Выписка из штатного расписания — образец выписки

Как сделать выписку из штатного расписания — образец

Для чего нужна выписка из штатного расписания

Кто делает выписку из штатного расписания

Как сделать выписку из штатного расписания

Скачать пример выписки из штатного расписания без окладов

Особенности составления выписки в отношении отдельного работника 

Для чего нужна выписка из штатного расписания 

Штатное расписание является локальным нормативным актом предприятия, в котором отображается структура персонала с разбивкой по отделам и должностям. Кроме того, в него включаются оклады, надбавки и прочие выплаты, установленные для той или иной должности. Подробности читайте в нашей статье Является ли штатное расписание локальным нормативным актом?

Информация, содержащаяся в таком акте, может быть затребована в виде выписки из штатного расписания:

• При вступлении предприятия в саморегулируемую организацию (СРО), когда вид деятельности, избранный таким предприятием, требует обязательного членства в СРО. Примером могут служить строительство, проектирование, деятельность по изысканиям для последующего возведения зданий, строений.
• Самим работником путем подачи письменного заявления в рамках обязательного соцстрахования (ст. 62 Трудового кодекса Российской Федерации).
• При проведении проверок контрольными органами (трудовой и налоговой инспекциями и т. д.).
• При участии предприятия в госзакупках или тендерах, проводимых крупными компаниями, для подтверждения, что специалисты, необходимые для выполнения тех или иных работ, имеются.
• При различных судебных разбирательствах — как между работником и работодателем, так и в отношениях с третьими лицами.

Кто делает выписку из штатного расписания 

Выписку из штатного расписания оформляют лица, осуществляющие кадровое делопроизводство на предприятии. Если не произошло кадровых перемен, такими лицами становятся те, кто составлял основной документ. О порядке оформления штатного расписания читайте в наших статьях Образец заполнения штатного расписания и Ставится ли печать и кто подписывает штатное расписание?.

Коротко укажем, что лицами, изготавливающими выписку из такого акта, могут быть:

• инспектор отдела кадров, если такой отдел или отдельный специалист есть в штате предприятия;
• главный бухгалтер или другой сотрудник бухгалтерии, на которого возложены обязанности кадровика, например работник, занимающийся начислением заработной платы;
• офис-менеджер, секретарь, юрисконсультант или другой сотрудник, на которого такие обязанности возложены приказом руководителя;
• генеральный директор юрлица, когда предприятие маленькое и в штате отсутствуют все вышеназванные работники. 

Указанным специалистам стоит помнить, что предоставление недостоверной информации, производимое заведомо, грозит уполномоченному лицу штрафом до 10 000 руб. (ст. 5.39 Кодекса Российской Федерации об административных нарушениях). 

Как сделать выписку из штатного расписания 

Выписку из штатного расписания, как и из любого другого документа, можно сделать различными способами. Допускается заполнить расписание в краткой форме и указать только нужные сведения или сделать копию с нужной части документа. В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 7.0.8-2013 при заверении копии документа проставляется:

• надпись: «Верно»;
• должность уполномоченного лица, его подпись с расшифровкой;
• дата, когда произошло заверение. 

Источник: https://rusjurist.ru/kadry/kadrovoe_deloproizvodstvo/kak_sdelat_vypisku_iz_shtatnogo_raspisaniya_obrazec/

Выписка из штатного расписания. Образец и бланк 2019 года

В некоторых случаях сотруднику организации может потребоваться выписка из штатного расписания. При ее составлении представитель работодателя должен соблюдать определенные правила.

Что собой представляет штатное расписание

Штатное расписание – один из основных документов предприятия. Оно может быть сделано по унифицированной форме или же в свободном виде.

В штатное расписание входят сведения обо всех штатных единицах организации, их распределении по структурным подразделениям, данные о заработной плате (окладе, тарифной ставке, всевозможных надбавках) и прочая подобного рода информация.

Этот документ не является строго обязательным, поэтому небольшие компании, в которых работает всего несколько человек, используют его достаточно редко, а вот в крупных организациях он практически всегда имеется в наличии.

Штатное расписание относится к «закрытым» документам, составляющим коммерческую тайну предприятия, поэтому предоставление его в полном виде куда-либо невозможно (за исключением различных надзорных ведомств – по исходящему от них требованию), а вот частичную выписку работодатель обязан дать любому из своих подчиненных, если от кого-либо из них поступит соответствующий запрос.

Куда может понадобиться выписка

Выписка может понадобиться для предоставления в государственные структуры: например, в фонд социального страхования, в налоговую службу или трудовую инспекцию, пенсионный фонд.

Также выписка бывает нужна в банковских кредитных учреждениях, для вступления в саморегулируемые организации, для участия в тендерах и торгах.

Чем отличается выписка от копии

С первого взгляда может показаться, что копия и выписка – равнозначные документы. На самом деле это не так. Копия – это бумага, полностью идентичная оригиналу.

Выписка же – это лишь какая-то небольшая часть документа. Обычно в выписке из штатного расписания указываются сведения, касающиеся только отдельно взятой конкретной штатной единицы. И в нее никогда не входят данные из «шапки», т.е.

регистрационный номер штатного расписания, дата его создания и период действия (это то, что нужно только для внутреннего использования).

Также в нее практически никогда не включается информация из заключительного раздела, в том числе реквизиты компании и подписи ответственных сотрудников.

Надо ли подавать заявление на получение выписки

В некоторых случаях на предприятиях действительно установлено требование о написании заинтересованным сотрудником заявления на получение выписки. Это не обязательно, но если такое условие есть, его следует выполнить и, согласно стандартным правилам работы с различными заявлениями, оно должно быть рассмотрено представителем работодателя в течение трех дней с момента получения.

Имеет ли право работодатель отказать в получении выписки

Согласно российскому законодательству сотрудник предприятия имеет право получать любую информацию от своего работодателя, касающуюся его лично.

В отношении выписки из штатного расписания действует лишь одна норма: чтобы ее получать сотрудник компании должен обозначить, для предоставления в какую инстанцию она ему понадобилась. Но даже если по какой-то причине он не может или не хочет этого сделать выписка все равно должна быть ему выдана.

В каком виде она может быть

В отличие от копии, для изготовления которой изначальный бланк чаще всего просто размножается с помощью копировальной техники, к выписке подход может быть более широким.

Допустимо делать выписку от руки, переписывая только ту часть раздела, которая непосредственно касается работника, находящегося на конкретной должности – это удобно в тех случаях, когда требуется копировать несколько разных частей выписки, расположенных не по порядку (в этом случае важно не искажать суть информации). Кроме того, выписку можно сделать при помощи фотоаппарата (мобильного телефона, планшета и т.п.) и того же копира.

Формат выписки

Нередко в организациях есть специальный бланк, применяемый для выписок из штатного расписания. При необходимости требуется всего лишь внести в него все нужные данные и заверить надлежащим образом.

Такой порядок позволяет соблюсти интересы предприятия и заодно существенно упрощает работу кадровиков.

Но если регламента выдачи выписки и стандартного формуляра нет, то выписку разрешается делать в произвольном виде.

Если выписка состоит из нескольких листов

Иногда выписки из штатного расписания могут включать в себя не одну, а несколько страниц. В этих случаях все они пронумеровываются, и скрепляются суровой нитью (не степлером!).

После этого на узелок приклеивается бумажный прямоугольник и на нем указывается, сколько листов содержит выписка, делается надпись о том, что «копия верна», ставится дата и подпись ответственного сотрудника.

Кто делает выписку

Обычно выписка составляется в отделе кадров, поскольку именно в этом структурном подразделении хранится штатное расписание. Ее может сделать руководитель кадрового отдела или кто-либо из специалистов, уполномоченных распоряжением руководителя предприятия на выдачу выписок (в том числе секретарь или юрист организации).

Кто должен заверить выписку

Выписка должна быть заверена несколькими работниками предприятия. В первую очередь директором или лицом, временно исполняющим его функции. Также под документом должны расписаться начальник структурного подразделения и работник отдела кадров.

Свой автограф в выписке должен оставить и сотрудник, для которого она предназначена.

Надо ли заверять печатью

Печать в выписке ставить не обязательно по той причине, что с 2016 года юридические лица наравне с ИП имеют полное право не применять в своей деятельности штемпельные изделия для удостоверения бумаг. Однако если в учетной политике фирмы есть условие о использовании различного рода штампов, то, конечно, бланк выписки нужно завизировать.

Учет и регистрация выписки

Любые документы, исходящие из отдела кадров и заверяемые сотрудниками предприятия, подлежат обязательному учету и выписка здесь не является исключением. Сведения о документе следует обязательно внести в специальный учетный журнал, обозначив его номер и дату выдачи. Также нужно сделать отметку о предоставлении выписки в личном деле работника, который сделал запрос на ее получение.

Сколько времени действует выписка

Как правило, срок действия выписки ограничивается одним годом (т.е. ровно столько времени, сколько действует само штатное расписание). Но в некоторых случаях он может быть и меньше, при условии, что соответствующая пометка есть в самом документе.

Образец выписки из штатного расписания

Если вам поступило заявление на предоставление выписки из штатного расписания, а вы ее ранее никогда не делали, воспользуйтесь приведенным ниже примером и комментариями к нему – с их учетом вы без труда сделаете требуемую бумагу.

1. В начале следует указать собственно название документа, затем напишите дату выдачи выписки и ниже – наименование организации (полное или сокращенное – обычно без разницы).
2. После этого переходите к основной части. Копируйте из штатного расписания только ту информацию, которая нужна в данном конкретном случае, т.е. название должности, структурное подразделение предприятия, количество штатных единиц на данной должности, подробные сведения о заработной плате.
3. Не лишним будет отметить и период действия выписки, а также по мере необходимости – организацию, для предоставления в которую она выдана.
4. Если штатное расписание содержит еще какие-то пункты, их также нужно включить в выписку.
5. В завершение бланк подписывается ответственными лицами и проштамповывается.

Источник: https://assistentus.ru/forma/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya/

Выписка из штатного расписания (образец)

Вся документация о трудовой деятельности работников (в т.ч. трудовые книжки, приказы, различные ведомости учета) хранится у работодателя. Поэтому работник, как правило, доступа к такой документации не имеет. Однако выдача выписок и копий из документов, относящихся к трудовой деятельности работника, является обязанностью работодателя.

Распространяется эта обязанность и на выписку из штатного расписания (образец документа можно скачать по ссылке в конце статьи) в части сведений, касающихся конкретного работника. Работодатель вправе определить самостоятельно в локальном акте, как именно ему оформлять выписку. При этом такой порядок должен соответствовать законодательству.

О штатном расписании и способе оформления выписки расскажем в этой статье.

Штатное расписание

В штатном расписании содержится информация о сложившемся разделении труда между работниками.

О значении штатного расписания для работодателя, в частности, свидетельствует ведомственная позиция, указанная в Письме Роструда от 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1.

Из указанного письма, в частности, следует:

• штатное расписание – это обязательный локальный нормативный акт для работодателя;
• законодательно установленных правил составления штатного расписания не существует;
• должность в заключаемом контракте надлежит указывать в соответствии со штатным расписанием.

Раньше для ведения этого документа применялась исключительно форма, установленная Госкомстатом.

На сегодняшний день указанные организации вправе самостоятельно определять, какую именно форму этого документа применять:

• унифицированную (форма № Т-3);
• разработанную и утвержденную самостоятельно.

Штатное расписание, в частности, должно включать в себя:

• структуру организации с указанием должностей, профессий и (или) специальностей, конкретных видов работ;
• штатную численность;
• заработную плату.

Трудовые договоры с работниками заключаются в соответствии со сведениями, содержащимися в штатном расписании.

Если по каким-либо причинам работнику потребуется выписка из штатного расписания, он вправе обратиться для ее получения к своему работодателю. Последний же обязан сформировать и выдать работнику соответствующий документ.

Оформление выписки из штатного расписания (образец)

Выписка оформляется по заявлению работника.

Трудовым законодательством не установлены форма и содержание заявления работника. Следовательно, оно составляется в произвольной форме.

Законодательством предусмотрен порядок оформления выписок, копий документов.

В частности, исходя из п.п.1 и 5 Указа о порядке выдачи копий документов, касающихся прав граждан, N 9779-X (утв. 04.08.1983), выписка из документа заверяется подписью руководителя (иного уполномоченного должностного лица) и печатью.

На выписке из штатного расписания следует указать дату ее предоставления и отметку о том, что оригинал штатного расписания хранится в организации.

Источник: https://glavkniga.ru/situations/s504218

Выписка из штатного расписания — образец 2018

Вся информация о кадровой структуре предприятия и размере зарплаты в разрезе должностей содержится в штатном расписании. Этот документ является коммерческой тайной любой компании, а сведения из него могут предоставляться выборочно, в зависимости от целей их получения. Информация, содержащаяся в нем, по одному или нескольким сотрудникам оформляется в виде выписки из штатного расписания.

Выписка из штатного расписания — что это и зачем она нужна

Когда необходима какая-либо часть информации, содержащейся в штатном расписании, ее предоставляют в виде отдельного документа — выписки. Ее форма может быть произвольной, но в ней должна содержаться таблица с графами, аналогичными указанным в штатном расписании.

Скачать актуальный для 2018 года образец выписки из штатного расписания.

В зависимости от лица, которое запрашивает сведения, и их полноты, выписки могут быть нескольких видов.

В этом документе указывают данные одного или нескольких работников. А также выписка из штатного расписания может содержать информацию о должностных окладах, либо предоставляться без них.

Даже заверенная копия одного или нескольких листов из штатного расписания не является выпиской из него. Это два разных документа.
Выписка из штатного расписания оформляется по правилам документооборота, принятого на предприятии.

В ней отражают:

• полное наименование компании, ИНН, ОГРН;
• название документа и дату его составления;
• номер и дату штатного расписания;
• реквизиты приказа, которым утверждено штатное расписание;
• дату начала действия актуальной редакции штатного расписания;
• запрашиваемую информацию (в виде таблицы);
• подпись составителя.

При наличии официальной печати ее также ставят на выписке.

Если выписка содержит информацию о должностных окладах работников, такой документ дополнительно подписывает главный бухгалтер.

Дополнительно можно указать срок действия этого документа. По умолчанию выписка из штатного расписания действительна в течение года с момента ее регистрации.

Например, по запросу из суда подготовлена выписка из штатного расписания. Но в организации, которая ее предоставила, запланированы изменения в структуре персонала (сокращение). Известна и дата начала действия нового документа. В таком случае составитель выписки может указать, что она действительна, например, до 1 октября.

Выписка также может содержать сведения из уже не действующего штатного расписания. Например, когда работнику необходимо подтвердить стаж работы в определенной должности для назначения пенсионного пособия. В этом случае указывают даты начала и окончания действия штатного расписания, из которого делают выписку.

Если в выписке из штатного расписания несколько листов, то ее составитель должен подписать каждый из них, а сам документ прошивается нитью с проставлением печати.
Просто скрепить степлером или выдать несколько листов этого документа под скрепкой нельзя.

Кто может попросить сделать выписку

Во-первых, любое физическое лицо работающее или когда-либо работавшее в компании. Сотрудникам она может понадобиться для подтверждения стажа при назначении пенсионных выплат, факта работы на данном предприятии, в случае трудового спора с нанимателем, решаемого через суд или трудовую инспекцию.

В этом случае, выписка содержит информацию только о штатной единице, которую занимал работник, написавший заявление на получение этого документа.

Во-вторых, различные контролирующие и надзорные органы, которые уполномочены на проверку соблюдения трудового законодательства.

Как правило, этот документ запрашивают во время проведения проверок, либо при рассмотрении обращений работников компании.

В этом случае выписка должна содержать все, запрашиваемые сведения, включая должностные оклады. В ней могут содержаться сведения как об одной штатной единице, так и о нескольких.

В-третьих, выписка из штатного расписания необходима для подачи документов на участие в различных тендерах и при вступлении фирмы в саморегулирующую отраслевую организацию.

При оформлении тендерной заявки, этим документом подтверждают наличие и квалификацию специалистов, необходимых для выполнения условий тендера.

Этот документ делают по распоряжению руководителя на основании служебной записки работника, занимающегося подготовкой пакета документов. Образец выписки из штатного расписания без окладов можно скачать здесь.

В-четвертых, выписку из штатного расписания могут запросить судебные инстанции, при рассмотрении трудовых споров между работником и нанимателем. В этом случае, может быть подготовлен любой из видов выписки, который наиболее соответствует запросу.

Например, если дело касается восстановления на работе сотрудника, уволенного за прогул, то этот документ будет содержать сведения об одной штатной единице, которую занимал работник, подавший иск в суд. В выписку необходимо будет включить и информацию о размере зарплаты такого сотрудника, так как на ее основании будет рассчитывать компенсация.

Если работник оспаривает увольнение по сокращению штата, то этот документ будет содержать сведения о штатной структуре подразделения, где он работал.

Кто подготавливает выписку из штатного расписания

При наличии кадрового подразделения, подготовку документа поручают одному из ее сотрудников, отвечающему за ведение штатного расписания. Если в компании нет отдельной структуры, отвечающей за работу с кадрами, ее может оформить любой работник, который занимается кадровой документацией:

• бухгалтер;
• делопроизводитель;
• юрист;
• руководитель.

Этот сотрудник также подписывает выписку, как ее составитель. Своей подписью он подтверждает полноту и достоверность сведений в ней. Дополнительно свою подпись на документе может поставить и непосредственный руководитель исполнителя документа.

Процедура оформления выписки из штатного расписания

Первоначально, нужен документ, обосновывающий необходимость подготовки выписки и ее содержание. Это может быть:

• распоряжение руководства компании;
• заявление сотрудника, в том числе и бывшего;
• запрос из контролирующих органов или иных инстанций.

Распоряжение руководителя может быть оформлено в виде отдельного документа или резолюции на заявлении, докладной записке или запросе.

Например:

ООО «Контрплюс»

21.06.2018 №154/78

Распоряжение

Источник: https://delatdelo.com/organizaciya-biznesa/vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya.html

Как сделать выписку из штатного расписания по образцу и что это такое? Пример заполнения данного документа

101 миллион > Документы > Штатное расписание > Как сделать выписку из штатного расписания по образцу и что это такое? Пример заполнения данного документа

О значении штатного расписания для организации знает каждый, кто хоть сколько знаком с делопроизводством.

В то время как вопрос о выписке из этого документа всплывает гораздо реже.

Необходимость в ней может возникнуть как у работника, так и работодателя, поскольку само штатное расписание не может быть выдано кому-либо на руки для представления по месту требования для защиты своих интересов.

В статье мы расскажем, как сделать и правильно оформить выписку.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону +7 . Это быстро и !

Что такое выписка из штатного расписания?

Это специальный документ, в котором отражена информация из расписания штата, касающаяся только конкретного сотрудника. Т. е. данные об остальных работниках организации не указываются.

Законы, регулирующие предоставление этого документа

Право сотрудника получить от работодателя в полном объеме информацию о факте своего трудоустройства в данной организации и условиях работы четко закреплено в статье 62 ТК РФ.

Подобные персональные данные должны быть предоставлены заявителя, что называется, по первому требованию (путем составления заявления на имя руководителя учреждения).

Кто и для чего может запрашивать?

Однако в получении выписки помимо самого сотрудника могут быть заинтересованы и другие лица (в том числе, непосредственный руководитель фирмы) и другие уполномоченные на это контролирующие организации.

Поводы для запроса выписки из штатного расписания:

1. для сотрудника:
   • с целью предоставления информации в судебные инстанции для проведения разбирательств в случае незаконного сокращения или увольнения, а также решения иных трудовых разногласий.
2. Для руководства:
   • с целью принятия участия в торгах;
   • для получения членства в саморегулируемой организации.

   Выписка из штатного расписания является одной из составляющей целого пакета документов, который должен быть предоставлен организаций для рассмотрения этих вопросов.

3. Прочие организации:
   • Инспекция труда;
   • Федеральная налоговая служба;
   • Фонд социального страхования;
   • Пенсионный фонд.

   Указанные учреждения вправе запрашивать выписку при проведении как выездных, так и камеральных проверок.

Кем составляется выписка?

Составление выписки штатного расписания возлагается на любого уполномоченного на это сотрудника организации.

Как правило, к этой работе привлекается персонал отдела кадрового управления и планово-экономического подразделения.

То есть ту часть документа, которая отражает такие аспекты работы заявителя как подразделение, в котором он трудится, его должность, квалификация и общее число занимаемых единиц штата составляет кадровик.

Все что касается оклада и системы надбавок обязательно проверяется сотрудником экономического отдела.

Внешний вид по форме Т-3

Документ не имеет законодательно регламентированного варианта исполнения. Поэтому большинство организации используют рекомендованную Госкомстатом унифицированную форму Т-3.

В этом случае выписка также заполняется по этой форме, но информация вноситься только об одном сотруднике.

Требования к оформлению данного юридического документа

Чтобы документ имел юридическую силу, он должен удовлетворять следующим правилам:

• быть абсолютно идентичным оригиналу (штатному расписанию). Данный момент предельно важен, поскольку выписка вправе использоваться в качестве доказательства в судебных спорах, а также являться основой при расчете трудового стажа для начисления пенсии сотруднику.
• Каждый из листов документа должен быть заверен (пометка «Верно») исполнителем с указанием его фамилии, инициалов, занимаемой должности, после чего он ставит личную подпись и печать.
• Если выписка содержит несколько листов, то они оформляются в виде прошитого журнала с пронумерованными страницами.Узел нити прошивки крепится к тыльной стороне документа наклеенным бумажным квадратом с надписью «Копия верна.В журнале прошито и пронумеровано «___» страниц (или листов — на усмотрение)». Надпись заверяется подписью руководителя и печатью, которая должна быть расположена и на листе самого журнала, и на наклейке.
• Выписка имеет юридическую силу строго до момента окончания срока действия самого штатного расписания. Эта информация обязательно должна быть указана в реквизитах приказа о введении расписания.

Как правильно сделать выписку? Инструкция с примерами и образцом для скачивания

В данном плане составление выписки из штатного расписания во многом аналогично оформлению самого первоисточника. Можно выделить несколько условных этапов:

1. сначала указываются реквизиты учреждения:
   • наименование и номер данного документа.
   • Дата составления;
   • Наименование компании (строго как в свидетельстве о регистрации).
   • Код по ОКПО;
2. Следом оформляется наименование документа: «Выписка из штатного расписания» с указанием даты ее составления.
3. После идут сведения о распоряжении, которое утверждает само расписание (реквизиты приказа организации, но основании которого расписание вступило в законную силу).
4. Далее следует таблица, состоящая из десяти столбцов.

Рассмотрим примеры внесения в них информации.

Графа 1 «Наименование».

Указываются подразделения организации, в которых заявитель осуществляет трудовую деятельность.

ПРИМЕР. Данный сотрудник трудится в двух отделах административного блока — в дирекции – на должности секретаря и в отделе кадрового обеспечения — на должности специалиста по кадрам.

Графа 2 «Код».

Каждому из указанных подразделений присваивается код. Как правило, используются цифровые обозначения. Для большей наглядности отражения структуры фирмы можно использовать многоуровневые значения кодов.

Графа 3 «Должность, разряд, класс квалификации».

Здесь отражаются названия занимаемых заявителем должностей.

ПРИМЕР. В данном случае – секретарь и специалист по кадрам.

Графа 4 «Количество штатных единиц».

Информирует о числе рабочих единиц для данного сотрудника по каждой должности в отдельности.

ПРИМЕР. Работник оформлен на неполную единицу (0,5) в должности секретаря и на полную штатную единицу в должности специалиста по кадрам (1,0). Данные числа указываются каждая напротив конкретной должности.

Графа 5 «Оклад».

Содержит информация о должностных ставках согласно принятой в учреждении системы оплаты труда. В таблице указывается только цифра (без валюты) также соответственно каждой занимаемой должности.

• Нужно указывать тариф именно для 1,0 ставки, даже если имеет место неполная тарифная ставка.Логично, что сотрудник в этом случае не вправе рассчитывать на всю указанную сумму оклада.Итоговое начисление будет пересчитано и указано в совокупности с надбавками в графе №9.
• Во избежание спорных вопросов не рекомендуется практика зарплатной «вилки», с юридической точки зрения правильнее конечную сумму выплаты конкретному сотруднику регулировать посредством надбавок.

ПРИМЕР! Оклад по должности секретаря составляет 20000 руб., по должности специалиста по кадрам — 30000 руб. Именно эти значения (без валюты!) указываются в данной графе соответственно для каждой из занимаемых должностей.

Графы 6 – 8 «Надбавки».

Здесь отражаются суммы дополнительных стимулирующих и иных выплат, предусмотренные для обеих должностей.

СПРАВКА! Выплаты могут быть двух разновидностей:

• фиксированная сумма (от оклада не зависит, их изменения не взаимосвязаны);
• часть оклада (подлежит к смене одновременно с ним).

ПРИМЕР. Согласно действующему в организации положению об оплате труда, лица, занятым на должности секретаря положена мотивирующая ежемесячная премия в размере 10% от оклада (для полной тарифной ставки).

А для трудящихся в должности специалиста по кадрам предусмотрена фиксированная ежемесячная надбавка в 3000 руб. Кроме того, распоряжением руководства для заявителя отдельным распоряжением утверждена личная премия за высокую производительность при работе над кадровым обеспечением в количестве 2000 руб.

Эти данные также без указания валюты и в расчете на 1,0 ставки вносятся в таблицу для каждой должности.

Графа 9 «Всего, руб.».

ПРИМЕР. Заполнение этой графы подразумевает пересчет тарифных окладов и надбавок с поправкой на число занимаемых штатных единиц и их последующие суммирование по каждой из должности:

• за работу в должности секретаря заявителю ежемесячно начисляется:10 000 (50% оклада) + 1 000 (10% от начисляемой части оклада) = 11 000 руб.;
• труд заявителя в отделе кадров предусматривает следующее начисление заработной платы за месяц: 30 000 (оклад на полную ставку) + 3 000 (премия всем сотрудникам кадровой службы) + 2 000 (индивидуальная премия) = 35 000 руб.

Данные суммы вносятся также без указания валюты.

Графа 10 «Примечание».

Отведена для внесения дополнительных, не подходящих по смыслу и содержанию к перечисленному выше, но вместе с тем важных сведений.

Строка «Итого».

Она завершает форму и содержит суммированные данные по вертикалям. Здесь отражено общее число занимаемых заявителем штатных единиц, итоговая сумма всех его окладов и надбавок.

ПРИМЕР. В рассматриваемом случае:

• общее число занимаемых штатных единиц — 1,5;
• итоговая сумма окладов (опять-таки предусмотренных для полной штатной единицы, а не фактически начисляемая) — 50 000;
• премия для секретаря – 2 000;
• премия для кадровика – 3 000;
• премия за производительность – 2 000;
• месячный фонд заработной платы заявителя (сумма данных из графы №9 с пересчетом на неполную штатную единицу) — 46 000.

Выписка из штатного расписания открывает широкие возможности для отстаивания своих интересов как для сотрудника, так и для руководства.

Поэтому персоналу по вопросам делопроизводства важно уметь грамотно извлечь и отразить необходимую часть из общей информации, содержащейся в штатном расписании.

Источник: https://101million.com/dokumenty/shtatnoe-raspisanie/vypiska.html

Образец выписки из штатного расписания в 2019 году — заполнение, скачать бесплатно в excel, что такое и как она выглядит, без окладов

Наличие штатного расписания на предприятии – условие не обязательное. Однако большинство фирм практикуют его ведение. Рассмотрим порядок предоставления и образец выписки из штатного расписания в 2019 году.

Что это такое и как она выглядит

Наличие штатного расписания не является обязательным условием функционирования предприятий. Но как показывает практика, в большинстве структур оно ведется. С наличием такого документа легче отслеживать кадровые передвижения внутри организации.

Штатное расписание содержит в себе данные обо всех сотрудниках данной фирмы, сведения о занимаемых должностях, структурных подразделениях, тарифной сетке и окладах работников. Подобная информация относится к сфере коммерческой тайны, поэтому получить к ней доступ может ограниченный круг лиц.

Правила составления штатного расписания регулируются Постановлением Госкомстата № 1 от 2004 года. Согласно нему для его ведения предполагается использовать унифицированную форму Т-3.

Но это не является обязательным условием. Работодатели имеют право несколько адаптировать эту форму к тем условиям, в котором работает данная структура.

Однако на крупных предприятиях практикуется наличие специальных бланков для таких документов, в которые просто вносятся все необходимые сведения. Но их наличие не обязательно.

Чаще всего выписка – это один заполненный лист. Но если объем представляемой информации на нем не умещается, то выписка может быть сделана на нескольких листах, которые составитель должен скрепить между собой, прошив нитью (скреплять такой документ степлером  запрещено).

После предоставления выписки заявителю следует сделать отметку в специальном журнале учета, где следует зафиксировать номер выданного документа и дату, когда это произошло. Кроме того необходимо сделать соответствующую пометку в личном деле просителя.

Для чего нужна

Выписка из штатного расписания требуется редко. Но в ряде случаев предоставление ее обязательно. Ее могут запросить в следующих ситуациях:

• в судебные органы при слушании дела, где необходима доказательная база, что конкретный гражданин трудоустроен;
• в ПФР при оформлении пенсии;
• в ФСС для расчета пособий;
• при вступлении в саморегулируемую организацию;
• для комиссии, чтобы доказать свое право участвовать в тендерных торгах;
• в банковские структуры при оформлении кредитной линии;
• в Налоговую службу или в Трудовую Инспекцию, в рамках рассмотрения дела о работе предприятия, начислении трудового стажа и пр.

Иногда выписку запрашивают не сами работники, а непосредственно контролирующие органы, если такие документы необходимы для проведения текущих проверок.

Кто делает

Непосредственно составлением документа должен заниматься отдел кадров (если он есть в наличии на предприятии). Это может быть и начальник отдел, и рядовой сотрудник.

Как сделать и ее образец заполнения

Рассмотрим подробнее правила составления выписки из штатного расписания:

1. В правом верхнем углу следует обозначить наименование организации, которая предоставляет документ (полное и краткое название).
2. Затем необходимо прописать наименование документа, дату его составления. Также нужно проставить номер Приказа, которым на предприятии утверждалось штатное расписание.
3. Следом требуется обозначить срок, в течение которого выписка будет действительна. В данном случае конечную дату будет лучше не писать, а лишь отметить дату, с которой документ вступает в силу.

Без окладов

Ряд граждан сталкиваются с ситуацией, когда в Отделе кадров составляют выписку, не указывая размер оклада. Однако такой документ не может иметь юридической силы. В данном утверждении следует отталкиваться от Постановления Госкомстата № 1 от 2004 г.

Подтверждающая наличие сотрудников

Основная часть выписки должна начинаться с предоставления информации о точном количестве лиц, состоящих в трудовых отношениях с данной фирмой. Затем составляется таблица.

Если исходить из формы Т-3, то она должна состоять из 10 столбцов. Но и количество их, и содержимое допускается изменять.

Затем по каждому отдельному работнику предоставляются следующие сведения:

• название отдела, где трудится сотрудник плюс код данного подразделения;
• занимаемая должность и присвоенная квалификация работника;
• общее количество сотрудников, которые числятся в штате организации, включая тех, кто работает по совместительству. Также следует указать вакансии, которые являются открытыми;
• размер должностных окладов, всех денежных доплат и премий для каждого работника ежемесячно.

Примерный образец выписки из штатного расписания выглядит следующим образом:

Чем отличается от копии

Если говорить о выписке применительно к штатному расписанию, то, как правило, этот документ содержит в себе сведения об одном лице (сотруднике).

В нее редко включают информацию о самом предприятии, где трудится данный работник и которая обычно содержится в «шапке» основного документа. Также в выписку не включают ту часть, которая содержит основные реквизиты предприятия и подписи ответственных лиц.

Нужно ли писать заявление

Писать или не писать заявление на предоставление выписки – это внутреннее дело каждой отдельной организации, которое зависит от собственного распорядка. Этот вопрос никак на законодательном уровне не регулируется.

Иногда работодатели требуют обозначить, в какую структуру данный документ будет предоставляться. Это незаконно. Каждый работник обладает правом на получение любых сведений, которые касаются лично его самого. Т.е. выписку обязаны предоставить при любых обстоятельствах.

Срок действия

Если говорить о сроках, пока выписка считается действительной, то, обычно, они ограничиваются 1 годом (т.е. это время пока штатное расписание считается действительным).

Но правила предусматривают возможность их уменьшить. В таком случае ограничительный срок должен быть указан в самом документе.

Заверение

Чтобы выписка считалась действительной, ее должно заверить несколько человек. В первую очередь это – руководящие лица. На ней должна быть подпись директора предприятия (или ИО за его отсутствием).

Также следует завизировать документ руководителю того структурного подразделения, в котором трудится получатель, а еще это следует сделать начальнику отдела кадров. Плюс на документе должен расписаться и сам работник, для которого он составляется.

Сотрудники отдела кадров обязаны периодически отслеживать  все правовые нюансы, связанные с ведением документооборота и предоставлением необходимых документов различным лицам.

Это касается и выдачи выписки из штатного расписания. Делать это необходимо, чтобы не столкнуться с ситуацией, когда предоставляемая выписка будет признана не имеющей законной силы.

Видео по теме:

Источник: https://juristampro.ru/obrazec-vypiski-iz-shtatnogo-raspisanija/

Как заполнить образец: выписка из штатного расписания (образец 2019) | Читайте статьи журнала Кадровое дело

В каких случаях может потребоваться образец-выписка из штатного расписания (образец 2019), как его правильно заполнить, чем выписка отличается от копии? На все вопросы ответят эксперты. В помощь кадровику пошаговый алгоритм заполнения выписки из штатного расписания

Заполненный образец-выписка из штатного расписания (образец 2019) может потребоваться сотруднику в разных ситуациях. При составлении такого документа нужно соблюдать определенные правила.

Когда требуется выписка из штатного расписания: образец 2019

Выписка из штатного расписания: образец 2019 может потребоваться сотруднику для предъявления в суд, в трудовую инспекцию или пенсионный фонд.

Штатное расписание оформляют по унифицированной форме или составляют на бланках, разработанных в организации. В документ входят сведения о штатных единицах, данные о распределении их по структурным подразделениям, информация о заработной плате сотрудников и т.д.

Надзорные ведомства могут потребовать при проверке представить оригинал штатного расписания. Частичную же выписку работодатель обязан предоставить сотруднику на основании полученного от него заявления или в суд.

Выписка из штатного расписания без окладов (образец): порядок выдачи

Выписка из штатного расписания (образец) выдают на основании заявления сотрудника. Заявление от работника – это обязательное условие. В соответствии со стандартными правилами, работодатель обязан рассмотреть его в течение трех дней с момента получения.

Как должна быть оформлена выписка из штатного расписания: образец

Как оформить выписку из штатного расписания (образец), такой вопрос может возникнуть у кадровика, который никогда раньше не оформлял подобные документы. Если от сотрудника получено заявление с указанием просьбы представить выписку из штатки, необходимо в последовательном порядке заполнить бланк.

Как делать выписку из штатного расписания (образец)

Пошаговый алгоритм поможет правильно сделать выписку из штатного расписания

Шаг 1. Укажите наименование организации.

Шаг 2. Укажите код по ОКУД, по ОКПО.

Шаг 3. Проставьте номер документа.

Шаг 4. Укажите дату составления.

Шаг 5. Внести название: «Выписка из штатного расписания».

Шаг 6. Укажите номер и дату приказа, которым утвержден документ.

Шаг 7. Укажите наименование подразделения.

Шаг 8. Напишите должность сотрудника, разряд, класс или категорию, квалификацию.

Шаг 9. Проставьте количество штатных единиц.

Шаг 10. Укажите установленную тарифную ставку (оклад).

Шаг 11. Пропишите надбавки за ученую степень, ответственность, особый режим работы.

Скачать выписку из штатного расписания: образец

Чем отличается выписка из штатного расписания (образец) от копии

Копия является документом, который полностью идентичен оригиналу. В выписке содержится только небольшая часть оригинала. Сотруднику может потребоваться информация, которая касается только его трудовой деятельности.

В этом случае в документ вносят лишь часть сведений, которые непосредственно относятся к этому специалисту. Регистрационный номер штатки, информацию, которая содержится в «шапке», дату создания, как правило, не указывают.

Этим и отличаются два документа друг от друга.

Как оформить: выписка из штатного расписания: образец

Заполняют образец выписки из штатного расписания (образец) в том случае, если выдать копию невозможно — в документе содержится конфиденциальная информация. Бывают ситуации, когда выдавать копию нецелесообразно, например, в документе достаточно большой объем информации, а требуется подтвердить только определенную часть.

На законодательном уровне не предусмотрено каких-то особых или специальных требований к оформлению выписки из соответствующего документа, в том числе и из штатки. Как правило, ее оформляют на фирменном бланке компании.

В тексте воспроизводят частично или полностью информацию из оригинала штатного расписания. Под документом указывают фамилию, инициалы должностного лица, проводившего оформление документа. Личную подпись ставить не нужно.

Если необходимо сделать обширную выписку, можете применять копировальные приборы.

Если организация использует специальные бланки для оформления выписки из штатного расписания, то ответственному специалисту за подготовку таких документов останется только внести нужные сведения в разделы по определенному работнику.

Если в вашей организации нет стандартного формуляра и регламента проведения выписки, оформить документ можно в произвольном виде, соблюдая указанные правила.

Так как штатное расписание хранят в отделе кадров, выписку делает ответственный кадровый специалист, уполномоченный распоряжением руководителя для проведения таких видов работ. Заверяет документ руководитель структурного подразделения, ответственный работник кадров. Выдачу выписки целесообразно зафиксировать в журнале учета, обозначить номер и дату выдачи.

Копии каких документов кадровик может не выдавать работнику? Узнайте все подробности у экспертов журнала «Кадровое дело».

Вывод

Заполненный образец-выписка из штатного расписания (образец 2019) может потребоваться сотруднику в разных ситуациях. При составлении такого документа требуется соблюдать определенные правила. Оформлять документ должен уполномоченный специалист отдела кадров по заявлению сотрудника.

Источник: https://kdelo.ru/art/385341-vypiska-iz-shtatnogo-raspisaniya-18-m9

Как оформить выписку из штатного расписания — образец

Выпиской считается документ, который оформляется в конкретной форме, при этом часть текста переписывается в точности с исходного документа. Запрос на выписку может исходить от проверяющих служб. При данном обстоятельстве заполнение этого документа должно быть согласно регламенту.

Любой трудящийся организации может попросить выписку путем оповещения в письменном виде (статья 62 ТК РФ). При оформлении выписки для сотрудника из штатного расписания, образец которой мы рассмотрим ниже, необходимо указать только информацию, которая имеет отношение к трудовой деятельности конкретного работника.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам :

Для чего нужна?

Выписка нужна прежде всего для фиксации правильных данных о трудящемся. Ее могут запросить в следующих организациях:

• в Пенсионном фонде;
• в ФСС;
• в налоговой или трудовой инспекции;
• в суде при трудовых спорах.

Выписка заполняется на основании имеющегося штатного расписания на предприятии, которое составлено по утвержденной форме Т-3. После затребования документа каким-либо органом документ должен быть исполнен в течение пяти дней, если нет указания о срочности.

Образец бланка штатного расписания скачивайте здесь.

В штатном расписании находятся сведения о сотрудниках: перечисляются филиалы, а также должности и разряды работников, число сотрудников, ставка по тарифу для рабочего вместе с выплатами. Из этого документа и берут необходимые сведения о сотруднике.

Сведения о трудящемся актуальны пока действует штатное расписание, на основании которого составлена выписка. Срок хранения выписки в архиве организации — 5 лет, так же как и у штатного расписания.

к содержанию ↑

Форма, нюансы оформления

Согласно законодательству для выписок не существуют определенные формы бланков. Поэтому выписку допустимо оформлять сотруднику в произвольной форме. Только есть одно условие – в документе должны фигурировать нужные пункты и разделы.

Документ необходимо составлять в сокращенном варианте.

Это нужно для того, чтобы сохранялась конфиденциальность личной информации трудящихся. Но, так как данный документ не является государственной тайной, копировать из него допускается какую угодно информацию из главного раздела.

Помимо этого, возможно оформлять выписку из нескольких пунктов. Это происходит в том случае, если необходимо взять несколько частей, которые располагаются не по порядку.

В ходе данного действия, сотруднику, составляющему документ нужно следить, чтобы необходимая информация при копировании не искажалась в оригинале.

Можно составлять документ любым из трех вариантов, допустимых по закону:

1. ксерокопия;
2. скан-копия;
3. напечатанный на компьютере текст, который должен заверить специалист.

В документе должна присутствовать необходимая информация:

• В верхнем левом углу должно стоять названия юридического лица. При этом, необходимо наименование прописывать полностью, а сокращенная форма запрещается.
• Далее, чуть ниже идет наименование документа.

  Сюда же нужно внести его номер, а также число, когда он был оформлен.

• После этого прописываются данные по расписанию в кратком виде: какой именно период брался за основу, а также срок действия документа. В этом же пункте ставится численность штата.

• В главном разделе документа находится таблица расписания штата.
• В начальной колонке прописывается наименование подразделения, а также определенный код, который носит данное юридическое лицо.
• Вторая колонка нужна для наименования специальности.

  Здесь же необходимо уточнить ее разряд.

• Третья графа нужна для фиксирования числа сотрудников, которые трудятся на этой должности.
• Четвертый столбик служит для указания оклада, предполагаемого для выдачи сотруднику в течение года.

Согласно Постановлению Госкомстата РФ №1 от 05.01.04 г. выписка без прописанных окладов не является действительной.

• Если сотрудник получал какие-либо дополнительные выплаты, то это стоит указать в пятой графе.
• В шестом столбике должен быть зафиксирован общий показатель заработка сотрудника.
• Следующая графа необходима, чтобы сделать примечания.

Данный документ необходимо подписать руководителю отдела кадров, либо иному специалисту, имеющему соответствующие полномочия. Выписку нужно предоставить сотруднику под роспись. В конце документ необходимо заверить главному бухгалтеру или начальнику предприятия.

Подписывать данный документ необходимо с указанием фамилии полностью, а также название должности.

к содержанию ↑

Как правильно сделать выписку?

Выписка составляется с учетом определенных правил:

• Необходимо вписать реквизиты с исходного документа – число, когда он был оформлен, а также номер регистрации.
• Данный документ должен подписать тот же сотрудник, который подписывал и исходную бумагу.

• Если начальник организации не подписывал главный документ, то он не имеет права ставить свою подпись и на выписке.
• Оформленный документ в строгом порядке необходимо заверить уполномоченному специалисту.

  Данный специалист должен поставить свою подпись в знак того, что копия верна, а также необходимо наличие печати на документе.

Чаще всего на объектах есть необходимый локальный документ, в котором прописаны основные регламенты выдачи выписок. Обычно для выписок существует специальный бланк, на который нужно ориентироваться в ходе оформления документа. Если выписка необходима в самой организации, то заверению она не подлежит.

(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)

Если документ состоит из нескольких листов, которые требуется закрепить ниткой. После этого, узел нитки следует закрепить бумагой в форме небольшого квадрата и сверху написать о том, что копия верна, а также указать число прошитых страниц.

к содержанию ↑

Кто выдает и срок действия выписки?

Выписки выдают обычно сотрудники, которых выбрал руководитель предприятия и написал приказ по этому поводу. Обычно такими людьми оказываются работники отдела кадров. Каждый раз при осуществлении выдачи выписки, данная информация заносится в определенный журнал учета.

Срок действия выписки ограничивается одним годом. Также один год действует и исходный документ расписания штата. Документы находятся в архиве до пяти лет.

к содержанию ↑

Справка о штатном расписании

Справка о штатном расписании необходима для того, чтобы отслеживать имеющиеся движения по штатному расписанию в течение определенного срока.

В данной справке может содержаться информация о том, сколько специалистов присоединилось в штат за определенный период, а сколько единиц было выведено из штата.

Составляет данный документ обычно руководитель отдела кадров и предоставляет его для утверждения руководителю организации. На справке должны стоять две подписи в итоге: начальника организации и руководителя отдела кадров.

Пример справки о штатном расписании можете скачать здесь бесплатно.

Как составить штатное расписание в программе 1С смотрите в видео-ролике:

Источник: https://bizakon.ru/kadry/vypisku-iz-shtatnogo-raspisaniya-obrazets.html