Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения

Должностная инструкция архивариуса — основные обязанности и образец

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения

Архивист относится к категории специалистов, обязанности которых заключаются в ведении архива (их обязанности схожи с заведующими хозяйством). Основные положения типовой формальной должностной инструкции, утверждаются, в зависимости от наименования учреждения.

Поэтому у архивариуса бюджетного учреждения и у специалиста производственного предприятия, обязанности и ответственность будут совершенно разными. Далее будет подробно рассказано, как именно составляется регламентирующий документ в зависимости от наименования предприятия.

Должностная инструкция архивариуса — основные положения

Основные положения являются открывающим или начальным разделом типового документа. В них указываются, в общем виде, права и обязанности, а также дается короткая информация о наименовании предприятия.

Здесь же указываются ссылки на локальные регламентирующие акты учреждения. В типовом образце содержится информация, согласно которой любой архивариус должен отвечать за полное обеспечение деятельности производственного архива.

Обратите внимание

Если речь идет о бюджетном учреждении, то основные положения связанны с обеспечением сохранности архивной документации, выдачей, по первому требованию, необходимых документов сотрудникам, списанием или уничтожением потерявших актуальность документов.

Здесь же указывается обязанность — постоянно разрабатывать технический регламент ведения архива. В зависимости от наименования предприятия, основные положения могут разниться, но суть должностной инструкции архивариуса, всегда остается идентичной.

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения – образец

В бюджетном учреждении, специалист данного направления, назначается локальным внутренним приказом директора учреждения. В отдельных случаях, право назначения, дается заведующему архивным отделом.

Бюджетное учреждение нуждается в постоянном ведении архивов, поэтому должностная инструкция описываемого специалиста, должна содержать следующие разделы:

  • основные положения (здесь дается общая характеристика такой должности и система подчинения по штатной вертикали);
  • права и обязанности;
  • схема выплаты вознаграждения;
  • рамки ответственности;
  • требования к квалификации;
  • варианты расторжения соглашения;
  • заключительные положения.

В зависимости от наименования предприятия, настоящий образец, может содержать дополнительные пункты. В частности, в бюджетных учреждениях, обычно используется практика расширенного списка задач. Делается это в соответствии с формальными методическими рекомендациями 46-ФЗ.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения

Медицинская организация, в большинстве случаев, является бюджетным предприятием. Поэтому задачи, основные положения, формальные обязанности, и схема выплаты вознаграждения специалисту, являются идентичными с любым бюджетным предприятием.

И, в частности, здесь важно учитывать специфику деятельности описываемого специалиста. К ведению документации, добавляется, также, обязанность обеспечения сохранности медицинских и профилактических карт.

В соответствии с формальными методическими рекомендациями, хранение медицинских карт в организации длится не более 25 лет. Во всём остальном типовой образец будет составляться по аналогичной структуре.

К слову, еще на сайте имеется статья о том, что входит в обязанности санитарки в больнице.

Должностная инструкция архивариуса на предприятии

Независимо от наименования предприятия, архивариус, помимо сохранности технической, производственной, кадровой, и прочей документации, обязан также выдавать запрашиваемые документы всем лицам из штата, по первому требованию.

В должностной инструкции, в данном случае, отмечается обязанность быстрого поиска соответствующего документа и последующую его выдачу штатному сотруднику. Здесь же указывается обязанность своевременного списания и уничтожения потерявших силу документов.

Права архивариуса, заключаются в обеспечении, в техническом и материальном плане, его рабочего места. Все эти положения прикрепляются, в виде приложения, к трудовому договору.

Типовой образец должностной инструкции архивариуса

Структурные элементы документа, в каждом случае, могут существенно разниться. В медицинской организации и на производственном предприятии, у такого специалиста, могут быть совершенно разные преференции и обязанности.

Но типовой пример описываемого документа подходит практически для каждого случая. В него достаточно лишь добавить необходимые пункты. После его утверждения, одна копия помещается в кадровый отдел, на все время действия соглашения, а другая (по желанию) передается наемному сотруднику.

Просмотреть и скачать такой образец можно здесь:

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юриста

Задать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):

Источник: https://www.samso.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa-osnovnye-obyazannosti-i-obrazec.html

Что должна содержать должностная инструкция архивариуса: примеры и образцы документов

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

  • к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
  • кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
  • кому работник подчиняется (заведующему архивом);
  • каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
  • к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

  • правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
  • единой государственной системы делопроизводства;
  • руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
  • правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
  • порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
  • правил оформления актов об уничтожении документации;
  • организационно-штатной структуры предприятия;
  • норм ведения составления и учета отчетности;
  • правил обращения со средствами коммуникации;
  • основных принципов организации труда;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • норм этики и делового общения;
  • законодательства о труде;
  • норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

  • создании справочной системы документов;
  • отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
  • контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
  • приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
  • обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
  • шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
  • разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
  • создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
  • подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
  • слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
  • контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
  • выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
  • составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
  • использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
  • разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
  • оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
  • инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

  • вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
  • принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
  • отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
  • требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
  • подписывать документы в рамках собственной компетенции;
  • представлять интересы организации в установленном порядке;
  • получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
  • обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
  • получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
  • вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

  • нанесение ущерба организации;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
  • неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
  • качество ведения отчетной документации;
  • нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
  • последствия самостоятельных решений и действий;
  • несанкционированное руководством представление интересов организации;
  • нарушение норм делового общения и этикета;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия.

Образцы должностной инструкции архивариуса

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT

Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC

Суда

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW

Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Источник: https://specworkgid.com/baza-znanij/info/dokumenty/obrazcy-instrukcij/dolzhnostnye/arxivariusa.html

Должностная инструкция архивариуса — образец

Кто такой архивариус?

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Типовые требования к архивариусу

Должностные обязанности архивариуса

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Кто такой архивариус?

Архивариус (архивист) — это сотрудник архива, или, в более широком понимании, хранитель документов. К архивному фонду России относятся как государственные архивы, так и негосударственные; при этом государственные могут подразделяться:

  • на федеральные архивы;
  • архивы субъектов Федерации;
  • архивы различных ведомств.

В связи с тем, что многие документы, сопровождающие предпринимательскую деятельность любой организации (налоговые отчеты, приказы, бухгалтерские документы, документы делопроизводства и т. д.

), требуют сохранности в течение определенного промежутка времени, в частных фирмах также может потребоваться специалист, способный организовать работу архива и систематизировать документооборот в нем.

Именно этим и занимается архивариус.

Таким образом, он может быть работником как государственного (бюджетного) учреждения, так и частного предприятия. В частности, архивариусы довольно востребованы в страховых и финансовых компаниях, банках, на госпредприятиях. Такое разнообразие заметно влияет на круг должностных обязанностей специалиста, а значит, и на содержание должностной инструкции в каждом конкретном случае.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Скачать форму должностной инструкции

Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.

Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

  1. Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
  2. Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
  3. Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с  учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
  4. Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
  5. Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.
Читайте также:  Как оформить в собственность дом, построенный на своей земле?

Типовые требования к архивариусу

Получить специальность архивариуса можно, прослушав курс «Документоведение» («Архивоведение») или «Архивное дело». Пройти обучение можно в том числе и на краткосрочных курсах, предоставляемых, например,  биржей труда. Свидетельство об окончании таких курсов является одним из основных требований, предъявляемых к кандидату на должность архивариуса.

К другим требованиям, позволяющим работодателю выбрать из соискателей на должность архивариуса подходящего специалиста, можно отнести:

  1. Определенный уровень образования. В дополнение к наличию свидетельства о полученной специальности архивариуса некоторые работодатели могут заявлять требования, касающиеся учебных заведений, которые должен окончить кандидат на должность. Так, кому-то будет достаточно среднего или среднего специального образования, кто-то удовлетвориться неоконченным высшим, а кому-то потребуется исключительно специалист по организации документооборота, закончивший высшее учебное заведение.
  2. Опыт работы.
  3. Возраст. Об определенной возрастной планке может идти речь, если подыскивается специалист на должность начальника архива или другую руководящую должность в области организации архивного дела на предприятии.
  4. Знание нормативной документации, касающейся архивного дела.
  5. Знание компьютера, в том числе необходимых офисных программ.

Также от специалиста в области архивного дела могут требоваться:

  • умение работать с офисной техникой;
  • навыки работы со значительными объемами информации;
  • грамотная устная и письменная речь;
  • иные навыки, определяемые спецификой работы конкретного предприятия.

Должностные обязанности архивариуса

Круг должностных функций архивариуса должен в первую очередь включать в себя те обязанности, которые непосредственно связаны с его профессиональной специализацией, так как именно из-за этих специальных навыков и принимается на работу сотрудник.

Кроме того, каждый работодатель волен включать в круг должностных обязанностей сотрудника иные, отличные от стандартных, трудовые функции, которые могут как соответствовать профессиональным навыкам работника и лишь немного корректироваться в соответствии со спецификой и особенностями работы организации, так и не быть связанными с его специализацией.

К типовым должностным обязанностям архивариуса можно отнести:

  1. Организацию и ведение архивного делопроизводства на предприятии (как в бумажном, так и в электронном виде).
  2. Прием и регистрацию поступивших в архив документов.
  3. Хранение находящихся в архиве документов.
  4. Участие в составлении нормативных требований по учету и использованию архивной документации.
  5. Обеспечение доступа сотрудников к архиву, выдачу требуемых архивных документов.
  6. Составление отчетов.
  7. Ведение учетных и отчетных документов (журналов, реестров и т. д.).

К должностным обязанностям, не связанным с профессиональными навыками, которые могут быть включены в должностную инструкцию, относятся:

  1. Различные организационные требования по соблюдению трудового распорядка в организации.
  2. Обязанности, связанные с поддержанием в надлежащем порядке рабочего места и архивного помещения (к примеру, соблюдение противопожарной безопасности).
  3. Обязательства по сотрудничеству и взаимодействию с различными подразделениями организации.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

  1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
  2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
    • структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
    • юридическое подразделение;
    • кадровая служба.
  3. Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.

Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

Источник: https://nsovetnik.ru/dolzhnostnye_instrukcii/dolzhnostnaya_instrukciya_arhivariusa_obrazec/

Должностная инструкция архивариуса и правла ее составления

На всех предприятиях трудятся рабочие коллективы. Сведения которых хранятся определенное время в кадровых отделах организации, после чего передаются в архив. Там вся информация о предприятии и его трудящихся хранится длительный период времени, который предусмотрен нормативно правовыми актами для каждого в отдельности.

Должность архивариус

Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.

Должностная инструкция архивариуса

К таким организациям можно отнести:

  • финансовые учреждения;
  • банки;
  • главные офисы страховых отделений;
  • производственные и промышленные предприятия;
  • учреждения государственной формы собственности.

Трудовая деятельность сотрудника архива заключается в следующем:

  • обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
  • осуществлять прием и оформление поступающих документов;
  • принимать участие в создании перечня поступивших дел;
  • проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
  • производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
  • вести постоянный учет принятых документов;
  • подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
  • обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
  • выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.

Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.

Что входит в обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивиста включают в себя следующие функции:

  • формирование картотеки, которая может составляться в бумажном или электронном виде;
  • получение поступающей в организацию корреспонденции, ее фиксация и подкрепление в картотеку;
  • предоставление требуемых экземпляров хранящихся в архиве. Они могут предоставляться как в оригинальном виде на определенное время, так и в виде копии на постоянной основе;
  • составление и предоставление различных отчетов непосредственному руководителю;
  • осуществлять переписку с другими организациями, которые обратились с соответствующим запросом;
  • соблюдать контроль над безопасным состоянием рабочего места;
  • выполнять должностные поручения, отданные вышестоящим руководством подразделения;
  • препятствовать исчезновению архивных документов, а также не допускать сторонних лиц к картотекам;
  • следить за состоянием хранимых материалов, в случае установления какого либо нарушения устранять его по мере своих возможностей;
  • вести постоянный учет принимаемых на хранение и выдаваемых в пользование материалов.

Читайте также!  Как оплачивается больничный по уходу за ребенком

Любой работодатель имеет полное право лично корректировать обязанности такого сотрудника.

Также бывают случаи, когда работник архива занимает еще одну должность по совместительству. Таким образом, количество функциональных обязанностей возрастает.

На должность архивиста назначается сотрудник, который обладает хотя бы поверхностными знаниями следующей информации:

  • нормативно правовые акты, касающиеся непосредственно его работы, включая различные положения и настоящую должностную инструкцию;
  • правила получения и выдачи дел;
  • способы хранения и использования подотчетной документации;
  • основные аспекты делопроизводства;
  • порядок описи документации, и ее ликвидация;
  • основные правила ведения учетов и составления отчетов;
  • Трудовой Кодекс Российской Федерации.

Кроме знаний, архивариус должен уметь:

  • пользоваться персональным компьютером и другой офисной техникой;
  • работать с большим объемом информации;
  • правильно формулировать свои идеи, при этом нужно грамотно их выражать как в письменной, так и устной форме.

Также архивариус должен иметь представление о предприятии, где он трудится, и знать все профессии задействованные на различных объектах организации. Таким образом, исчезнет большое количество лишних вопросов при выдаче требуемого документального акта.

Сотрудник архива может осуществлять трудовую деятельность при наличии высшего или неоконченного высшего образования. Также такую профессию можно получить, если пройти соответствующие курсы по профилю «делопроизводство».

Требования, которые предъявляются к личным характеристикам архивариуса, являются:

  • хорошая память;
  • способности производить анализ большого количества поступающей информации;
  • замечать мельчайшие детали;
  • спокойный, не вспыльчивый характер;
  • опрятность;
  • организаторские способности;
  • желание трудиться.

Данная должность не требует у соискателя определенного стажа работы. И позволяет добросовестному и грамотному специалисту архивного дела продвигаться по карьерной лестнице вверх. Что является огромным плюсом для выпускников высших и профессиональных учебных заведений.

Обязанности и права рабочего архива

Трудящийся на такой должности имеет следующие права:

  • получать всю необходимую информацию о готовящихся проектах и принятых решениях со стороны руководства предприятия;
  • излагать советы по усовершенствованию производства касаемо своей сферы деятельности;
  • информировать начальство о возникших нарушениях или недостатков, при выполнении своих должностных обязанностей;
  • предлагать варианты устранения выявленных недостатков;
  • требовать как от руководства, так и от других трудящихся предоставления необходимых сведений для полноценного осуществления своей трудовой деятельности;
  • прибегать к помощи руководителей компании для осуществления своих обязанностей;
  • не выполнять свои трудовые обязанности, ели это несет опасность здоровью или жизни;
  • требовать от начальства надлежащих условий труда;
  • ставить личную подпись на документах, только в рамках своей компетенции;
  • общаться и задавать вопросы сторонним специалистам.

Читайте также!  Что такое фондовооруженность: формула расчёта

В обязанности архивариуса входит обязательное руководство следующими законодательными актами:

  • нормативно правовой базой Российской Федерации;
  • внутренним трудовым распорядком предприятия, которое разрабатывается внутри подразделения на основании типового положения, и утверждается главой подразделения. Архивариус с таким локальным документом должен быть ознакомлен под роспись;
  • распоряжениями и приказами сотрудников, которые ведут надзирательную деятельность за его работой, то есть вышестоящего начальства;
  • своей профессиональной инструкцией. С которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен.

Также работник архива обязан подчиняться своему непосредственному руководителю (управляющему канцелярией или начальнику кадрового отдела), и соблюдать субординацию.

Архив с документами

В случае больничного, отпуска или командировки архивариуса, директор подразделения возлагает его обязанности на иное лицо.

Специалист по архивным делам является ответственным лицом. В первую очередь он несет ответственность за:

  • некачественное и несвоевременное исполнение своих обязательств согласно должностной инструкции, и «Трудовым Кодексом» Российской Федерации;
  • различные нарушения совершенные за период его трудовой деятельности в конкретной организации. допустимые нарушения могут повлечь административное, гражданское и даже уголовное наказание;
  • нанесение морального или материального убытка предприятию, который регламентируется правовым законодательством Российской Федерации.
Читайте также:  Замена ежегодного оплачиваемого отпуска денежной компенсацией

Нарушения при трудовой деятельности работника архивного отдела выявляются специалистами предприятия, и контролирующими органами. Поэтому лицо, не выполняющее своих прямых обязанностей, может привлекаться к административному взысканию в виде штрафа. А также глава компании имеет полное право отстранить нарушителя от выполнения его должностных обязанностей

В зависимости от того какой материальный ущерб был нанесен организации, архивариус может быть привлечен к ответственности согласно «Уголовному Кодексу» Российской Федерации. Что соответственно может привести в лучшем случае к штрафу, а в худшем лишение свободы на определенный срок.

Источник: https://vesbiz.ru/personal/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa.html

Архивариус: должностные обязанности

Архивариус организует работу по ведению архивного дела в организации. В частности, в должностные обязанности архивариуса входит хранение и обеспечение сохранности документов, которые поступили в архив компании. Рассмотрим, как прописать должностные обязанности архивариуса 2017 в должностной инструкции.

Должностная инструкция архивариуса

Должностные обязанности архивариуса можно отразить либо в трудовом договоре, либо в должностной инструкции. Если работодатель решит разработать должностную инструкцию, он может оформить ее как приложение к трудовому договору, или утвердить приказом в качестве отдельного документа.

Должностная инструкция архивариуса 2017 , как правило, состоит из следующих основных разделов:

  • общие положения,
  • должностные обязанности,
  • права,
  • ответственность,
  • связи по должности,
  • порядок пересмотра должностной инструкции.

В разделе «Общие положения» должностной инструкции архивариуса 2017 прописывают квалификационные требования к сотруднику, условия, при которые его допускают к работе, подчиненность, порядок подмены во время отсутствия по болезни, в связи с отпуском и по иным причинам.

Квалификационные требования к соискателю на должность архивариуса обычно следующие: начальное профессиональное образование без установленных требований к стажу работы, либо среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по соответствующей программе без предъявления требований к стажу работы. Работодатель вправе установить повышенные требования, нужные для выполнения должностных обязанностей архивариуса, с учетом потребностей компании.

Справка

Что должен знать сотрудник:

В должностной инструкции архивариуса указывают, какие знания необходимы сотруднику для выполнения работы. Так, для того чтобы выполнять должностные обязанности архивариуса. Сотрудник должен знать:

  1. нормативные акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы, которые устанавливают порядок ведения архивного дела в организации;
  2. основы трудового законодательства;
  3. основы организации труда;
  4. правила приема и передачи документации на архивное хранение и порядок ее использования;
  5. принципы, по которым оформляют и готовят к хранению и использованию дела;
  6. правила ведения учета и подготовки отчетности;
  7. порядок составления описаний документов как постоянного, так и и временного хранения, а также актов об уничтожении документов;
  8. структуру предприятия;
  9. правила эксплуатации техсредств;
  10. правила внутреннего трудового распорядка, которые утверждены в компании;
  11. правила и нормы охраны труда, а также техники безопасности и противопожарной защиты.

В разделе «Права» должностной инструкции архивариуса 2017 указывают, что работник вправе рассчитывать на:

  • предоставление  работы, которая предусмотрена трудовым договором;
  • безопасное рабочее место, соответствующее нормативам охраны труда;
  • своевременную и в полном объеме выплату заработной платы;
  • профессиональную подготовку, переподготовку и повышение своей квалификации и т. д.

В разделе «Ответственность работника» должностной инструкции архивариуса 2017 указывают, что работник отвечает за

  • ненадлежащее выполнение должностных обязанностей архивариуса;
  • предоставление руководству неточной или недостоверной информации о состоянии выполняемой работы;
  • неисполнение приказов, распоряжений и поручений работодателя;
  • нарушение правил техники безопасности и инструкции по охране труда, непринятие мер по прекращению обнаруженных нарушений правил техники безопасности, противопожарных и иных правил, которые создают угрозу деятельности работодателя и его работникам;
  • несоблюдение трудовой дисциплины, в том числе опоздания и прогулы.

В разделе «Связи по должности» должностной инструкции архивариуса 2017 прописывают, с кем он взаимодействует.

В разделе «Порядок пересмотра должностной инструкции» указывают, при каких обстоятельствах или с какой периодичностью пересматривают этот документ.

Например, к таким обстоятельствам может относиться принятие нового профстандарта. Отражают, в каком порядке и в какие сроки изменения доводят до сведения работника.

Скачать чистый бланк >>>

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения может быть более объемной, чем тот же документ в коммерческой организации. Это связано с тем, что в бюджетных учреждениях, например, образовательных или медицинских, обычно очень большой документооборот. Он может быть как электроным, так и вестись на бумажных носителях.

Справка

Обязанности архивариуса

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения 2017 закрепляет, что сотрудник обязан:

принимать и обрабатывать архивные документы, в том числе сортировать их по видам. Помимо этого архивариус выдает документы или их копии сотрудникам подразделении в пределах их полномочий. Кроме того, архивариус составляет отчетность по документообороту и т. д.

Скачайте документы по теме:

  •  Должностная инструкция архивариуса >>>
  •  Шаблон должностной инструкции >>>

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения

Основной функцией архивариуса в медицинском учреждении является обеспечение сохранности до- кументов, которые образуются в процессе деятельности учреждения.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения предусматривает, что его назначает и увольняет главный врач в соответствии с действующим законодательством. Архивариус обычно непосредственно подчиняется заместителю главного врача по общим вопросам.

В своей работе архивариус руководствуется приказами и распоряжениями главного врача, типовым положением об архиве учреждения, должностной инструкцией и правилами внутреннего трудового распорядка.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения содержит следущие обязанности:

>принимать, регистрировать и хранить законченные делопроизводством документы;

Важно

осуществлять контроль за сохранностью и правильностью оформления дел в структурных подразделениях, участовать и давать рекомендации по составлению номенклатуры дел.

создавать и пополнять научно-справочный аппарат на документы, которые подлежат передаче на государственное хранение;

передавать документы на государственное хранение в установленном порядке;

выдавать справки, копии, выписки из документов заинтересованным лицам;

повышать квалификацию, изучать специальную литературу, посещать семинары и конференции;

выполнять требования охраны труда, техники безопасности и внутреннего трудового распорядка.

Должностная инструкция архивариуса предприятия

В разделе «Должностные обязанности» должностной инструкции архивариуса предприятия 2017 указывают, что сотрудник:

ведет архивное дело на предприятии;

осуществляет хранение и обеспечивает сохранность документов, которые поступили в архив;

принимает и регистрирует документы, поступившие на хранение от структурных подразделений,  делопроизводство по которым было закончено;

участвует в разработке номенклатур дел, контролирует правильность формирования и оформления при передаче дел в архив.

шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

составляет сводные описи единиц как постоянного, так и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

ведет работу по составлению справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и оперативный их поиск;

участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

Кроме того, в рамках своих должностных обязанностей архивариус предприятия:

  • следит за состоянием документов, своевременным их восстановлением, обеспечением в помещениях архива условий, которые требуются для их  сохранности;
  • следит за соблюдением правил противопожарной защиты в помещении архива;
  • выдает по запросам архивные копии и документы;
  • составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива;
  • готовит информацию для составления отчетности о работе архива;
  • принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Источник: https://www.kdelo.ru/art/384434-qqq-17-m5-arhivarius-doljnostnye-obyazannosti

Должностная инструкция архивариуса предприятия

Основная функция архивариуса на предприятии и в любом другом учреждении, состоит в организации хранения важных документов. Согласно законодательству, все сведения о работе граждан и регулирующие трудовую деятельность на предприятии имеют срок хранения до 75 лет. Это обусловлено работой пенсионной системы России.

Как должностное лицо, работник архива имеет свои права и обязанности. Его деятельность на предприятии определяет должностная инструкция. Служебные инструкции разрабатываются совместно юрисконсультом и работником кадровой службы.

Они предоставляются сотруднику для ознакомления под личную подпись и выдаются вместе с подписанием трудового контракта.

Образец типовой должностной инструкции архивариуса предприятия

Специфика работы архивариуса заключается во взаимодействии с органами государственной власти.

По запросу из администрации города или другой бюджетной организации, которая взаимодействует с населением и имеет право доступа к персональным данным граждан, он обязан предоставить необходимую информацию.

Помимо организаций, к архивному работнику обращаются нотариусы, в обязанность которых входит оформление наследства. Ранее все жилые помещения предоставлялись гражданам ордерами по месту их работы.

Общие положения

В основных положениях должностной инструкции должны значиться навыки, которыми должен обладать сотрудник архива. Квалификация напрямую зависит от размеров и специфики предприятия.

Помимо необходимой квалификации в области делопроизводства, в общих положениях инструкции должна быть информация о том, что работник архива принимается на должность и освобождается от нее непосредственно руководителем учреждения.

Кроме этого должно быть упомянуто должностное лицо, которое принимает на себя обязанности работника архива, если он временно не может выполнять их, по причине временной нетрудоспособности или в период отпуска.

Должностные обязанности архивариуса учреждения

Архивариус предприятия имеет следующие должностные обязанности:

  1. Ведет архивную работу в учреждении.
  2. Обеспечивает полную сохранность не только документов, но и сведений медицинского, технического и коммерческого характера.
  3. Присваивает делам номенклатурные номера, формирует картотеку.
  4. Взаимодействует с кадровыми работниками, проверяет комплектность дел, сданных делопроизводителем.
  5. По запросам из учреждений формирует выписки и справки.
  6. Составляет описи к переданным на хранение делам.

Дополнительно в обязанности могут быть включены другие функции, не противоречащие нормам трудового права. И несвязанные с переводом на длительный срок.

Права

Архивариус предприятия имеет право:

  1. Требовать от учреждения улучшения условий труда.
  2. Получать гарантированные законом выплаты, в том числе оплата сверхурочной работы.
  3. Получать доступ к необходимой информации и документам.

Кроме этого работник архива может рассчитывать на содействие учреждения в случае необходимости.

Ответственность

Архивариус предприятия несет ответственность за разглашение медицинской тайны сотрудника, недобросовестное использование персональных данных, передаче третьим лицам без согласия компании коммерческих и технических сведений. Эта ответственность предусмотрена не только инструкцией, но и другими нормативными актами. Она может быть административной или уголовной. Это зависит от степени ущерба, нанесенного учреждению или гражданину.

Условия работы

Условия трудовой деятельности архивного работника должны соответствовать нормам трудового права. Вот основные условия:

  1. Для оптимальной работы архивариуса должны быть обеспечены требования санитарных норм, в плане биологической безопасности.
  2. Должен соблюдаться график работы, установленный в учреждении, с соответствующей очередностью основного отпуска.
  3. Соблюдение работодателем правил противопожарной безопасности также является важной частью организации условий труда.

С 2016 года требования к работникам архива не изменились, поэтому могут использоваться ранее разработанные в учреждениях типовые должностные инструкции.

Если у Вас есть вопросы, проконсультируйтесь у юристаЗадать свой вопрос можно в форму ниже, в окошко онлайн-консультанта справа внизу экрана или позвоните по номерам (круглосуточно и без выходных):(8

Читайте также:  Увольнение по статье за невыполнение должностных обязанностей

Источник: https://russiansu.ru/trudovye-otnosheniya/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa-predpriyatiya.html

Должностная инструкция архивариуса — образец

x

Check Also

Профстандарт заместителя директора Профстандарт заместитель директора — такой поисковый запрос с июля 2016 года часто вводится в строки интернет-поисковиков. С чем это связано и какие именно профессиональные стандарты могут относиться …

Обязанности водителя-экспедитора. Должностная инструкция, образец резюме «Экспедитор обязанности» – такой вопрос может возникнуть у каждого человека, который подыскивает себе новую работу и заинтересовался вакансией «водитель-экспедитор». И правда, оплата труда у …

Профстандарт для электрика Профстандарт электрика,который должен применяться в конкретной организации, работодатель выбирает в зависимости от сферы деятельности компании. Подавляющее большинство направлений деятельности, по которым может работать электрик, отображено в профстандарте …

Совет

Микропредприятия освободили от обязанности принимать внутренние нормативные акты С 01.01.2017 представители малого предпринимательства, отнесенные к микропредприятиям, смогут отказаться от локальных нормативных актов организации – все необходимые положения, касающиеся условий труда …

Профстандарт для инженера-энергетика Профстандарт инженер энергетик — такой запрос с июля 2016 года все чаще вводится в строки поисковых систем. Связано это с тем, что именно с июля 2016 года …

Каковы права и обязанности судебных приставов-исполнителей? Знать права и обязанности судебного пристава-исполнителя нелишне каждому гражданину. От ситуаций, когда придется контактировать с этими госслужащими, никто не застрахован, но, как говорится, кто …

Каковы права и обязанности налоговых органов? Права и обязанности налоговых органов предусмотрены российским Налоговым кодексом. О них и пойдет наш дальнейший разговор. О правах налоговых органов Как уже было сказано …

Профстандарт диспетчера автомобильного транспорта Профстандарт диспетчер автомобильного транспорта — этот запрос в поисковых системах с июля 2016 года становится все популярнее. Из нашей статьи вы узнаете, с чем это связано, …

Профстандарт главного инженера Главный инженер — профстандарт в виде отдельного документа для этой должности не разработан. Однако эта должность встречается в большом количестве уже утвержденных профстандартов производственной направленности. О нескольких …

Каковы обязанности работника в области охраны труда? Обязанности работника в области охраны труда — это тема, которая поднимается нечасто. Почему-то принято считать, что обязанностями по охране труда наделен исключительно работодатель, …

Профстандарт генерального директора ООО Профстандарт генеральный директор — такой поисковый запрос довольно часто начал вводиться в интернете после июля 2016 года. И действительно, вдруг среди многочисленных профессиональных стандартов, ставших обязательными …

Обратите внимание

Профстандарт бухгалтера бюджетного учреждения в 2017 году Профстандарт бухгалтера бюджетного учреждения 2016-2017 года — документ новый, однако в связи с его применением и внедрением на предприятиях уже успел возникнуть ряд …

Какие права и обязанности у налогоплательщиков? Налоговый кодекс (НК РФ) о полномочиях налогоплательщиков Ни для кого, наверное, не секрет, что каждый гражданин РФ обязан уплачивать законно установленные налоги. Права и …

Какие права и обязанности по договору банковского вклада? Договор банковского вклада – популярный во всякое время тип гражданско-правового соглашения, дающий возможность гражданам-вкладчикам предохранять свои сбережения от инфляции, кражи, иных убытков, …

Профессиональный стандарт уборщика служебных помещений Профессиональный стандарт уборщика служебных помещений — новый документ, принятие которого не за горами. Разберемся, чего следует ожидать от нового профстандарта и где он будет применяться. …

Какие основные права и обязанности сотрудника полиции? Обязанности полиции и права ее сотрудников касаются каждого из граждан, т. к. любой может столкнуться либо с преступлением, либо с его расследованием. Что …

Профессиональный стандарт специалиста по охране труда Профессиональный стандарт специалиста по охране труда закреплен законодательно на федеральном уровне. О том, что он собой представляет и что содержит, и пойдет речь в …

Профессиональный стандарт слесаря по ремонту автомобилей Профессиональный стандарт слесаря по ремонту автомобилей — документ, который в последнее время вызывает повышенный интерес у ряда работодателей и работников. Что собой представляет этот …

Профессиональный стандарт руководителя образовательной организации Профессиональный стандарт руководителя образовательной организации — документ, который описывает уровень квалификации, обязанности и трудовые функции, возложенные на этого работника. Разберемся, что следует ожидать от принятия …

Важно

Человек, который в силу различных обстоятельств находится на попечении иного лица, имеет такое юридическое определение как иждивенец. В большинстве случаев речь идет о нетрудоспособных людях, находящихся в статусе инвалидов, или …

Профессиональный стандарт педагога-воспитателя дошкольного образования Профессиональный стандарт педагога дошкольного образования воспитателя — в последнее время такой запрос все чаще вводится в поисковые системы. Немудрено: наступает время, когда профстандарты из рекомендаций …

Источник: https://sparmoscow.ru/dolzhnostnaja-instrukcija/dolzhnostnaya-instrukciya-arxivariusa-obrazec

Образец типовой должностной инструкции архивариуса

Карьера 3 ноября 2017

Должность сотрудника архива называется архивариус. Главной задачей специалиста этой сферы является налаживание работы самого архива и оборота документации в нем.

Такие профессионалы нужны везде, где есть большой оборот официальных бумаг, особенно в организациях, связанных со страхованием, финансами, и в частности на государственных предприятиях.

Главным документом, на который должен ссылаться новый сотрудник, является должностная инструкция архивариуса.

Общие положения

Принять или уволить с должности архивариуса может лишь руководитель предприятия. Причем в первую очередь он должен ссылаться на действующее законодательство страны. В инструкции должно быть указано лицо, которое является непосредственным начальником специалиста, занимающего эту должность.

Чтобы работать архивариусом, человек должен получить начальное профессиональное образование, и тогда его могут принять на должность даже без опыта работы в этой сфере. Есть вариант, что работу получит человек со средним или общим образованием, но тогда он должен получить специальную подготовку в этом направлении.

Опыт работы на эту должность необязателен.

Что должен знать

Должностная инструкция архивариуса предприятия предполагает, что у сотрудника должны быть определенные знания: он обязан изучить нормативные акты, инструкции и весь перечень правовых документов, касающихся ведения дел в архиве в данной организации.

Кроме того, он должен знать, как хранить, использовать документы, а также по каким стандартам их принимать и сдавать. В его знания должна входить единая государственная система делопроизводства.

Помимо этого, он обязан понимать, как составляются описания сохраняемых документов, какие из них нужно хранить постоянно, а какие — лишь временно, и к тому же составлять акты относительно их уничтожения.

Должностная инструкция помощника архивариуса подразумевает, что он должен знать, как оформляются дела, по каким правилам их подготавливают для последующего использования и сохранности, как ведется учет и составляется отчетность на предприятии.

Этот человек должен понимать структуру компании, где он работает, а также правила использования оборудования и всех технических средств, необходимых для выполнения работы в архиве.

Кроме того, он обязан знать все внутренние правила и законы организации, включая охрану труда, пожарную безопасность, распорядок и прочее.

Видео по теме

Обязанности

Должностная инструкция архивариуса бюджетного учреждения предполагает, что он должен выполнять определенные функции: осуществление работ, относящихся к архивному делу, сохранение документации, которая поступает в архив, регистрация поступивших документов, разработка номенклатуры и проверка правильности оформления дел перед сдачей в архив. Если есть такая необходимость, то он шифрует единицы хранения, проводит систематизацию размещения дел и заносит их в реестр.

Должностная инструкция архивариуса медицинского учреждения предполагает, что он должен проводить подготовку сводных описаний сохраняемой документации, распределение ее на временные и бессрочные единицы. Он должен вести учет и своевременно уничтожать документацию, срок хранения которой уже истек, а также разработать систему, по которой можно будет просто и быстро найти нужный документ.

Другие функции

Кроме того, его должностные обязанности требуют присутствия при проведении экспертиз на наличие ценности документов для науки и не только. Он должен следить за тем, чтобы документы оставались в сохранности, при необходимости проводить восстановительные работы с ними.

Также этот специалист следит за тем, чтобы в помещении архива были все необходимые условия для нормального хранения документов.Архивариус должен следить за исполнением правил противопожарной защиты, а также использовать современные технические средства для работы с документами.

Он обязан по запросам сотрудников и посетителей организации выдавать копии или оригиналы архивной документации, составлять справки, используя имеющиеся в архиве сведения, а также подготавливать отчеты о своей работе.

Права

Должностная инструкция медицинского архивариуса предполагает, что у него есть определенные права. Он может запросить и получить документы, которые касаются его трудовой деятельности.

При необходимости может сотрудничать со специалистами из других подразделений предприятия или из других организаций, если это поможет ему в решении его компетентных вопросов.

Если есть такая необходимость, то он может представлять интересы своей компании в других организациях по любым вопросам, которые непосредственно касаются работы архива.

Ответственность

Должностная инструкция архивариуса предполагает, что он несет ответственность за невыполнение своих обязанностей и некачественную работу, за предоставление ложной или искаженной информации о сделанных заданиях, за отказ от выполнения поручений начальства.

Кроме того, он ответственен за ситуации, если были выявлены правонарушения, нарушения техники безопасности или другие действия, угрожающие нормальной деятельности предприятия, и сотрудник не уведомил о них и не принял никаких мер по устранению проблемы. Архивариус несет ответственность за нарушение норм трудовой дисциплины.

Условия работы

Должностная инструкция архивариуса предполагает, что руководство организации должно определить часы его работы в соответствии с трудовым законодательством.

При производственной необходимости компания должна обеспечить ему рабочее место с учетом всех норм и стандартов, а также все необходимое для осуществления командировочных выездов, в том числе местного значения.

Также он имеет право подписывать документы, входящие в его компетенцию.

Заключение

Главным документом, на который должен полагаться специалист, принятый на эту должность, является должностная инструкция архивариуса.

Вне зависимости от того, в какой именно организации он работает, права, обязанности, функции и знания практически совпадают и могут меняться в зависимости от нужд конкретного предприятия и того, какие именно задачи руководящий состав возлагает на своих сотрудников.

Такая работа предполагает внимательность, усидчивость, знания правил сохранности важных бумаг, знания по оценке ценности тех или иных документов, а также умение систематизировать, быстро находить и шифровать документы.

Совет

Также важным фактором является работа с людьми, ведь профессия архивариуса предполагает выдачу и прием различной документации, проверку правильности ее составления и подлинности.

Только внимательный человек, готовый работать с большим объемом информации и представлять интересы компании в других организациях, сможет правильно и надежно выполнять трудовые обязанности на этой должности.

Источник: fb.ru

Источник: https://monateka.com/article/256829/

Ссылка на основную публикацию