управляют» случайности. У них нет ясной базы для принятия решений при планировании времени. Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени.

У руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с меньшим расходом времени.

Целеполагание для руководителя действует как движущая сила, энергия которой исчезает лишь тогда, когда цель достигнута.

Совет

В настоящее время эффективность работы организации во многом определяется эффективностью повседневной работы персонала управления.

Очевиден тот факт, что в коллективе трудно наладить работу, когда руководитель и его подчиненные не обладают современными приемами и методами работы, не совершенствуют свой индивидуальный рабочий стиль.

Безусловно, готовность руководителя к успешной деятельности определяется знаниями, умениями, навыками и качествами личности. Однако немаловажную роль играет изучение причинно-следственного механизма имеющих место недостатков и проблем, а также поиск путей совершенствования своей работы.

Решающее значение для устранения недостатков в практике повседневной деятельности имеет рациональное использование руководителем рабочего времени.

Важным шагом при создании эффективной системы управления собственным временем для руководителя является определение целей деятельности как на короткий, так и на длительный период. Управление на основе целей не связано с дополнительными усилиями, так как базируется на процессе планирования с определением предельных сроков выполнения намеченных действий или мероприятий.

https://www.youtube.com/watch?v=CMRhZCsfxVI

Определение целей есть лишь начальный этап. Необходимо преобразовать цель в план действий по ее достижению. Необходимо определить степени важности и решить, какие цели и задачи важнее всего, а какие могут подождать. Успешное решение задачи выделения степеней важности оказывает сильное влияние на рост эффективности работы руководителя.

Чтобы получить как можно лучшие результаты при планировании рабочего времени, руководителю необходимо использовать такое понятие, как «периоды планирования»: день, неделя, месяц, год. Каждый период планирования должен рассматриваться отдельно. В этой связи рекомендуется иметь отдельный план для каждого периода.

Главное преимущество, достигаемое путем планирования работы, состоит в том, что планирование рабочего времени приносит выигрыш во времени.

Обратите внимание

В этой связи у руководителя появляется возможность использовать имеющееся у него рабочее время для плодотворной и успешной деятельности и достичь поставленных целей с возможно меньшим расходом времени.

Планирование как важнейшая составная часть организации личного труда означает подготовку к реализации намеченных целей и структурирование (упорядочение) рабочего времени.

При разработке плана конкретного периода рекомендуется использовать основные принципы и правила планирования рабочего времени:

  • правило основного соотношения (правило 60:40). Рекомендуется составлять план только на определенную часть рабочего времени. Практика показывает, что планируемая часть не должна превышать 60% общего планового бюджета времени руководителя; она носит название период запланированной активности. Оставшиеся 40% планируемого периода времени условно следует разделить на два блока по 20% каждый. Первый блок представляет собой резерв рабочего времени, отводимый на выполнение действий и работ, не включенных в формируемый план, и носит название период непредвиденной активности. Второй блок резервного времени отводится на управленческую деятельность и творческую активность — это период спонтанной активности;
  • анализ ранее выполненных работ и структуры затрат рабочего времени прошлых периодов;
  • регулярность и системность планирования;
  • реалистичность планирования;
  • письменная форма формируемого плана;
  • перенос несделанного. Невыполненные рабочие действия и мероприятия текущего планового периода должны быть перенесены в рабочий план следующего планового периода в том случае, если они не потеряли своей актуальности;
  • установление временных норм и планируемых сроков исполнения работ, включенных в план рабочего периода. В плане следует
  • задавать точные временные нормы на планируемые действия;
  • установление приоритета (степени важности) для каждой из работ, включенных в план;
  • делегирование (перепоручение) работ. В плане должны найти отражение и те работы, которые делегируются для исполнения другим сотрудникам. Применительно к данной категории работ должно быть запланировано время для осуществления руководителем контроля сроков, качества решения и т. д.

Для разработки плана рабочего дня можно воспользоваться методом «Альпы», который предполагает реализацию следующих пяти стадий, базирующихся на использовании основных принципов и правил планирования рабочего времени (данный метод может быть использован и для разработки плана рабочей недели):

  • Составление полного перечня планируемых работ на текущий день. Этот перечень должен быть составлен с учетом предварительного распределения работ по приоритетности их выполнения.
  • Определение планируемой продолжительности каждой из намеченных к выполнению работ и общего бюджета рабочего времени.
  • Резервирование рабочего времени с учетом соотношения 60:40.
  • Принятие решений по делегированию работ, намеченных руководителем к исполнению.
  • Контроль и перенос несделанного. Контроль выполнения заданий и использования рабочего времени является последним пунктом в системе индивидуального планирования. Осуществление контрольных мероприятий позволяет руководителю получить необходимую информацию для проведения анализа структуры фактических затрат рабочего времени и приступить к поиску возможных путей совершенствования своей работы.

Это положение подтверждается известным принципом Парето или принципом 80:20. В общем виде данный принцип свидетельствует о том, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Перенесение содержания принципа на рабочую ситуацию означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени руководителем достигается 80% итогового результата. Остальные 80% затраченного времени приносят ему лишь 20% общего итога работы.

Следовательно, руководителю рекомендуется первоначально решать немногочисленные «жизненно важные» проблемы, а затем — многочисленные «второстепенные».

Принцип Парето лежит в основе так называемого анализа АБВ, согласно которому доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. Это положение позволяет условно разделить весь объем работы руководителя на три группы задач: А, Б и В — в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения поставленных целей.

  • Группа задач А составляет приблизительно 15% общего количества задач и дел, намеченных руководителем к выполнению. Значимость задач данной группы в достижении поставленных целей составляет, в свою очередь, 65%. Таким образом, в эту группу должны входить только важнейшие задачи и мероприятия руководителя.
  • Группа задач Б составляет 20% общего количествами также 20% составляет их итоговая значимость. В данную группу входят, как правило, задачи важные.
  • Группа задач В составляет 65% общего числа задач, но они имеют незначительную долю — 15% в общей значимости дел руководителя. В данную группу входят задачи менее важные и несущественные.

Согласно практике применения анализа АБВ руководителю рекомендуется группу задач А, приносящую наибольший итоговый результат, решать самостоятельно в первую очередь.

На следующем этапе работы внимание руководителя должно быть сосредоточено на группе задач Б, решение которых также обеспечивает существенную часть совокупного итога. Задачи группы В должны быть делегированы другим исполнителям.

Необходимость их делегирования объясняется тем, что успешное решение задач группы В не требует наличия у исполнителей специальных знаний и особых качеств.

Важно

Руководитель при этом оставляет за собой только контроль сроков решения задач данной группы.

По материалам Elitarium.ru

Источник: https://hr-portal.ru/article/planirovanie-i-raspredelenie-rabochego-vremeni

Ссылка на основную публикацию